Čo je export do PDF v Task Manageri?
Export do PDF v Task Manageri umožňuje uložiť zhrnutie vlákna alebo správu o úlohe pripravenú asistentom, ako aj exportovať jednotlivú správu alebo poznámku. Takýto dokument môžete použiť pri príprave ponuky alebo spisu. Nemusíte vytvárať snímky obrazovky ani prenášať obsah do Wordu.
Súbor vzniká dvoma spôsobmi. Môžete požiadať asistenta: „Priprav PDF so súhrnom úlohy X6“. AI napíše obsah a Task Manager vytvorí súbor a pridá tlačidlo „Stiahnuť“. Môžete tiež exportovať konkrétnu položku: správu z úlohy, chatu alebo Pošty, prípadne poznámku. Formát PDF, Word alebo obyčajný text vyberiete v ponuke danej správy alebo poznámky.
Rozdelenie úloh je dôležité: AI pripraví obsah a Task Manager vytvorí dokument. Súbor vznikne, aj keď model „zabudne“ uviesť formát.
Ako súbor vzniká a čo obsahuje?
Keď žiadate asistenta o dokument, jasne uveďte, že chcete vytvoriť súbor, a zadajte formát. Stačí „Priprav PDF so súhrnom tohto vlákna“. Letmá zmienka o PDF nespustí vytvorenie súboru.
Pri exporte jednotlivej správy alebo poznámky sa zachová tučné písmo, kurzíva, zoznamy aj nadpisy. Program potom pridá do hornej časti dokumentu informáciu o tom, kto a kedy obsah napísal a z ktorého vlákna alebo schránky pochádza. Po stiahnutí tak ľahšie zistíte zdroj dokumentu.
Ak čítate vlákno v režime „Vylepši“, „Zhrň“ alebo „Expert“, do PDF exportovanej správy sa vloží jej verzia zobrazená na obrazovke, nie originál z databázy. Hlavička vtedy informuje, že obsah pripravila AI, a uvádza názov režimu. Takto môžete odlíšiť spracovanú verziu od originálu.
Odkaz na stiahnutie obsahuje token. Samotný token nestačí: program kontroluje, či ste prihlásený a či máte prístup k zdroju súboru. Poštová schránka zostáva súkromná aj pre administrátora. Odkaz funguje predvolene 24 hodín. Potom vyprší a súbor treba vygenerovať znova.
Čo získate?
Keď vás klient požiada o zhrnutie dohôd, nemusíte začínať prázdnym dokumentom a kopírovaním konverzácie. Dostanete súbor so zhrnutím na stiahnutie. Menej času strávite rekonštruovaním toho, čo už bolo zaznamenané.
Keď pripravujete korešpondenciu do spisu alebo k ponuke, nemusíte zhromažďovať snímky obrazovky. Konkrétnu správu môžete uložiť ako samostatný dokument namiesto toho, aby ste ju ručne prepisovali do súboru. Potrebnú časť ľahšie nájdete bez prezerania obrázkov celej konverzácie.
Advokátska kancelária, ktorá prikladá korešpondenciu do spisu
Právnik vedie prípad v jednom vlákne: zaznamenáva dohody s klientom, otázky a rozhodnutia. Po troch mesiacoch potrebuje dokumenty do spisu. Bez exportu musí kopírovať správy a dávať pozor, aby nestratil dátumy ani zdroj korešpondencie.
Správy môže exportovať jednotlivo, každú ako samostatné PDF. Každé PDF s exportovanou správou obsahuje hlavičku s autorom, dátumom a zdrojom. Asistenta môže požiadať aj o zhrnutie úlohy v PDF.
Ak si právnik prezerá vlákno v podobe zhrnutej AI, do súboru s exportovanou správou sa vloží práve táto verzia. Hlavička uvedie, že obsah pripravila AI, a názov režimu. Právnik tak vie, či odovzdáva originál alebo spracovanú verziu.
Najčastejšie otázky
Aké formáty sú dostupné okrem PDF?
Asistent generuje súbory Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV a HTML. Jednotlivú správu alebo poznámku môžete exportovať ako PDF, Word alebo čistý text (TXT). Tabuľkové súbory vyžadujú údaje vo forme tabuľky.
Môžem exportovať jednotlivú správu?
Áno. Môžete exportovať správu z úlohy alebo chatu vrátane odpovede asistenta, správu z Pošty alebo poznámku. Program zakaždým overí, či máte prístup k zdroju.
Ako dlho funguje odkaz na stiahnutie súboru?
Odkaz funguje predvolene 24 hodín. Potom vyprší a súbor treba vygenerovať znova. Na stiahnutie potrebujete prihlásenie a prístup k zdroju súboru, a súbor pripravený Asistentom AI stiahnete iba vy.
Čo sa dostane do PDF, ak čítam vlákno vo verzii pripravenej AI?
Pri exporte jednotlivej správy do PDF sa doň uloží jej verzia zobrazená na obrazovke. V hlavičke bude uvedené, že obsah pripravila AI, a názov režimu. Ak čítate originál, exportujete originál.