Čo je podmienka AI v automatizáciách?
Niektoré požiadavky sa ťažko rozpoznávajú podľa kľúčových slov. „Reklamácia“ nemusí vždy obsahovať slovo „reklamácia“, faktúra môže mať názov skan_0043.pdf a kontaktný formulár aj newsletter môžu prichádzať z rovnakej adresy. Podmienka AI v automatizáciách Task Managera vám umožňuje bežným jazykom napísať, čo sa má skontrolovať. Model odpovie „áno“ alebo „nie“.
Automatizácia má tri časti: KEĎ sa niečo stane, AK sú splnené podmienky, VYKONAJ akcie. Funguje priamo v programe, bez Zapiera a Make. „AI vyhodnotí (vlastná podmienka)“ je jednou z dostupných podmienok, popri priorite, stave, odosielateľovi či fráze v predmete. Nemusíte ju používať.
AI vidí odosielateľa, predmet, autora, úryvok obsahu, názov udalosti a názvy príloh. Do súborov nenazerá. Ak si nie je istá, odpovie „nie“.
Kde sa táto podmienka nachádza v receptúre?
Podmienka AI sa kontroluje ako posledná, bez ohľadu na to, kam ju umiestnite. Najprv sa uplatnia filtre, napríklad prítomnosť prílohy, odosielateľ alebo slovo v predmete. Až potom sa udalosti, ktoré nimi prešli, odošlú modelu. Každá požiadavka niečo stojí, preto správca nastavuje denný limit požiadaviek AI z automatizácií. Predvolená hodnota je 200; hodnota 0 limit vypína. Po jeho vyčerpaní sa recepty s AI v daný deň preskočia. Informácia sa zaznamená do histórie a počítadlo sa o polnoci vynuluje.
Druhým prvkom AI je akcia „Napísať správu pomocou AI“. Každý z týchto dvoch prvkov môže využívať vlastnú sadu znalostí: poznámku, priečinok v module Súbory, chat, úlohu, pracovný priestor alebo schránku. Môžete teda vyhodnotiť požiadavku podľa pravidiel a odpovedať na základe cenníka. Materiál sa modelu odošle pri každej udalosti. Limit je približne 12-tisíc znakov, zatiaľ čo v Asistentovi je to 60-tisíc. Zdroje, ktoré sa nezmestia, sa vynechajú celé. Preto je lepšie vybrať konkrétny priečinok než celý pracovný priestor. Ak pridáte znalosti, AI má jasne povedať, keď v zdrojoch nenájde odpoveď.
Recept môžete opísať aj Asistentovi, napríklad: „odpovedaj na otázky o cenníku na základe priečinka Cenníky“. Asistent pripraví návrh a vysvetlí, ako bude fungovať. Návrh zostane neuložený a vypnutý, kým ho sami neuložíte.
Čo získate?
Nemusíte čítať každú správu, aby ste odlíšili požiadavku od ponuky či faktúry. Vy sa venujete záležitostiam, ktoré si vyžadujú vaše rozhodnutie, namiesto toho, aby ste ručne triedili sťažnosti a dokumenty. Ak si automat nie je istý hodnotením, radšej neurobí nič, než aby zasiahol nesprávne.
Svoje hodnotenie nemusíte prevádzať ani na zoznam kľúčových slov. Takýto zoznam treba upravovať, keď klienti začnú opisovať tie isté záležitosti inak. Namiesto toho určíte, čo chcete rozpoznať.
Nezostanete bez informácií, keď niečo nefunguje. Nemusíte si spätne vybavovať, čo sa stalo, aby ste sa rozhodli, či upraviť pravidlo.
Príklad použitia: servisná schránka
Do jednej schránky prichádzajú reklamácie, žiadosti o cenovú ponuku, faktúry od dodávateľov a newslettery. Ráno niekto kontroluje správy a hľadá tie, ktoré si vyžadujú reakciu.
Prvý recept: KEĎ príde nový e-mail, AK AI rozpozná sťažnosť alebo nahlásenie problému, VYKONAJ - vytvor úlohu s vysokou prioritou a termínom na zajtra a odošli upozornenie. Hotový recept „Reklamácia → naliehavá úloha (AI)“ nájdete pod „+“. Vyberiete pracovný priestor, skontrolujete neuložený návrh a kliknete na „Uložiť“.
Druhý recept: KEĎ príde nový e-mail, AK obsahuje prílohu a AI ju vyhodnotí ako faktúru, VYKONAJ - ulož prílohy do Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}. Aj tento hotový recept už máte pripravený: „Faktúra z e-mailu → priečinok (AI)“. Chýbajúce priečinky sa vytvoria automaticky.
Pred zapnutím receptu kliknite na tlačidlo „Testovať“. Systém vyberie posledné udalosti zodpovedajúce spúšťaču a ukáže, čo by sa stalo. Nič nevykoná ani neodošle.
Najčastejšie otázky
Musí podmienka využívať AI?
Nie. V automatizáciách Task Managera sú dostupné aj filtre pre prioritu, stav, pracovný priestor, odosielateľa, frázu v predmete alebo správe, názov súboru a podmienku „po termíne o N hodín“. Možnosť „AI vyhodnotí (vlastná podmienka)“ sa hodí tam, kde pevné pravidlo nestačí.
Uvidím, ako automatizácia rozhodla?
Áno. Tlačidlo História zobrazuje udalosti, ktoré aktivovali spúšťač: vykonané spolu so zoznamom krokov, preskočené spolu s podmienkou, ktorá ich zastavila, a chyby s hlásením servera. Záznamy sa uchovávajú 30 dní.
Môže receptúra pristupovať k pošte niekoho iného?
Nie. Automatizácia reaguje výhradne na schránky svojho autora a funguje s jeho oprávneniami. Nenapíše do cudzej úlohy ani nevytvorí úlohu v pracovnom priestore, ku ktorému autor nemá prístup. Ani správca nevytvorí pravidlo pre poštu niekoho iného.
Čo sa stane, ak pravidlo začne zlyhávať?
Po troch po sebe nasledujúcich chybách sa receptúra sama pozastaví a autor dostane oznámenie a e-mail. Prekročenie limitu spustení za hodinu tiež pozastaví receptúru; autor dostane oznámenie a e-mail.