¿Qué es la exportación a PDF en Task Manager?
La exportación a PDF en Task Manager permite guardar un resumen de un hilo o un informe de una tarea preparado por el asistente, así como exportar un mensaje individual o una nota. Puedes utilizar este documento para preparar un presupuesto o un expediente. No tienes que hacer capturas de pantalla ni copiar el contenido en Word.
El archivo se genera de dos maneras. Puedes pedirle al asistente: «Prepara un PDF con el resumen de la tarea X6». La IA redacta el contenido y Task Manager genera el archivo y añade un botón «Descargar». También puedes exportar un elemento concreto: un mensaje de una tarea, un chat o Correo, o una nota. Elige el formato PDF, Word o texto sin formato en el menú de ese mensaje o nota.
La división de funciones es importante: la IA prepara el contenido y Task Manager genera el documento. El archivo se crea incluso si el modelo «se olvida» del formato.
¿Cómo se genera el archivo y qué incluye?
Cuando pidas un documento al asistente, indica claramente que quieres crear un archivo y especifica el formato. Basta con decir: «Prepara un PDF con el resumen de este hilo». Una mención informal al PDF no inicia la creación del archivo.
Al exportar un mensaje individual o una nota, se conservan las negritas, la cursiva, las listas y los encabezados. En la parte superior del documento, el programa añade información sobre quién escribió el contenido, cuándo y de qué hilo o buzón procede. Así, una vez descargado, resulta más fácil identificar el origen del documento.
Si lees un hilo en el modo «Mejorar», «Resumir» o «Experto», el PDF de la conversación exportada incluirá la versión que aparece en pantalla, no la original de la base de datos. El encabezado indicará entonces que el contenido lo ha preparado la IA y especificará el nombre del modo. Así podrás distinguir el contenido elaborado del original.
El enlace de descarga contiene un token. El token por sí solo no basta: el programa comprueba que has iniciado sesión y que tienes acceso al origen del archivo. El buzón de correo permanece privado incluso para el administrador. El enlace funciona por defecto durante 24 horas. Después caduca y hay que generar el archivo de nuevo.
¿Qué ganas?
Cuando un cliente te pide un resumen de lo acordado, no empiezas con un documento en blanco ni copiando la conversación. Recibes un archivo con el resumen listo para descargar. Dedicas menos tiempo a reconstruir lo que ya se ha dejado por escrito.
Cuando preparas correspondencia para un expediente o una oferta, no tienes que recopilar capturas de pantalla. Puedes guardar un mensaje concreto como documento independiente, en lugar de copiarlo manualmente en un archivo. Te resultará más fácil volver al fragmento que necesitas, sin tener que revisar imágenes de toda la conversación.
Un despacho que adjunta correspondencia a los expedientes
Un abogado lleva el caso en un único hilo: registra los acuerdos con el cliente, las preguntas y las decisiones. Tres meses después, necesita los documentos para el expediente. Sin la opción de exportar, tiene que copiar los mensajes y asegurarse de no perder las fechas ni la fuente de la correspondencia.
Puede exportar los mensajes uno por uno, cada uno como un PDF independiente. Todos los PDF con mensajes exportados incluyen un encabezado que indica el autor, la fecha y la fuente. También puede pedir al asistente un resumen de la tarea en PDF.
Si el abogado consulta el hilo en la versión resumida por la IA, el archivo con el mensaje exportado incluirá precisamente esa versión. El encabezado indicará que el contenido lo ha preparado la IA y especificará el nombre del modo. Así, el abogado sabe si está entregando el original o una versión elaborada.
Preguntas frecuentes
¿Qué formatos hay disponibles además de PDF?
El asistente genera archivos Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV y HTML. Puedes exportar un mensaje o una nota individual como PDF, Word o texto sin formato (TXT). Las hojas de cálculo requieren datos en forma de tabla.
¿Puedo exportar un solo mensaje?
Sí. Puedes exportar un mensaje de una tarea o un chat, incluida una respuesta del asistente, un mensaje de Correo o una nota. El programa comprueba cada vez que tienes acceso a la fuente.
¿Cuánto tiempo funciona el enlace de descarga del archivo?
El enlace funciona por defecto durante 24 horas. Después caduca y hay que generar el archivo de nuevo. Para descargarlo necesitas haber iniciado sesión y tener acceso al origen del archivo, y el archivo preparado por el Asistente de IA solo tú podrás descargarlo.
¿Qué aparecerá en el PDF si estoy leyendo un hilo en la versión preparada por IA?
Al exportar un mensaje individual a PDF, se incluirá la versión que aparece en pantalla. El encabezado indicará que el contenido lo ha preparado la IA y especificará el nombre del modo. Si estás leyendo el original, exportarás el original.