¿Qué es la condición de IA en las automatizaciones?
Algunos mensajes son difíciles de identificar mediante palabras clave. Una «reclamación» no siempre incluye la palabra «reclamación», una factura puede llamarse skan_0043.pdf y el formulario de contacto y el boletín pueden llegar desde la misma dirección. La condición de IA de las automatizaciones de Task Manager te permite indicar en lenguaje natural qué se debe comprobar. El modelo responde «sí» o «no».
Una automatización tiene tres partes: CUANDO ocurre algo, SI se cumplen las condiciones, EJECUTAR las acciones. Funciona dentro del programa, sin Zapier ni Make. «La IA evaluará (condición personalizada)» es una de las condiciones disponibles, junto con la prioridad, el estado, el remitente o una frase en el asunto. No tienes por qué usarla.
La IA ve el remitente, el asunto, el autor, un fragmento del contenido, el título del evento y los nombres de los archivos adjuntos. No examina el contenido de los archivos. Si no está segura, responde «no».
¿Dónde se encuentra esta condición en la regla?
La condición de IA se comprueba al final, independientemente de dónde la configures. Primero se aplican los filtros, como la presencia de un archivo adjunto, el remitente o una palabra en el asunto. Solo entonces los eventos que los superan se envían al modelo. Cada consulta tiene un coste, por eso el administrador establece un límite diario de consultas de IA en las automatizaciones. El límite predeterminado es de 200; el valor 0 lo desactiva. Cuando se alcanza, las reglas con IA se omiten durante el resto del día. La información queda registrada en el historial y el contador se reinicia a medianoche.
El segundo elemento de IA es la acción «Escribir un mensaje con IA». Cada uno de estos dos elementos puede usar su propio conjunto de fuentes de conocimiento: notas, una carpeta de Archivos, un chat, una tarea, un Espacio de trabajo o un buzón. Así, puedes evaluar una solicitud según el reglamento y responder basándote en la lista de precios. El material se envía al modelo con cada evento. El límite es de unos 12 000 caracteres, mientras que en el Asistente es de 60 000. Las fuentes que no caben se omiten por completo. Por eso, es mejor indicar una carpeta concreta que todo el Espacio de trabajo. Si añades fuentes de conocimiento, la IA debe decir claramente si no encuentra la respuesta en ellas.
También puedes describirle la regla al Asistente, por ejemplo: «Responde a preguntas sobre precios basándote en la carpeta Precios». El Asistente preparará un borrador y explicará cómo funcionará. El borrador no se guarda y permanece desactivado hasta que lo guardes tú.
¿Qué ganas?
No tienes que leer todos los mensajes para separar las solicitudes de los presupuestos o las facturas. Te ocupas de los asuntos que requieren una decisión tuya, en lugar de clasificar manualmente las quejas y los documentos. Si la evaluación no es segura, la automatización prefiere no hacer nada antes que actuar por error.
Tampoco tienes que convertir tu criterio en una lista de palabras clave. Esa lista requiere ajustes cuando los clientes empiezan a describir lo mismo de otra manera. En su lugar, defines qué quieres que se reconozca.
No te quedas sin información cuando algo falla. No tienes que reconstruir de memoria lo ocurrido para decidir si debes corregir la regla.
Caso de uso: buzón de soporte
En un mismo buzón llegan reclamaciones, solicitudes de presupuesto, facturas de proveedores y boletines. Por la mañana, alguien revisa los mensajes para encontrar los que requieren una respuesta.
Primera regla: CUANDO llegue un correo nuevo, SI la IA reconoce una queja o una incidencia, HACER - crear una tarea con prioridad alta y fecha límite para mañana, y enviar una notificación. Encontrarás la regla lista «Reclamación → tarea urgente (IA)» debajo de «+». Solo tienes que indicar el Espacio de trabajo, revisar el borrador sin guardar y hacer clic en «Guardar».
Segunda regla: CUANDO llegue un correo nuevo, SI tiene un archivo adjunto y la IA lo identifica como una factura, HACER - guardar los archivos adjuntos en Facturas / {{rok}} / {{miesiac}}. También está lista para usar: «Factura del correo → carpeta (IA)». Las carpetas que falten se crean automáticamente.
Antes de activar la regla, usa el botón «Probar». El motor toma los últimos eventos que coinciden con el activador y muestra lo que ocurriría. No ejecuta ni envía nada.
Preguntas frecuentes
¿La condición tiene que utilizar IA?
No. En las automatizaciones de Task Manager también hay filtros relacionados con la prioridad, el estado, el espacio de trabajo, el remitente, una frase en el asunto o el mensaje, el nombre del archivo y la condición «vencido desde hace N horas». «La IA evaluará (condición personalizada)» resulta útil cuando una regla fija no basta.
¿Podré ver cómo ha tomado la decisión la automatización?
Sí. El botón Historial muestra los eventos que han activado el disparador: los ejecutados, junto con la lista de pasos; los omitidos, junto con la condición que los ha detenido; y los errores, con el mensaje del servidor. Las entradas se conservan durante 30 días.
¿Puede una regla acceder al correo de otra persona?
No. La automatización solo reacciona a los buzones de su autor y funciona con sus permisos. No escribirá en una tarea de otra persona ni creará una tarea en un espacio de trabajo al que el autor no tenga acceso. Ni siquiera un administrador puede crear una regla para el correo de otra persona.
¿Qué pasa si la regla empieza a fallar?
Después de tres errores consecutivos, la regla se pausa automáticamente y su autor recibe una notificación y un correo electrónico. Si se supera el límite de ejecuciones por hora, la regla también se pausa; el autor recibe una notificación y un correo electrónico.