O que é a exportação para PDF no Task Manager?
A exportação para PDF no Task Manager permite guardar um resumo de uma conversa ou um relatório de uma tarefa preparado pelo assistente, bem como exportar uma mensagem ou nota individual. Pode utilizar esse documento para preparar uma proposta ou um processo. Não precisa de fazer capturas de ecrã nem de copiar o conteúdo para o Word.
O ficheiro pode ser criado de duas formas. Pode pedir ao assistente: «Prepare um PDF com o resumo da tarefa X6». A IA redige o conteúdo e o Task Manager compõe o ficheiro e adiciona o botão «Transferir». Também pode exportar um elemento específico: uma mensagem de uma tarefa, conversa ou Correio, ou uma nota. Escolhe o formato PDF, Word ou texto simples no menu dessa mensagem ou nota.
A divisão de funções é importante: a IA prepara o conteúdo e o Task Manager compõe o documento. O ficheiro é criado mesmo que o modelo «se esqueça» do formato.
Como é criado o ficheiro e o que contém?
Quando pedir um documento ao assistente, indique claramente que pretende criar um ficheiro e especifique o formato. «Prepare um PDF com o resumo desta conversa» é suficiente. Uma referência informal a um PDF não inicia a criação do ficheiro.
Ao exportar uma mensagem ou nota individual, a formatação a negrito, o itálico, as listas e os cabeçalhos são mantidos. O programa acrescenta no início do documento informações sobre quem escreveu o conteúdo e quando, bem como a conversa ou caixa de correio de onde provém. Assim, depois de transferir o documento, é mais fácil identificar a sua origem.
Se estiver a ler uma conversa nos modos «Melhorar», «Resumir» ou «Especialista», o PDF da mensagem exportada inclui a versão que está a ver no ecrã, não o original da base de dados. Nesse caso, o cabeçalho indica que o conteúdo foi preparado pela IA e apresenta o nome do modo. Assim, pode distinguir uma versão trabalhada do original.
O link de download contém um token. O token por si só não basta: o programa verifica se está autenticado e se tem acesso à fonte do ficheiro. A caixa de correio permanece privada mesmo para o administrador. O link funciona por predefinição durante 24 horas. Depois disso expira e o ficheiro tem de ser gerado novamente.
O que ganha?
Quando um cliente lhe pede um resumo do que foi acordado, não tem de começar com um documento em branco nem de copiar a conversa. Recebe um ficheiro com o resumo para transferir. Passa menos tempo a reconstruir o que já ficou registado.
Quando prepara correspondência para um processo ou uma proposta, não precisa de reunir capturas de ecrã. Pode guardar uma mensagem específica como documento autónomo, em vez de a transcrever manualmente para um ficheiro. É mais fácil voltar ao excerto de que precisa sem percorrer imagens de toda a conversa.
Escritório de advogados que junta correspondência aos processos
Um advogado acompanha um processo numa única conversa: regista os acordos com o cliente, as perguntas e as decisões. Três meses depois, precisa dos documentos para o processo. Sem a exportação, tem de copiar as mensagens e garantir que não perde as datas nem a origem da correspondência.
Pode exportar mensagens individualmente, cada uma como PDF autónomo. Cada PDF de uma mensagem exportada tem um cabeçalho que indica o autor, a data e a origem. Também pode pedir ao assistente um resumo da tarefa em PDF.
Se o advogado estiver a consultar a conversa numa versão resumida por IA, o ficheiro da mensagem exportada incluirá essa versão. O cabeçalho indicará que o conteúdo foi preparado por IA e identificará o modo. Assim, o advogado sabe se está a entregar o original ou um texto trabalhado.
Perguntas mais frequentes
Que formatos estão disponíveis além de PDF?
O assistente gera ficheiros Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV e HTML. Pode exportar uma mensagem ou nota individual como PDF, Word ou texto simples (TXT). As folhas de cálculo requerem dados em formato de tabela.
Posso exportar uma única mensagem?
Sim. Pode exportar uma mensagem de uma tarefa ou chat, incluindo uma resposta do assistente, uma mensagem do Correio ou uma nota. O programa verifica sempre se tem acesso à origem.
Durante quanto tempo funciona a ligação para transferir o ficheiro?
O link funciona por predefinição durante 24 horas. Depois disso expira e o ficheiro tem de ser gerado novamente. Para descarregar, é necessário estar autenticado e ter acesso à fonte do ficheiro, e um ficheiro preparado pelo Assistente de IA só pode ser descarregado por si.
O que será incluído no PDF se estiver a ler uma conversa numa versão preparada por IA?
Ao exportar uma mensagem individual para PDF, será incluída a versão visível no ecrã. O cabeçalho indicará que o conteúdo foi preparado por IA e apresentará o nome do modo. Se estiver a ler o original, exportará o original.