Cos'è l'esportazione in PDF in Task Manager?
L'esportazione in PDF in Task Manager ti permette di salvare il riepilogo di una discussione o un rapporto su un'attività preparato dall'assistente, oltre a esportare un singolo messaggio o una nota. Puoi usare un documento del genere per preparare un'offerta o un fascicolo. Non devi fare screenshot né copiare il contenuto in Word.
Il file viene creato in due modi. Puoi chiedere all'assistente: «Prepara un PDF con il riepilogo dell'attività X6». L'AI scrive il contenuto, mentre Task Manager crea il file e aggiunge il pulsante «Scarica». Puoi anche esportare un elemento specifico: un messaggio di un'attività, di una chat o di Posta, oppure una nota. Puoi scegliere il formato PDF, Word o testo semplice dal menu del messaggio o della nota.
La distinzione dei ruoli è importante: l'AI prepara il contenuto, mentre Task Manager crea il documento. Il file viene creato anche se il modello «dimentica» il formato.
Come viene creato il file e cosa contiene?
Quando chiedi all'assistente un documento, specifica chiaramente che vuoi creare un file e indicane il formato. È sufficiente scrivere: «Prepara un PDF con il riepilogo di questa discussione». Un semplice riferimento al PDF non avvia la creazione di un file.
Quando esporti un singolo messaggio o una nota, vengono mantenuti il grassetto, il corsivo, gli elenchi e le intestazioni. Il programma aggiunge quindi in cima al documento informazioni su chi ha scritto il contenuto, quando l'ha scritto e da quale discussione o casella proviene. Così, dopo aver scaricato il documento, è più facile risalire alla sua fonte.
Se leggi una discussione in modalità "Abbellisci", "Riassumi" o "Esperto", nel PDF della messaggio esportato viene inserita la versione che vedi sullo schermo, non l'originale nel database. L'intestazione indica che il contenuto è stato preparato dall'AI e riporta il nome della modalità. In questo modo puoi distinguere il testo elaborato dall'originale.
Il link di download contiene un token. Il token da solo non basta: il programma verifica che tu sia autenticato e che tu abbia accesso alla fonte del file. La casella di posta resta privata anche per l'amministratore. Il link funziona per 24 ore per impostazione predefinita. Dopo scade e il file va rigenerato.
Cosa ci guadagni?
Quando un cliente ti chiede un riepilogo degli accordi, non devi partire da un documento vuoto e copiare la conversazione. Ricevi un file di riepilogo da scaricare. Dedichi meno tempo a ricostruire ciò che è già stato messo per iscritto.
Quando prepari la corrispondenza da inserire in un fascicolo o in un'offerta, non devi raccogliere screenshot. Puoi salvare un messaggio specifico come documento separato, invece di trascriverlo manualmente in un file. È più facile ritrovare il passaggio che ti serve senza dover sfogliare le immagini dell'intera conversazione.
Uno studio legale che allega la corrispondenza ai fascicoli
Un avvocato segue una pratica in un'unica discussione: annota gli accordi con il cliente, le domande e le decisioni. Dopo tre mesi ha bisogno dei documenti per il fascicolo. Senza l'esportazione, deve copiare i messaggi e fare attenzione a non perdere le date o la provenienza della corrispondenza.
Può esportare i messaggi singolarmente, ciascuno come PDF separato. Ogni PDF con un messaggio esportato include un'intestazione con l'autore, la data e la fonte. Può anche chiedere all'assistente un riepilogo dell'attività in PDF.
Se l'avvocato consulta la discussione in una versione riassunta dall'AI, nel file con il messaggio esportato verrà inserita proprio quella versione. L'intestazione indicherà che il contenuto è stato preparato dall'AI e riporterà il nome della modalità. L'avvocato saprà quindi se sta condividendo l'originale o un testo elaborato.
Domande frequenti
Quali formati sono disponibili oltre al PDF?
L'assistente genera file Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV e HTML. Puoi esportare un singolo messaggio o una nota come PDF, Word o testo semplice (TXT). I fogli di calcolo richiedono dati in formato tabellare.
Posso esportare un singolo messaggio?
Sì. Puoi esportare un messaggio di un'attività o di una chat, inclusa una risposta dell'assistente, un messaggio di Posta o una nota. Ogni volta, il programma verifica che tu abbia accesso alla fonte.
Per quanto tempo è valido il link per scaricare il file?
Il link funziona per 24 ore per impostazione predefinita. Dopo scade e il file va rigenerato. Per scaricarlo serve essere autenticati e avere accesso alla fonte del file, e il file preparato dall'Assistente AI può scaricarlo solo tu.
Cosa finirà nel PDF se sto leggendo una discussione nella versione preparata dall'AI?
Quando esporti un singolo messaggio in PDF, viene inclusa la versione visibile sullo schermo. L'intestazione indicherà che il contenuto è stato preparato dall'AI e specificherà il nome della modalità. Se stai leggendo l'originale, esporterai l'originale.