O que é uma condição de IA nas automatizações?
Algumas mensagens são difíceis de identificar através de palavras-chave. Uma «reclamação» nem sempre contém a palavra «reclamação», uma fatura pode ter o nome skan_0043.pdf e um formulário de contacto e uma newsletter podem chegar do mesmo endereço. A condição de IA nas automatizações do Task Manager permite indicar em linguagem corrente o que deve ser verificado. O modelo responde «sim» ou «não».
Uma automatização tem três partes: QUANDO algo acontece, SE as condições forem cumpridas, EXECUTAR ações. Funciona dentro do programa, sem Zapier nem Make. «A IA avalia (condição personalizada)» é uma das condições disponíveis, a par da prioridade, do estado, do remetente ou de uma expressão no assunto. Não tem de a utilizar.
A IA vê o remetente, o assunto, o autor, um excerto do conteúdo, o título do evento e os nomes dos anexos. Não consulta o conteúdo dos ficheiros. Quando não tem a certeza, responde «não».
Onde se encontra esta condição na automatização?
A condição de IA é verificada em último lugar, independentemente de onde a definir. Primeiro, são aplicados filtros como a presença de um anexo, o remetente ou uma palavra no assunto. Só depois os eventos que passam por esses filtros são enviados para o modelo. Cada pedido tem um custo, por isso o administrador define um limite diário de pedidos de IA das automatizações. Por predefinição, são 200; o valor 0 desativa o limite. Quando o limite é atingido, as automatizações com IA são ignoradas nesse dia. A informação fica registada no histórico e o contador é reposto à meia-noite.
O segundo elemento de IA é a ação «Escrever mensagem com IA». Cada um destes dois elementos pode utilizar a sua própria base de conhecimento: uma nota, uma pasta de Ficheiros, um chat, uma tarefa, um workspace ou uma caixa de correio. Assim, pode avaliar um pedido com base no regulamento e responder com base na tabela de preços. O material é enviado para o modelo sempre que ocorre um evento. O limite é de cerca de 12 mil caracteres, enquanto no Assistente é de 60 mil. As fontes que não couberem são ignoradas na totalidade. Por isso, é melhor indicar uma pasta específica do que o workspace inteiro. Se adicionar conhecimento, a IA deve dizer claramente quando não encontrar a resposta nas fontes.
Também pode descrever a receita ao Assistente, por exemplo: «responde a perguntas sobre a tabela de preços com base na pasta Tabelas de preços». O Assistente prepara um rascunho e explica como irá funcionar. O rascunho não é guardado nem ativado até o guardar.
O que ganha?
Não precisa de ler todas as mensagens para distinguir um pedido de uma proposta ou de uma fatura. Pode tratar dos assuntos que exigem uma decisão sua, em vez de separar manualmente reclamações e documentos. Se a avaliação não for segura, a automatização prefere não fazer nada a agir incorretamente.
Também não precisa de traduzir a sua avaliação numa lista de palavras-chave. Essa lista tem de ser atualizada quando os clientes começam a descrever os mesmos assuntos de outra forma. Em vez disso, define o que quer que seja identificado.
Não fica sem informação quando algo não corre como esperado. Não precisa de tentar lembrar-se do que aconteceu para decidir se deve corrigir a regra.
Caso de utilização: caixa de correio do serviço de apoio
Na mesma caixa de correio chegam reclamações, pedidos de propostas, faturas de fornecedores e newsletters. De manhã, alguém revê as mensagens para encontrar as que exigem uma resposta.
Primeira receita: QUANDO chegar um novo e-mail, SE a IA identificar uma reclamação ou uma comunicação sobre um problema, EXECUTAR - criar uma tarefa com prioridade alta e prazo para amanhã e enviar uma notificação. Encontra a receita pronta «Reclamação → tarefa urgente (IA)» em «+». Selecione o workspace, reveja o rascunho não guardado e clique em «Guardar».
Segunda receita: QUANDO chegar um novo e-mail, SE tiver um anexo e a IA o identificar como fatura, EXECUTAR - guardar os anexos em Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}. Também existe uma receita pronta: «Fatura do e-mail → pasta (IA)». As pastas em falta são criadas automaticamente.
Antes de ativar a receita, utilize o botão «Testar». O motor seleciona os eventos mais recentes que correspondem ao acionador e mostra o que aconteceria. Não executa nem envia nada.
Perguntas mais frequentes
A condição tem de utilizar IA?
Não. Nas automatizações do Task Manager também estão disponíveis filtros de prioridade, estado, workspace, remetente, expressão no assunto ou na mensagem, nome do ficheiro e a condição «atrasado há N horas». «A IA avalia (condição personalizada)» é útil quando uma regra rígida não é suficiente.
Posso ver como a automatização tomou a decisão?
Sim. O botão Histórico mostra os eventos que acionaram o gatilho: os executados, com a lista de passos; os ignorados, com a condição que os bloqueou; e os erros, com a mensagem do servidor. Os registos são guardados durante 30 dias.
Uma automatização pode aceder ao e-mail de outra pessoa?
Não. A automatização reage exclusivamente às caixas de correio do seu autor e utiliza as respetivas permissões. Não escreve em tarefas de outras pessoas nem cria tarefas num workspace a que o autor não tenha acesso. Nem mesmo um administrador pode criar uma regra para o e-mail de outra pessoa.
O que acontece se uma regra começar a falhar?
Após três erros consecutivos, a automatização é suspensa automaticamente e o autor recebe uma notificação e um e-mail. Se for ultrapassado o limite de execuções por hora, a automatização também é suspensa; o autor recebe uma notificação e um e-mail.