Mitä on PDF-vienti Task Managerissa?
Task Managerin PDF-viennillä voit tallentaa avustajan laatiman keskusteluketjun yhteenvedon tai tehtäväraportin sekä viedä yksittäisen viestin tai muistiinpanon. Voit käyttää tällaista dokumenttia tarjouksen tai tapausasiakirjojen valmistelussa. Sinun ei tarvitse ottaa kuvakaappauksia tai siirtää sisältöä Wordiin.
Tiedosto luodaan kahdella tavalla. Voit pyytää avustajaa: ”Laadi PDF-tehtävästä X6 ja tee siitä yhteenveto.” AI kirjoittaa sisällön, ja Task Manager luo tiedoston ja lisää ”Lataa”-painikkeen. Voit myös viedä yksittäisen kohteen: tehtävän, keskustelun tai Sähköpostin viestin tai muistiinpanon. Valitse PDF-, Word- tai tavallinen tekstimuoto viestin tai muistiinpanon valikosta.
Roolijako on tärkeä: AI valmistelee sisällön ja Task Manager luo dokumentin. Tiedosto luodaan, vaikka malli ”unohtaisi” tiedostomuodon.
Miten tiedosto luodaan ja mitä siihen sisältyy?
Kun pyydät avustajalta dokumenttia, kerro selvästi, että haluat luoda tiedoston, ja ilmoita tiedostomuoto. ”Laadi PDF tästä keskusteluketjusta ja tee siitä yhteenveto” riittää. Pelkkä maininta PDF:stä ei käynnistä tiedoston luontia.
Kun viet yksittäisen viestin tai muistiinpanon, lihavointi, kursivointi, listat ja otsikot säilyvät. Ohjelma lisää dokumentin yläreunaan tiedon siitä, kuka kirjoitti sisällön ja milloin sekä mistä keskusteluketjusta tai postilaatikosta se on peräisin. Näin dokumentin lähde on helpompi selvittää lataamisen jälkeen.
Jos luet viestiketjua ”Kaunistele”-, ”Tiivistä”- tai ”Asiantuntija”-tilassa, PDF-vientiin päätyy viestistä näytöllä näkyvä versio, ei tietokannassa oleva alkuperäinen. Ylätunniste kertoo tällöin, että sisällön on laatinut AI, ja ilmoittaa käytetyn tilan nimen. Näin voit erottaa muokatun version alkuperäisestä.
Latauslinkki sisältää tokenin. Pelkkä token ei riitä: ohjelma tarkistaa, oletko kirjautunut ja onko sinulla pääsy tiedoston lähteeseen. Postilaatikko pysyy yksityisenä myös pääkäyttäjälle. Linkki toimii oletuksena 24 tuntia. Sen jälkeen se vanhenee ja tiedosto pitää luoda uudelleen.
Mitä hyödyt?
Kun asiakas pyytää sinulta yhteenvetoa sovituista asioista, sinun ei tarvitse aloittaa tyhjästä asiakirjasta ja keskustelun kopioimisesta. Saat yhteenvedon ladattavana tiedostona. Käytät vähemmän aikaa jo kirjattujen asioiden kokoamiseen.
Kun valmistelet kirjeenvaihtoa asian asiakirjoihin tai tarjoukseen liitettäväksi, sinun ei tarvitse kerätä kuvakaappauksia. Voit tallentaa yksittäisen viestin omaksi asiakirjakseen sen sijaan, että kirjoittaisit sen käsin tiedostoon. Löydät tarvitsemasi kohdan helpommin ilman, että sinun tarvitsee selata koko keskustelun kuvia.
Asian asiakirjoihin kirjeenvaihtoa liittävä asianajotoimisto
Asianajaja hoitaa asiaa yhdessä viestiketjussa: hän kirjaa asiakkaan kanssa sovitut asiat, kysymykset ja päätökset. Kolmen kuukauden kuluttua hän tarvitsee asiakirjat asiaa varten. Ilman vientitoimintoa hänen on kopioitava viestit ja varmistettava, etteivät päivämäärät tai kirjeenvaihdon lähde katoa.
Hän voi viedä viestit yksitellen, kukin omana PDF-tiedostonaan. Jokaisen viedyn viestin PDF-tiedoston ylätunnisteessa näkyvät lähettäjä, päivämäärä ja lähde. Hän voi myös pyytää avustajalta Tehtävän yhteenvedon PDF-tiedostona.
Jos asianajaja lukee viestiketjua AI:n tiivistämässä muodossa, viedyn viestin tiedostoon päätyy juuri tämä versio. Ylätunniste kertoo, että sisällön on laatinut AI, ja ilmoittaa käytetyn tilan nimen. Asianajaja tietää siis, välittääkö hän eteenpäin alkuperäisen vai muokatun version.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä muita tiedostomuotoja PDF:n lisäksi on saatavilla?
Avustaja luo Word-tiedostoja (DOCX), Excel-tiedostoja (XLSX), CSV- ja HTML-tiedostoja. Voit viedä yksittäisen viestin tai muistiinpanon PDF-, Word- tai pelkkänä tekstinä (TXT). Laskentataulukoihin tarvitaan taulukkomuotoista dataa.
Voinko viedä yksittäisen viestin?
Kyllä. Voit viedä tehtävän tai keskustelun viestin, myös avustajan vastauksen, Sähköpostin viestin tai muistiinpanon. Ohjelma tarkistaa joka kerta, että sinulla on pääsy lähteeseen.
Kuinka kauan latauslinkki toimii?
Linkki toimii oletuksena 24 tuntia. Sen jälkeen se vanhenee ja tiedosto pitää luoda uudelleen. Lataamiseen tarvitset kirjautumisen ja pääsyn tiedoston lähteeseen, ja AI-avustajan valmisteleman tiedoston voit ladata vain sinä.
Mitä PDF-tiedostoon tulee, jos luen keskusteluketjua AI:n valmistelemassa versiossa?
Kun viet yksittäisen viestin PDF-tiedostoksi, siihen tulee näytöllä näkyvä versio. Yläreunassa kerrotaan, että sisällön on valmistellut AI, ja ilmoitetaan tilan nimi. Jos luet alkuperäistä, viet alkuperäisen version.