Mikä on AI-ehto automaatioissa?
Kaikkia yhteydenottoja on vaikea tunnistaa avainsanojen perusteella. ”Reklamaatio” ei aina sisällä sanaa ”reklamaatio”, laskun tiedostonimi voi olla skan_0043.pdf, ja yhteydenottolomake sekä uutiskirje voivat tulla samasta osoitteesta. Task Managerin automaatioiden AI-ehtoon voit kirjoittaa tavallisella kielellä, mitä pitää tarkistaa. Malli vastaa ”kyllä” tai ”ei”.
Automaatiossa on kolme osaa: KUN jotain tapahtuu, JOS ehdot täyttyvät, SUORITA toiminnot. Se toimii ohjelman sisällä ilman Zapieria tai Makea. ”AI arvioi (oma ehto)” on yksi käytettävissä olevista ehdoista prioriteetin, tilan, lähettäjän ja aiheen sanamuodon ohella. Sinun ei tarvitse käyttää sitä.
AI näkee lähettäjän, aiheen, tekijän, osan sisällöstä, tapahtuman otsikon ja liitteiden nimet. Se ei tutki tiedostojen sisältöä. Jos se ei ole varma, se vastaa ”ei”.
Missä tämä ehto sijaitsee automaatiosäännössä?
Tekoälyehto tarkistetaan viimeisenä riippumatta siitä, mihin kohtaan lisäät sen. Ensin toimivat suodattimet, kuten liitteen olemassaolo, lähettäjä tai aiheen sana. Vasta suodattimet läpäisseet tapahtumat lähetetään mallille. Jokainen kysely maksaa, joten ylläpitäjä asettaa automaatioiden tekoälykyselyille päivittäisen rajan. Oletusarvo on 200; arvo 0 poistaa rajan käytöstä. Kun raja täyttyy, tekoälyä sisältävät automaatiosäännöt ohitetaan kyseisenä päivänä. Tieto tallentuu historiaan, ja laskuri nollautuu keskiyöllä.
Toinen tekoälyyn liittyvä vaihe on toiminto ”Kirjoita viesti tekoälyn avulla”. Kumpikin näistä kahdesta vaiheesta voi käyttää omaa tietopohjaansa: muistiinpanoa, Tiedostot-moduulin kansiota, keskustelua, tehtävää, työtilaa tai postilaatikkoa. Voit siis arvioida ilmoituksen sääntöjen perusteella ja vastata hinnaston perusteella. Aineisto lähetetään mallille jokaisen tapahtuman yhteydessä. Raja on noin 12 000 merkkiä, kun taas avustajassa se on 60 000. Lähteet, jotka eivät mahdu mukaan, ohitetaan kokonaan. Siksi kannattaa valita tietty kansio koko työtilan sijaan. Kun lisäät tietoa, tekoälyn tulee sanoa suoraan, jos se ei löydä vastausta lähteistä.
Voit myös kuvata automaatiosäännön avustajalle, esimerkiksi: ”vastaa hinnastoa koskeviin kysymyksiin Hinnastot-kansion perusteella”. Avustaja laatii luonnoksen ja kuvaa, miten se toimii. Luonnosta ei tallenneta eikä oteta käyttöön, ennen kuin tallennat sen itse.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse lukea jokaista viestiä erottaaksesi ilmoitusta tarjouksesta tai laskusta. Voit keskittyä asioihin, jotka vaativat päätöstäsi, sen sijaan että lajittelisit valituksia ja asiakirjoja käsin. Jos arvio ei ole varma, automaatio jättää mieluummin toimimatta kuin toimii väärin.
Sinun ei myöskään tarvitse muuttaa omaa arviotasi avainsanaluetteloksi. Luetteloa on päivitettävä, kun asiakkaat alkavat kuvailla samoja asioita eri tavoin. Sen sijaan määrität, mitä haluat tunnistaa.
Et jää ilman tietoa, jos jokin ei toimi. Sinun ei tarvitse palauttaa tapahtumia mieleesi päättääksesi, pitäisikö sääntöä muuttaa.
Käyttötapaus: palvelun postilaatikko
Yhteen postilaatikkoon tulee valituksia, tarjouspyyntöjä, toimittajien laskuja ja uutiskirjeitä. Aamulla joku käy viestit läpi löytääkseen ne, jotka vaativat toimenpiteitä.
Ensimmäinen automaatiosääntö: KUN uusi sähköposti saapuu, JOS tekoäly tunnistaa valituksen tai ongelmailmoituksen, SUORITA - luo tehtävä korkealla prioriteetilla ja huomisen määräajalla sekä lähetä ilmoitus. Valmis automaatiosääntö ”Valitus → kiireellinen tehtävä (tekoäly)” löytyy ”+”-painikkeen alta. Valitse siinä työtila, tarkista tallentamaton luonnos ja napsauta ”Tallenna”.
Toinen automaatiosääntö: KUN uusi sähköposti saapuu, JOS siinä on liite ja tekoäly arvioi sen laskuksi, SUORITA - tallenna liitteet kohteeseen Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}. Tämäkin on valmis automaatiosääntö: ”Sähköpostin lasku → kansio (tekoäly)”. Puuttuvat kansiot luodaan automaattisesti.
Ennen kuin otat automaatiosäännön käyttöön, napsauta ”Testaa”. Järjestelmä ottaa viimeisimmät käynnistimen ehdot täyttävät tapahtumat ja näyttää, mitä tapahtuisi. Se ei suorita mitään eikä lähetä viestejä.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö ehdossa käyttää AI:ta?
Ei. Task Managerin automaatioissa on myös suodattimia, jotka koskevat prioriteettia, tilaa, työtilaa, lähettäjää, aiheen tai viestin sanamuotoa, tiedostonimeä sekä ehtoa ”myöhässä N tuntia”. ”AI arvioi (oma ehto)” on hyödyllinen silloin, kun kiinteä sääntö ei riitä.
Näenkö, miten automaatio teki päätöksen?
Kyllä. Historia-painike näyttää käynnistimeen osuneet tapahtumat: suoritetut tapahtumat vaiheineen, ohitetut tapahtumat sekä ehdon, joka esti niiden suorittamisen, ja virheet palvelimen ilmoituksen kanssa. Tietoja säilytetään 30 päivää.
Voiko automaatiosääntö käyttää jonkun toisen sähköpostia?
Ei. Automaatio reagoi vain sääntötekijän omiin postilaatikoihin ja toimii hänen käyttöoikeuksillaan. Se ei kirjoita toisen henkilön tehtävään eikä luo tehtävää työtilaan, johon sääntötekijällä ei ole käyttöoikeutta. Myöskään ylläpitäjä ei voi luoda sääntöä toisen henkilön sähköpostille.
Mitä tapahtuu, jos sääntö alkaa toimia virheellisesti?
Kolmen peräkkäisen virheen jälkeen automaatiosääntö keskeyttää toimintansa automaattisesti, ja sen tekijä saa ilmoituksen ja sähköpostin. Myös tuntikohtaisen käynnistysrajan ylittyminen keskeyttää säännön; tekijä saa ilmoituksen ja sähköpostin.