Qu'est-ce qu'une condition IA dans les automatisations ?
Certains signalements sont difficiles à repérer à partir de mots-clés. Une « réclamation » ne contient pas toujours le mot « réclamation », une facture peut s’appeler skan_0043.pdf, et un formulaire de contact et une newsletter peuvent provenir de la même adresse. La condition IA des Automatisations de Task Manager permet de décrire en langage courant ce qui doit être vérifié. Le modèle répond « oui » ou « non ».
Une automatisation comporte trois parties : QUAND un événement se produit, SI les conditions sont remplies, EXÉCUTER des actions. Elle fonctionne directement dans le logiciel, sans Zapier ni Make. « L’IA évalue (condition personnalisée) » est l’une des conditions disponibles, au même titre que la priorité, le statut, l’expéditeur ou une expression dans l’objet. Vous n’êtes pas obligé de l’utiliser.
L’IA voit l’expéditeur, l’objet, l’auteur, un extrait du contenu, le titre de l’événement et les noms des pièces jointes. Elle n’ouvre pas les fichiers. En cas de doute, elle répond « non ».
Où cette condition se trouve-t-elle dans la règle d’automatisation ?
La condition IA est vérifiée en dernier, quel que soit l’endroit où vous la placez. Les filtres sont d’abord appliqués, comme la présence d’une pièce jointe, l’expéditeur ou un mot dans l’objet. Seuls les événements qui passent ces filtres sont ensuite envoyés au modèle. Chaque requête a un coût, c’est pourquoi l’administrateur définit une limite quotidienne de requêtes IA pour les automatisations. Elle est de 200 par défaut ; la valeur 0 désactive la limite. Une fois celle-ci atteinte, les règles d’automatisation utilisant l’IA sont ignorées pour le reste de la journée. L’information est consignée dans l’historique et le compteur est remis à zéro à minuit.
Le deuxième élément d’IA est l’action « Rédiger un message avec l’IA ». Chacun de ces deux éléments peut utiliser son propre ensemble de connaissances : une note, un dossier de Fichiers, une discussion, une tâche, un espace de travail ou une boîte mail. Vous pouvez ainsi évaluer une demande à partir du règlement et répondre en vous basant sur la grille tarifaire. Le contenu est transmis au modèle à chaque événement. La limite est d’environ 12 000 caractères, contre 60 000 dans l’Assistant IA. Les sources qui dépassent cette limite sont entièrement ignorées. Mieux vaut donc indiquer un dossier précis plutôt que tout l’espace de travail. Lorsque vous ajoutez des connaissances, l’IA doit indiquer clairement si elle ne trouve pas la réponse dans les sources.
Vous pouvez aussi décrire une règle d’automatisation à l’Assistant IA, par exemple : « Réponds aux questions sur les tarifs en te basant sur le dossier Tarifs ». L’Assistant IA prépare un brouillon et détaille son fonctionnement. Ce brouillon reste non enregistré et désactivé tant que vous ne l’enregistrez pas.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de lire chaque message pour distinguer une demande d’une offre ou d’une facture. Vous vous occupez des sujets qui nécessitent votre décision, au lieu de trier manuellement les réclamations et les documents. En cas d’incertitude, l’automatisation préfère ne rien faire plutôt que d’agir à tort.
Vous n’avez pas non plus à traduire votre propre jugement en une liste de mots-clés. Cette liste doit être mise à jour lorsque les clients commencent à décrire les mêmes situations autrement. Au lieu de cela, vous indiquez ce que vous souhaitez détecter.
Vous n’êtes pas laissé sans information si quelque chose ne fonctionne pas. Vous n’avez pas à essayer de vous souvenir de ce qui s’est passé pour décider s’il faut modifier la règle.
Cas d’usage : boîte mail du service client
Les réclamations, les demandes de devis, les factures des fournisseurs et les newsletters arrivent toutes dans la même boîte mail. Le matin, quelqu’un parcourt les messages pour repérer ceux qui nécessitent une réponse.
Première règle d’automatisation : QUAND un nouvel e-mail arrive, SI l’IA reconnaît une réclamation ou un signalement de problème, ALORS - créez une tâche avec une priorité élevée et une échéance pour demain, puis envoyez une notification. Vous trouverez la règle prête à l’emploi « Réclamation → tâche urgente (IA) » sous « + ». Il vous suffit d’indiquer l’espace de travail, de vérifier le brouillon non enregistré et de cliquer sur « Enregistrer ».
Deuxième règle d’automatisation : QUAND un nouvel e-mail arrive, SI il contient une pièce jointe et que l’IA l’identifie comme une facture, ALORS - enregistrez les pièces jointes dans Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}. Cette règle est également prête à l’emploi : « Facture reçue par e-mail → dossier (IA) ». Les dossiers manquants sont créés automatiquement.
Avant d’activer une règle d’automatisation, cliquez sur « Tester ». Le moteur récupère les derniers événements correspondant au déclencheur et vous montre ce qui se passerait. Il n’exécute aucune action et n’envoie rien.
Questions fréquentes
La condition doit-elle faire appel à l’IA ?
Non. Les Automatisations de Task Manager proposent également des filtres portant sur la priorité, le statut, l’Espace de travail, l’expéditeur, une expression dans l’objet ou le message, le nom du fichier, ainsi qu’une condition « en retard depuis N heures ». « L’IA évalue (condition personnalisée) » est utile lorsqu’une règle stricte ne suffit pas.
Puis-je voir comment l’automatisation a pris sa décision ?
Oui. Le bouton Historique affiche les événements qui ont déclenché la règle : ceux exécutés, avec la liste des étapes ; ceux ignorés, avec la condition qui les a arrêtés ; et les erreurs, accompagnées du message du serveur. Les entrées sont conservées pendant 30 jours.
Une règle d’automatisation peut-elle accéder à la messagerie de quelqu’un d’autre ?
Non. L’automatisation réagit uniquement aux boîtes mail de son auteur et utilise ses autorisations. Elle ne peut pas écrire dans la tâche de quelqu’un d’autre ni créer une tâche dans un Espace de travail auquel son auteur n’a pas accès. Même un administrateur ne peut pas créer de règle à partir de la messagerie d’une autre personne.
Que se passe-t-il si une règle commence à rencontrer des problèmes ?
Après trois erreurs consécutives, la règle d’automatisation se met en pause automatiquement et son auteur reçoit une notification ainsi qu’un e-mail. Le dépassement de la limite d’exécutions par heure met également la règle en pause ; son auteur reçoit une notification et un e-mail.