Vad är PDF-export i Task Manager?
Med PDF-export i Task Manager kan du spara en sammanfattning av en tråd eller en rapport om en uppgift som assistenten har skapat, och även exportera ett enskilt meddelande eller en anteckning. Du kan använda dokumentet när du förbereder ett erbjudande eller en ärendeakt. Du behöver inte ta skärmbilder eller flytta innehållet till Word.
Filen skapas på två sätt. Du kan be assistenten: ”Skapa en PDF med en sammanfattning av uppgift X6”. AI skriver innehållet, och Task Manager skapar filen och lägger till knappen ”Ladda ner”. Du kan också exportera ett specifikt objekt: ett meddelande från en uppgift, chatt eller E-post, eller en anteckning. Du väljer PDF, Word eller vanlig text i menyn för meddelandet eller anteckningen.
Rollfördelningen är viktig: AI skapar innehållet och Task Manager skapar dokumentet. Filen skapas även om modellen ”glömmer” formatet.
Hur skapas filen och vad innehåller den?
När du ber assistenten om ett dokument ska du tydligt ange att du vill skapa en fil och ange formatet. Det räcker att skriva ”Skapa en PDF med en sammanfattning av den här tråden”. En lös hänvisning till en PDF startar inte skapandet av en fil.
När du exporterar ett enskilt meddelande eller en anteckning bevaras fetstil, kursiv stil, listor och rubriker. Programmet lägger då högst upp i dokumentet till information om vem som skrev innehållet och när, samt vilken tråd eller inkorg det kommer från. Det blir därmed enklare att hitta dokumentets källa efter nedladdning.
Om du läser en tråd i läget ”Förbättra”, ”Sammanfatta” eller ”Expert” hamnar den version du ser på skärmen, inte originalet från databasen, i PDF-filen med det exporterade meddelandet. Rubriken anger då att innehållet har tagits fram av AI och namnet på läget. På så sätt kan du skilja bearbetningen från originalet.
Nedladdningslänken innehåller en token. Token ensam räcker inte: programmet kontrollerar om du är inloggad och har tillgång till filens källa. Postlådan förblir privat även för administratören. Länken fungerar som standard i 24 timmar. Sedan upphör den att gälla och filen måste genereras på nytt.
Vad vinner du?
När en kund ber dig sammanfatta vad ni kommit överens om behöver du inte börja med ett tomt dokument och kopiera in konversationen. Du får en sammanfattning som du kan ladda ner. Du lägger mindre tid på att återskapa sådant som redan har dokumenterats.
När du förbereder korrespondens till ett ärende eller ett erbjudande behöver du inte samla skärmbilder. Du kan spara ett specifikt meddelande som ett separat dokument i stället för att skriva in det i en fil för hand. Det blir enklare att hitta rätt avsnitt utan att gå igenom bilder av hela konversationen.
Advokatbyrå som lägger till korrespondens i ärendeakten
En jurist hanterar ett ärende i en och samma tråd: hen dokumenterar överenskommelser med klienten, frågor och beslut. Efter tre månader behöver hen dokumenten till ärendeakten. Utan export måste hen kopiera meddelanden och se till att varken datum eller källan till korrespondensen går förlorade.
Hen kan exportera meddelanden ett i taget, vart och ett som en separat PDF. Varje PDF med ett exporterat meddelande har en rubrik som anger avsändare, datum och källa. Hen kan också be assistenten om en sammanfattning av uppgiften som PDF.
Om juristen läser en tråd i en AI-sammanfattad version hamnar just den versionen i filen med det exporterade meddelandet. Rubriken anger att innehållet har tagits fram av AI och namnet på läget. Juristen vet då om hen skickar originalet eller en bearbetad version.
Vanliga frågor
Vilka format finns tillgängliga utöver PDF?
Assistenten skapar Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV och HTML. Du kan exportera ett enskilt meddelande eller en anteckning som PDF, Word eller vanlig text (TXT). Kalkylblad kräver att data finns i tabellform.
Kan jag exportera ett enskilt meddelande?
Ja. Du kan exportera ett meddelande från en uppgift eller chatt, även ett svar från assistenten, ett meddelande från E-post eller en anteckning. Programmet kontrollerar varje gång att du har åtkomst till källan.
Hur länge fungerar nedladdningslänken till filen?
Länken fungerar som standard i 24 timmar. Sedan upphör den att gälla och filen måste genereras på nytt. För att ladda ner behöver du vara inloggad och ha tillgång till filens källa, och en fil som AI-assistenten förberett kan bara du själv ladda ner.
Vad hamnar i PDF-filen om jag läser en tråd i en AI-bearbetad version?
När du exporterar ett enskilt meddelande till PDF används den version som visas på skärmen. Dokumentets sidhuvud anger att innehållet har skapats av AI och namnger läget. Om du läser originalet exporteras originalet.