Mi az AI-feltétel az automatizálásokban?
Egyes bejelentéseket nehéz kulcsszavak alapján felismerni. A „panasz” nem mindig tartalmazza a „panasz” szót, a számla neve lehet skan_0043.pdf, a kapcsolatfelvételi űrlap és a hírlevél pedig ugyanarról a címről érkezhet. A Task Manager automatizálásainak AI-feltételével hétköznapi nyelven írhatod le, mit kell ellenőrizni. A modell „igen” vagy „nem” választ ad.
Az automatizálás három részből áll: HA történik valami, HA teljesülnek a feltételek, HAJTSD VÉGRE a műveleteket. A programon belül működik, Zapier és Make nélkül. Az „AI értékelje ki (egyéni feltétel)” egy a rendelkezésre álló feltételek közül, a prioritás, az állapot, a feladó vagy a tárgyban szereplő kifejezés mellett. Nem muszáj használnod.
Az AI látja a feladót, a tárgyat, a szerzőt, a tartalom egy részletét, az esemény címét és a mellékletek nevét. A fájlok tartalmába nem néz bele. Ha nem biztos a válaszban, azt feleli, hogy „nem”.
Hol helyezkedik el ez a feltétel a receptúrában?
Az AI-feltétel ellenőrzése mindig utolsóként történik, függetlenül attól, hogy hová állítod be. Először a szűrők lépnek működésbe, például a melléklet megléte, a feladó vagy a tárgyban szereplő szó. Csak az ezeken átjutó események kerülnek a modellhez. Minden lekérdezés költséggel jár, ezért az adminisztrátor napi limitet állít be az automatizálásokból indított AI-lekérdezésekre. Alapértelmezés szerint ez 200; a 0 érték kikapcsolja a limitet. A limit elérése után az AI-t használó automatizálási szabályok aznap kimaradnak. Erről bejegyzés készül az előzményekben, a számláló pedig éjfélkor nullázódik.
Az AI másik eleme az „Üzenet írása AI-val” művelet. A két elem mindegyike saját tudásforrást használhat: jegyzetet, a Fájlok egyik mappáját, csevegést, feladatot, Munkaterületet vagy postafiókot. Így például a szabályzat alapján értékelheted a bejelentést, a válasz pedig az árlista alapján készülhet. Az anyag minden eseménynél bekerül a modellbe. A korlát körülbelül 12 ezer karakter, míg az asszisztensnél 60 ezer. A keretbe nem férő források teljes egészükben kimaradnak. Ezért jobb konkrét mappát megadni, mint egy teljes Munkaterületet. Ha tudásforrást adsz meg, az AI-nak egyértelműen jeleznie kell, ha nem talál választ a forrásokban.
Az Automatizálási szabályt az asszisztensnek is leírhatod, például: „válaszolj az árakkal kapcsolatos kérdésekre az Árak mappa alapján”. Az asszisztens elkészíti a piszkozatot, és leírja, hogyan fog működni. A piszkozat mentetlen és kikapcsolt marad, amíg el nem mented.
Mit nyersz vele?
Nem kell minden üzenetet elolvasnod ahhoz, hogy elkülönítsd a bejelentéseket az ajánlatkérésektől vagy a számláktól. Te azokkal az ügyekkel foglalkozhatsz, amelyek döntést igényelnek, ahelyett, hogy kézzel válogatnád szét a panaszokat és a dokumentumokat. Ha az értékelés bizonytalan, az automatizálás inkább nem tesz semmit, mint hogy hibásan működjön.
A saját értékelésedet sem kell kulcsszavak listájára lefordítanod. Ezt a listát folyamatosan javítani kell, ha az ügyfelek másképp kezdik megfogalmazni ugyanazokat a dolgokat. Ehelyett egyszerűen meghatározod, mit szeretnél felismerni.
Akkor sem maradsz információ nélkül, ha valami nem működik. Nem kell emlékezetből felidézned, mi történt, hogy eldönthesd, módosítani kell-e a szabályt.
Felhasználási terület: szervizpostafiók
Egyetlen postafiókba érkeznek a reklamációk, ajánlatkérések, a beszállítók számlái és a hírlevelek. Reggel valaki átnézi az üzeneteket, hogy megtalálja azokat, amelyekre reagálni kell.
Az első Automatizálási szabály: HA új e-mail érkezik, HA az AI panaszt vagy problémajelentést ismer fel, HAJTSD VÉGRE - hozz létre magas prioritású, holnapi határidejű feladatot, és küldj értesítést. A „Panasz → sürgős feladat (AI)” kész szabályt a „+” alatt találod. Megadod benne a Munkaterületet, áttekinted a mentetlen piszkozatot, majd a „Mentés” gombra kattintasz.
A második Automatizálási szabály: HA új e-mail érkezik, HA van melléklete, és az AI számlának ítéli, HAJTSD VÉGRE - mentsd a mellékleteket a Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} mappába. Ez is kész sablon: „Számla e-mailből → mappa (AI)”. A hiányzó mappák automatikusan létrejönnek.
Mielőtt bekapcsolod az Automatizálási szabályt, használd a „Tesztelés” gombot. A motor megkeresi az indítónak megfelelő legutóbbi eseményeket, és megmutatja, mi történne. Semmit nem hajt végre és nem küld el.
Gyakori kérdések
Szükséges, hogy a feltétel AI-t használjon?
Nem. A Task Manager automatizálásaiban a prioritásra, az állapotra, a Munkaterületre, a feladóra, a tárgyban vagy az üzenetben szereplő kifejezésre, a fájlnévre, valamint az „N órája lejárt” feltételre vonatkozó szűrők is elérhetők. Az „AI értékelje ki (egyéni feltétel)” akkor hasznos, ha egy merev szabály nem elegendő.
Látni fogom, hogyan hozott döntést az automatizálás?
Igen. Az Előzmények gomb megmutatja az aktiválási feltételnek megfelelő eseményeket: a végrehajtottakat a lépések listájával együtt, a kihagyottakat az őket megállító feltétellel együtt, valamint a hibákat a szerverüzenettel. A bejegyzéseket 30 napig őrizzük meg.
Hozzáférhet a receptúra más levelezéséhez?
Nem. Az automatizálás kizárólag a létrehozója postafiókjaira reagál, és az ő jogosultságaival működik. Nem írhat más feladatába, és nem hozhat létre feladatot olyan munkaterületen, amelyhez a létrehozónak nincs hozzáférése. Az adminisztrátor sem hozhat létre szabályt más levelezésére.
Mi történik, ha a szabály hibásan kezd működni?
Három egymást követő hiba után a receptúra automatikusan szünetel, a létrehozója pedig értesítést és e-mailt kap. Az óránkénti futtatási korlát túllépése szintén szünetelteti a receptúrát; a létrehozója értesítést és e-mailt kap.