Co je export do PDF v Task Manageru?
Export do PDF v aplikaci Task Manager umožňuje uložit shrnutí vlákna nebo zprávu o úkolu připravenou asistentem a také exportovat jednotlivou zprávu nebo poznámku. Takový dokument můžete využít při přípravě nabídky nebo spisu. Nemusíte pořizovat snímky obrazovky ani kopírovat obsah do Wordu.
Soubor lze vytvořit dvěma způsoby. Můžete požádat asistenta: „Připrav PDF se shrnutím úkolu X6“. AI napíše obsah a Task Manager sestaví soubor a přidá tlačítko „Stáhnout“. Můžete také exportovat konkrétní položku: zprávu z úkolu, chatu nebo Pošty, případně poznámku. Formát PDF, Word nebo prostý text vyberete v nabídce dané zprávy nebo poznámky.
Rozdělení rolí je důležité: AI připraví obsah a Task Manager sestaví dokument. Soubor vznikne, i když model na formát „zapomene“.
Jak soubor vzniká a co obsahuje?
Když požádáte asistenta o dokument, jasně uveďte, že chcete vytvořit soubor, a zadejte formát. „Připrav PDF se shrnutím tohoto vlákna“ stačí. Pouhá zmínka o PDF vytvoření souboru nespustí.
Při exportu jednotlivé zprávy nebo poznámky zůstane zachováno tučné písmo, kurzíva, seznamy i nadpisy. Program pak v horní části dokumentu uvede, kdo a kdy text napsal a z jakého vlákna nebo schránky pochází. Díky tomu lze po stažení snadno zjistit zdroj dokumentu.
Pokud čtete vlákno v režimu „Vylepšit“, „Shrnout“ nebo „Expert“, do PDF exportované zprávy se vloží její verze zobrazená na obrazovce, nikoli originál z databáze. V záhlaví se pak uvádí, že obsah připravila AI, a název režimu. Díky tomu odlišíte zpracovaný text od originálu.
Odkaz ke stažení obsahuje token. Samotný token nestačí: program ověří, zda jste přihlášeni a máte přístup ke zdroji souboru. Poštovní schránka zůstává soukromá i pro administrátora. Odkaz platí ve výchozím nastavení 24 hodin. Poté vyprší a soubor je nutné vygenerovat znovu.
Co získáte?
Když vás klient požádá o shrnutí dohod, nemusíte začínat s prázdným dokumentem a kopírovat konverzaci. Dostanete soubor se shrnutím ke stažení. Věnujete méně času tomu, abyste znovu rekonstruovali, co už bylo zaznamenáno.
Když připravujete korespondenci do spisu nebo nabídky, nemusíte pořizovat snímky obrazovky. Konkrétní zprávu můžete uložit jako samostatný dokument, místo abyste ji ručně přepisovali do souboru. Potřebnou část snáze najdete, aniž byste museli procházet obrázky celé konverzace.
Advokátní kancelář, která zakládá korespondenci do spisu
Právník vede případ v jednom vlákně: zaznamenává dohody s klientem, otázky a rozhodnutí. Po třech měsících potřebuje dokumenty do spisu. Bez exportu musí zprávy kopírovat a hlídat, aby neztratil data ani zdroj korespondence.
Může exportovat jednotlivé zprávy, každou jako samostatný PDF. Každý PDF s exportovanou zprávou má záhlaví s uvedením autora, data a zdroje. O shrnutí úkolu ve formátu PDF může požádat také asistenta.
Pokud právník prohlíží vlákno ve verzi shrnuté AI, do souboru s exportovanou zprávou se přenese právě tato verze. Záhlaví uvede, že obsah připravila AI, a název režimu. Právník tedy ví, zda předává originál, nebo zpracovanou verzi.
Nejčastější dotazy
Jaké formáty jsou k dispozici kromě PDF?
Asistent generuje soubory Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV a HTML. Jednotlivou zprávu nebo poznámku můžete exportovat jako PDF, Word nebo prostý text (TXT). Tabulky vyžadují data ve formě tabulky.
Mohu exportovat jednotlivou zprávu?
Ano. Můžete exportovat zprávu z úkolu nebo chatu, včetně odpovědi asistenta, zprávu z Pošty nebo poznámku. Program pokaždé ověří, zda máte přístup ke zdroji.
Jak dlouho funguje odkaz ke stažení souboru?
Odkaz platí ve výchozím nastavení 24 hodin. Poté vyprší a soubor je nutné vygenerovat znovu. Ke stažení potřebujete přihlášení a přístup ke zdroji souboru, a soubor připravený AI asistentem si stáhnete pouze vy.
Co se dostane do PDF, když čtu vlákno ve verzi připravené AI?
Při exportu jednotlivé zprávy do PDF se do něj vloží její verze zobrazená na obrazovce. V záhlaví bude uvedeno, že text připravila AI, a název režimu. Pokud čtete originál, vyexportujete originál.