Mi a PDF-exportálás a Task Managerben?
A Task Manager PDF-exportálásával elmentheted a beszélgetésszál összefoglalóját vagy az asszisztens által készített feladatjelentést, továbbá egyetlen üzenetet vagy feljegyzést is exportálhatsz. Egy ilyen dokumentumot felhasználhatsz ajánlat készítésekor vagy az ügy iratai között. Nem kell képernyőképeket készítened vagy a tartalmat Wordbe másolnod.
A fájl kétféleképpen készülhet el. Megkérheted az asszisztenst: „Készíts PDF-et az X6 feladat összefoglalójából”. Az AI megírja a szöveget, a Task Manager pedig összeállítja a fájlt, és hozzáad egy „Letöltés” gombot. Egy konkrét elemet is exportálhatsz: egy üzenetet egy feladatból, csevegésből vagy a Levelezésből, illetve egy jegyzetet. A PDF, Word vagy egyszerű szöveg formátumot az üzenet vagy jegyzet menüjéből választhatod ki.
A szerepek különválnak: az AI készíti el a szöveget, a Task Manager pedig összeállítja a dokumentumot. A fájl akkor is elkészül, ha a modell „elfelejti” megadni a formátumot.
Hogyan készül a fájl, és mi kerül bele?
Ha dokumentumot kérsz az asszisztenstől, egyértelműen jelezd, hogy fájlt szeretnél létrehozni, és add meg a formátumot. Elég ennyit írnod: „Készíts PDF-et erről a beszélgetésszálról”. A PDF futólagos említése nem indítja el a fájl létrehozását.
Egyetlen üzenet vagy feljegyzés exportálásakor a félkövér és dőlt formázás, a listák és a címsorok megmaradnak. A program ilyenkor a dokumentum tetejére egy információt helyez el arról, hogy ki és mikor írta a tartalmat, valamint arról, melyik beszélgetésszálból vagy postafiókból származik. Így a letöltés után könnyebb azonosítani a dokumentum forrását.
Ha a beszélgetésszálat „Szépítés”, „Összefoglalás” vagy „Szakértő” módban olvasod, az exportált üzenet PDF-jébe a képernyőn látható változat kerül, nem az adatbázisban tárolt eredeti. A fejléc ilyenkor jelzi, hogy a szöveget az AI készítette, és megadja a mód nevét. Így meg tudod különböztetni az átdolgozott változatot az eredetitől.
A letöltési link egy tokent tartalmaz. Önmagában a token nem elegendő: a program ellenőrzi, hogy be vagy-e jelentkezve, és van-e hozzáférésed a fájl forrásához. A postafiók az adminisztrátor elől is privát marad. A link alapértelmezetten 24 óráig érvényes. Utána lejár, és a fájlt újra kell generálni.
Mit nyersz vele?
Amikor az ügyfél az egyeztetések összefoglalását kéri, nem egy üres dokumentummal és a beszélgetés másolgatásával kezded. Letölthető összefoglalót kapsz. Kevesebb időt töltesz azzal, hogy újra összeállítsd azt, amit már rögzítettetek.
Amikor levelezést készítesz elő egy ügy aktáihoz vagy egy ajánlathoz, nem kell képernyőképeket gyűjtened. Egy adott üzenetet külön dokumentumként is elmenthetsz, ahelyett, hogy kézzel másolnád át egy fájlba. Könnyebben visszatérhetsz a szükséges részlethez, anélkül, hogy a teljes beszélgetés képeit kellene átnézned.
Ügyvédi iroda, amely levelezést csatol az ügy aktáihoz
Az ügyvéd egyetlen beszélgetésszálban kezeli az ügyet: rögzíti az ügyféllel folytatott egyeztetéseket, a kérdéseket és a döntéseket. Három hónap elteltével szüksége van az ügy aktáihoz tartozó dokumentumokra. Exportálás nélkül az üzeneteket másolgatnia kellene, közben pedig ügyelnie kellene arra, hogy a dátumok és a levelezés forrása se vesszen el.
Az üzeneteket egyenként, külön PDF-fájlként exportálhatja. Minden exportált üzenetet tartalmazó PDF fejlécében szerepel a szerző, a dátum és a forrás. A feladat összefoglalóját PDF-ben az asszisztenstől is kérheti.
Ha az ügyvéd AI által összefoglalt változatban nézi át a beszélgetésszálat, az exportált üzenetet tartalmazó fájlba ez a változat kerül. A fejléc jelzi, hogy a tartalmat AI készítette, és feltünteti a mód nevét. Így az ügyvéd tudja, hogy az eredetit vagy az átdolgozott változatot adja tovább.
Gyakori kérdések
Milyen formátumok érhetők el a PDF-en kívül?
Az asszisztens Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV és HTML fájlokat készít. Egyetlen üzenetet vagy feljegyzést PDF, Word vagy egyszerű szöveg (TXT) formátumba exportálhatsz. A táblázatokhoz táblázatos formában megadott adatok szükségesek.
Exportálhatok egyetlen üzenetet is?
Igen. Exportálhatod egy feladat vagy csevegés üzenetét, beleértve az asszisztens válaszát is, továbbá a Levelezés egyik üzenetét vagy egy feljegyzést. A program minden alkalommal ellenőrzi, hogy hozzáférsz-e a forráshoz.
Meddig működik a letöltési hivatkozás?
A link alapértelmezetten 24 óráig érvényes. Utána lejár, és a fájlt újra kell generálni. A letöltéshez bejelentkezésre és a fájl forrásához való hozzáférésre van szükség, és az AI-asszisztens által elkészített fájlt csak Te tudod letölteni.
Mi kerül a PDF-be, ha a beszélgetésszálat az AI által előkészített változatban olvasom?
Ha egyetlen üzenetet exportálsz PDF-be, az a változat kerül bele, amelyet a képernyőn látsz. A fejléc jelzi, hogy a tartalmat AI készítette, és megadja az üzemmód nevét. Ha az eredetit olvasod, az eredetit exportálod.