Qu'est-ce que l'export PDF dans Task Manager ?
L’export PDF de Task Manager permet d’enregistrer le résumé d’un fil de discussion ou un rapport de tâche préparé par l’assistant, ainsi que d’exporter un message ou une note. Vous pouvez utiliser ce document pour préparer une offre ou constituer un dossier. Vous n’avez pas besoin de faire des captures d’écran ni de copier le contenu dans Word.
Le fichier peut être créé de deux façons. Vous pouvez demander à l’assistant : « Prépare un PDF avec le résumé de la tâche X6 ». L’IA rédige le contenu, puis Task Manager crée le fichier et ajoute un bouton « Télécharger ». Vous pouvez aussi exporter un élément précis : un message d’une tâche, d’une discussion ou de la Messagerie, ou une note. Vous choisissez le format PDF, Word ou texte brut dans le menu du message ou de la note.
La répartition des rôles est importante : l’IA prépare le contenu et Task Manager crée le document. Le fichier est généré même si le modèle « oublie » le format.
Comment le fichier est-il créé et que contient-il ?
Lorsque vous demandez un document à l’assistant, indiquez clairement que vous souhaitez créer un fichier et précisez le format. « Prépare un PDF avec le résumé de ce fil de discussion » suffit. Une simple mention du PDF ne déclenche pas la création d’un fichier.
Lors de l’exportation d’un message ou d’une note, les caractères en gras, l’italique, les listes et les titres sont conservés. Le programme ajoute alors en haut du document des informations sur l’auteur du contenu, la date à laquelle il a été écrit et le fil de discussion ou la boîte mail dont il provient. Vous pouvez ainsi plus facilement retrouver la source du document après l’avoir téléchargé.
Si vous lisez un fil de discussion en mode « Embellir », « Résumer » ou « Expert », le PDF exporté reprend la version du message affichée à l’écran, et non l’original enregistré dans la base de données. Son en-tête indique alors que le contenu a été préparé par l’IA et précise le nom du mode. Vous pouvez ainsi distinguer le contenu retravaillé de l’original.
Le lien de téléchargement contient un jeton. Le jeton seul ne suffit pas : le programme vérifie que vous êtes connecté et que vous avez accès à la source du fichier. La boîte mail reste privée, y compris pour l’administrateur. Le lien fonctionne par défaut pendant 24 heures. Passé ce délai, il expire et le fichier doit être généré à nouveau.
Qu'y gagnez-vous ?
Quand un client vous demande un récapitulatif des décisions prises, vous n’avez pas besoin de partir d’un document vierge ni de copier la conversation. Vous obtenez un fichier récapitulatif à télécharger. Vous passez moins de temps à reconstituer ce qui a déjà été consigné.
Pour verser une correspondance au dossier ou préparer une offre, vous n’avez pas besoin de faire des captures d’écran. Vous pouvez enregistrer un message précis dans un document séparé, au lieu de le recopier manuellement dans un fichier. Vous retrouvez plus facilement le passage dont vous avez besoin, sans parcourir les images de toute la conversation.
Un cabinet d’avocats qui verse des échanges au dossier
Un avocat suit une affaire dans un seul fil de discussion : il y consigne les échanges avec son client, les questions et les décisions. Trois mois plus tard, il a besoin de documents pour le dossier. Sans fonction d’export, il doit copier les messages et veiller à ne perdre ni les dates ni la source des échanges.
Il peut exporter les messages un par un, chacun dans un PDF distinct. Chaque PDF contenant un message exporté comporte un en-tête qui indique l’auteur, la date et la source. Il peut aussi demander à l’assistant un récapitulatif de la tâche au format PDF.
Si l’avocat consulte un fil de discussion résumé par l’IA, c’est cette version qui figurera dans le fichier contenant le message exporté. L’en-tête indiquera que le contenu a été préparé par l’IA et précisera le nom du mode. L’avocat sait ainsi s’il transmet l’original ou une version retravaillée.
Questions fréquentes
Quels formats sont disponibles en plus du PDF ?
L’assistant génère des fichiers Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV et HTML. Vous pouvez exporter un message ou une note au format PDF, Word ou texte brut (TXT). Les feuilles de calcul nécessitent des données sous forme de tableau.
Puis-je exporter un seul message ?
Oui. Vous pouvez exporter un message d’une tâche ou d’une discussion, y compris une réponse de l’assistant, un message de la Messagerie ou une note. Le programme vérifie à chaque fois que vous avez accès à la source.
Combien de temps le lien de téléchargement du fichier reste-t-il actif ?
Le lien fonctionne par défaut pendant 24 heures. Passé ce délai, il expire et le fichier doit être généré à nouveau. Pour le télécharger, il faut être connecté et avoir accès à la source du fichier, et un fichier préparé par l’Assistant IA ne peut être téléchargé que par vous.
Que contiendra le PDF si je consulte un fil de discussion dans sa version préparée par l’IA ?
Lors de l’exportation d’un message au format PDF, c’est sa version affichée à l’écran qui est exportée. L’en-tête indique que le contenu a été préparé par l’IA et précise le nom du mode utilisé. Si vous consultez l’original, c’est l’original qui sera exporté.