Vad är ett AI-villkor i automatiseringar?
Vissa ärenden är svåra att känna igen med hjälp av nyckelord. En reklamation innehåller inte alltid ordet ”reklamation”, en faktura kan heta skan_0043.pdf, och kontaktformulär och nyhetsbrev kan komma från samma adress. AI-villkoret i Task Managers automatiseringar låter dig beskriva med vanligt språk vad som ska kontrolleras. Modellen svarar ”ja” eller ”nej”.
En automatisering har tre delar: NÄR något händer, OM villkoren är uppfyllda, UTFÖR åtgärder. Den körs i programmet, utan Zapier eller Make. ”AI bedömer (eget villkor)” är ett av de tillgängliga villkoren, tillsammans med bland annat prioritet, status, avsändare och fras i ämnesraden. Du behöver inte använda det.
AI ser avsändaren, ämnet, upphovspersonen, ett utdrag av innehållet, händelsens titel och bilagornas namn. Den tittar inte inuti filerna. Om den är osäker svarar den ”nej”.
Var i automatiseringsregeln finns det här villkoret?
AI-villkoret kontrolleras sist, oavsett var du placerar det. Först körs filter som om det finns en bilaga, vem som skickat meddelandet eller ett ord i ämnesraden. Först därefter skickas de händelser som passerat filtren till modellen. Varje förfrågan kostar, därför ställer administratören in en daglig gräns för AI-förfrågningar från automatiseringar. Standardvärdet är 200; värdet 0 innebär att ingen gräns gäller. När gränsen är nådd hoppas automatiseringsregler med AI över resten av dagen. Händelsen registreras i historiken och räknaren nollställs vid midnatt.
Den andra AI-delen är åtgärden ”Skriv ett meddelande med AI”. Vart och ett av de här två elementen kan använda en egen kunskapsbas: anteckningar, en mapp i Filer, en chatt, en uppgift, en arbetsyta eller en inkorg. Du kan alltså bedöma ett ärende utifrån företagets regler och svara utifrån prislistan. Materialet skickas till modellen vid varje händelse. Gränsen är cirka 12 000 tecken, jämfört med 60 000 i AI-assistenten. Källor som inte ryms hoppas över helt. Det är därför bättre att ange en specifik mapp än en hel arbetsyta. När du lägger till kunskap ska AI säga tydligt om svaret inte finns i källorna.
Du kan också beskriva automatiseringsregeln för AI-assistenten, till exempel: ”svara på frågor om priser utifrån mappen Prislistor”. Assistenten förbereder ett utkast och beskriver hur det fungerar. Utkastet förblir osparat och inaktiverat tills du själv sparar det.
Vad vinner du?
Du behöver inte läsa varje meddelande för att skilja ärenden från offerter och fakturor. Du kan fokusera på sådant som kräver ett beslut från dig, i stället för att manuellt sortera klagomål och dokument. Om bedömningen är osäker föredrar automatiseringen att inte göra något framför att agera fel.
Du behöver inte heller översätta din egen bedömning till en lista med nyckelord. En sådan lista måste uppdateras när kunder börjar beskriva samma saker på andra sätt. I stället anger du vad du vill känna igen.
Du lämnas inte utan information när något inte fungerar. Du behöver inte försöka minnas vad som hände för att avgöra om regeln behöver ändras.
Användningsområde: serviceinkorg
Reklamationer, offertförfrågningar, leverantörsfakturor och nyhetsbrev hamnar i samma inkorg. På morgonen går någon igenom meddelandena för att hitta dem som kräver en åtgärd.
Första automatiseringsregeln: NÄR ett nytt e-postmeddelande kommer, OM AI känner igen ett klagomål eller en felanmälan, GÖR - skapa en uppgift med hög prioritet och förfallodatum i morgon samt skicka en avisering. Du hittar den färdiga automatiseringsregeln ”Reklamation → brådskande uppgift (AI)” under ”+”. Ange en arbetsyta, granska det osparade utkastet och klicka på ”Spara”.
Andra automatiseringsregeln: NÄR ett nytt e-postmeddelande kommer, OM det har en bilaga och AI bedömer att den är en faktura, GÖR - spara bilagorna i Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}. Även den finns färdig: ”Faktura från e-post → mapp (AI)”. Mappar som saknas skapas automatiskt.
Innan du aktiverar automatiseringsregeln använder du knappen ”Testa”. Motorn hämtar de senaste händelserna som matchar utlösaren och visar vad som skulle hända. Ingenting utförs eller skickas.
Vanliga frågor
Måste villkoret använda AI?
Nej. I Task Managers automatiseringar finns också filter för prioritet, status, arbetsyta, avsändare, fras i ämnesraden eller meddelandet, filnamn samt villkoret ”försenad med N timmar”. ”AI bedömer (eget villkor)” är användbart när en fast regel inte räcker.
Kan jag se hur automatiseringen fattade sitt beslut?
Ja. Knappen Historik visar händelser som aktiverade utlösaren: utförda, med en lista över stegen; överhoppade, med villkoret som stoppade dem; och fel, med serverns felmeddelande. Poster sparas i 30 dagar.
Kan en automatiseringsregel komma åt någon annans e-post?
Nej. Automatiseringen reagerar bara på upphovspersonens inkorgar och körs med hens behörigheter. Den kan inte skriva i någon annans uppgift eller skapa en uppgift i en arbetsyta som upphovspersonen inte har åtkomst till. Inte heller en administratör kan skapa en regel för någon annans e-post.
Vad händer om en regel börjar krångla?
Efter tre fel i rad pausas automatiseringsregeln automatiskt, och upphovspersonen får en avisering och ett e-postmeddelande. Om gränsen för antal körningar per timme överskrids pausas regeln också, och upphovspersonen får en avisering och ett e-postmeddelande.