Was ist der PDF-Export in Task Manager?
Mit dem PDF-Export in Task Manager können Sie eine vom Assistenten erstellte Zusammenfassung eines Threads oder einen Aufgabenbericht speichern und außerdem eine einzelne Nachricht oder Notiz exportieren. Sie können ein solches Dokument zum Erstellen eines Angebots oder einer Fallakte verwenden. Sie müssen keine Screenshots machen und keine Inhalte in Word übertragen.
Die Datei wird auf zwei Arten erstellt. Sie können den Assistenten bitten: „Erstelle eine PDF-Datei mit einer Zusammenfassung der Aufgabe X6.“ Die KI verfasst den Inhalt, Task Manager erstellt die Datei und fügt eine Schaltfläche „Herunterladen“ hinzu. Sie können auch ein bestimmtes Element exportieren: eine Nachricht aus einer Aufgabe, einem Chat oder dem E-Mail-Bereich oder eine Notiz. Das Format - PDF, Word oder reiner Text - wählen Sie im Menü der jeweiligen Nachricht oder Notiz aus.
Die Aufgabenteilung ist wichtig: Die KI erstellt den Inhalt, Task Manager erstellt das Dokument. Die Datei wird auch dann erstellt, wenn das Modell das Format „vergisst“.
Wie wird die Datei erstellt und was enthält sie?
Wenn Sie den Assistenten um ein Dokument bitten, geben Sie klar an, dass Sie eine Datei erstellen möchten, und nennen Sie das Format. „Erstelle eine PDF-Datei mit einer Zusammenfassung dieses Threads“ reicht aus. Eine beiläufige Erwähnung einer PDF-Datei löst die Dateierstellung nicht aus.
Beim Export einer einzelnen Nachricht oder Notiz bleiben Fettdruck, Kursivschrift, Listen und Überschriften erhalten. Das Programm fügt dann oben im Dokument Angaben dazu hinzu, wer den Inhalt wann verfasst hat und aus welchem Thread oder Postfach er stammt. So lässt sich die Quelle des Dokuments nach dem Herunterladen leichter ermitteln.
Wenn Sie einen Thread im Modus „Aufhübschen“, „Zusammenfassen“ oder „Experte“ lesen, wird in das PDF mit der exportierten Nachricht die auf dem Bildschirm sichtbare Version übernommen, nicht das Original aus der Datenbank. Die Kopfzeile weist dann darauf hin, dass der Inhalt von der KI erstellt wurde, und nennt den Namen des Modus. So können Sie die Bearbeitung vom Original unterscheiden.
Der Download-Link enthält ein Token. Das Token allein genügt nicht: Das Programm prüft, ob Sie angemeldet sind und Zugriff auf die Quelle der Datei haben. Das Postfach bleibt auch für den Administrator privat. Der Link ist standardmäßig 24 Stunden gültig. Danach läuft er ab, und die Datei muss erneut generiert werden.
Was gewinnen Sie?
Wenn ein Kunde Sie um eine Zusammenfassung der Vereinbarungen bittet, müssen Sie nicht mit einem leeren Dokument beginnen und den Chat kopieren. Sie erhalten eine Zusammenfassung als herunterladbare Datei. So verbringen Sie weniger Zeit damit, bereits dokumentierte Inhalte erneut zusammenzutragen.
Wenn Sie Korrespondenz für eine Fallakte oder ein Angebot vorbereiten, müssen Sie keine Screenshots sammeln. Sie können eine bestimmte Nachricht als separates Dokument speichern, statt sie manuell in eine Datei zu übertragen. So finden Sie den benötigten Abschnitt leichter wieder, ohne Bilder des gesamten Gesprächs durchsehen zu müssen.
Eine Kanzlei fügt Korrespondenz zu Fallakten hinzu
Ein Anwalt bearbeitet einen Fall in einem Thread: Er hält Absprachen mit dem Mandanten, Fragen und Entscheidungen fest. Nach drei Monaten benötigt er Unterlagen für die Akte. Ohne Export muss er Nachrichten kopieren und darauf achten, dass weder Datumsangaben noch die Quelle der Korrespondenz verloren gehen.
Er kann einzelne Nachrichten jeweils als separates PDF exportieren. Jedes PDF mit einer exportierten Nachricht enthält eine Kopfzeile mit Angaben zum Verfasser, Datum und zur Quelle. Außerdem kann er den Assistenten um eine Aufgaben-Zusammenfassung als PDF bitten.
Wenn der Anwalt einen von der KI zusammengefassten Thread liest, wird genau diese Version in die Datei mit der exportierten Nachricht übernommen. Die Kopfzeile weist darauf hin, dass der Inhalt von der KI erstellt wurde, und nennt den Namen des Modus. So weiß der Anwalt, ob er das Original oder eine Bearbeitung weitergibt.
Häufig gestellte Fragen
Welche Formate sind außer PDF verfügbar?
Der Assistent erstellt Word-Dateien (DOCX), Excel-Dateien (XLSX), CSV- und HTML-Dateien. Eine einzelne Nachricht oder Notiz können Sie als PDF, Word-Datei oder reinen Text (TXT) exportieren. Für Tabellenblätter sind Daten in Tabellenform erforderlich.
Kann ich eine einzelne Nachricht exportieren?
Ja. Sie können eine Nachricht aus einer Aufgabe oder einem Chat exportieren, einschließlich der Antwort des Assistenten, ebenso eine E-Mail aus dem E-Mail-Bereich oder eine Notiz. Das Programm prüft jedes Mal, ob Sie Zugriff auf die Quelle haben.
Wie lange ist der Download-Link gültig?
Der Link ist standardmäßig 24 Stunden gültig. Danach läuft er ab, und die Datei muss erneut generiert werden. Zum Herunterladen benötigen Sie eine Anmeldung und Zugriff auf die Quelle der Datei, und eine vom KI-Assistenten erstellte Datei können nur Sie herunterladen.
Was wird in die PDF-Datei übernommen, wenn ich einen von der KI aufbereiteten Thread lese?
Beim Export einer einzelnen Nachricht als PDF wird die auf dem Bildschirm angezeigte Version übernommen. In der Kopfzeile wird darauf hingewiesen, dass der Inhalt von einer KI erstellt wurde, und der Name des Modus angegeben. Wenn Sie das Original lesen, exportieren Sie das Original.