Co jsou firemní znalosti v Task Manageru?
Firemní znalosti pro AI asistenta jsou materiály, z nichž čerpá při odpovědi: úkoly, chaty, poznámky, soubory a složky. Místo obecných odpovědí sahá k tomu, co váš tým už zapsal - například k popisu úkolu starého půl roku nebo poznámce s postupem. Bázi znalostí celé firmy, budovanou na pozadí, dostanete ve variantě Pro.
Ve variantě Pro tyto znalosti rostou s každodenní prací. Při aktivitě v programu se Task Manager jednou denně pokusí o aktualizaci báze znalostí o úkoly, chaty, poznámky a soubory. Vytváří krátká shrnutí ujednání, problémů a závěrů z úkolů a chatů. Poznámky a soubory neshrnuje - indexuje fragmenty originálů, počínaje názvem. U souborů indexuje čitelný text, ne skeny ani obrázky. Díky tomu může asistent v dokumentu najít konkrétní sazbu, paragraf nebo kód.
Zdroje můžete vybrat také sami. Tlačítko „Zdroje“ nad konverzací vám umožní vybrat úkol, chat, poznámku, složku nebo celý Pracovní prostor. Jedna sada může obsahovat několik úkolů, poznámku i kalendář.
Odkud asistent čerpá odpověď?
Zdroje procházíte stejně jako v modulu Soubory: od Pracovního prostoru přes vlákno až po jeho složky. Kliknutím na řádek zdroj označíte a šipka „›“ vás zavede o úroveň hlouběji. Když vyberete úkol nebo chat, asistent získá také soubory, které s nimi souvisejí - ze zpráv i z modulu Soubory. U názvu vlákna vidíte jejich počet.
Panel pod seznamem ukazuje, kolik znalostí se vejde do dotazu. Pokud jich vyberete příliš mnoho, asistent uvede, co nezohlednil. Nejprve vynechá obecné rozsahy; úkoly vybrané přímo zůstávají. Soubor vybraný jako zdroj čte po částech o přibližně 24 000 znacích. Může načíst další části, až do 300 000 znaků. Příloha čtená přímo ze zprávy má nižší limit - přibližně 50 KB textu.
Ve variantě Pro, bez ručního výběru zdrojů, asistent hledá v indexu budovaném na pozadí podle slov. U OpenAI nebo Gemini se zapnutým sémantickým vyhledáváním hledá i podle významu. Novější zápisy mají vyšší váhu. Po 45 dnech klesá váha shrnutí chatu na polovinu, a váha záznamu rozhodnutí po 180 dnech. Obsah fragmentů v indexu je šifrovaný, ale vektory ne.
Asistent vidí pouze materiály, ke kterým máte oprávnění. Nezobrazí vám soukromou poznámku kolegy, ani když jste administrátor. Oprávnění kontroluje při čtení. Pokud přístup ke zdroji ztratíte, při další otázce ho nezohlední.
Co získáte?
Nový člen týmu nemusí čekat, až někdo najde postup pro vyřizování reklamací. Může se na něj zeptat asistenta, i když je postup uložený v poznámce nebo souboru ve složce, ke které má přístup.
Nemusíte procházet staré konverzace, abyste si připomněli, na čem jste se dohodli v dubnu. Zeptáte se na to, co jste zaznamenali, místo abyste hledali někoho, kdo si pamatuje rozhovor se zákazníkem. Neuvidíte přitom soukromé poznámky ani soubory ostatních jen proto, že pracujete ve stejném Pracovním prostoru.
Příklad z každodenní práce
Renovační firma uzavírá čtvrtletí. Klient volá, protože si pamatuje jinou cenu za metr. V úkolu „Renovace kanceláře Meblex“ je čtyřicet zpráv, tři verze kalkulace v XLSX a podepsaný PDF. Osoba, která má zakázku na starosti, označí úkol jako zdroj. Přílohy se k němu připojí, takže se může asistenta zeptat na dohodnutou sazbu.
Asistent může přečíst tabulky a zprávy a pomoci ověřit sazbu. Pokud je materiálů příliš mnoho, může požádat o výběr konkrétního souboru. Delší soubor může číst postupně po částech, místo aby skončil u první. Konverzace zůstane jako samostatné vlákno v seznamu. Při další reklamaci ji můžete duplikovat i se sadou zdrojů.
Nejčastější dotazy
Dostávají se moje dokumenty k externímu poskytovateli AI?
Ano. Obsah vybraného zdroje se v rámci dotazu odešle poskytovateli, kterého zvolil administrátor: OpenAI, Gemini, Claude nebo Grok. Obsah úryvků uložených v indexu znalostní báze je šifrovaný, vektory však nikoli.
Může asistent číst mou poštu?
Pouze pokud administrátor v Nastavení povolí poštu jako zdroj znalostí AI. Ve výchozím nastavení je vypnutá. Po zapnutí můžete vybrat pouze vlastní schránky; ani administrátor nemůže vybrat poštu někoho jiného. Pošta se neukládá do průběžně indexované znalostní báze.
Jaké soubory umí asistent přečíst?
Asistent dokáže přečíst soubory TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS a PDF s textovou vrstvou. Obrázky analyzuje vizuálně, pokud je vybraný model podporuje. Starší soubory DOC ani naskenované PDF nepřečte, protože program nemá OCR.
Stojí indexování poznámek a souborů další dotazy na AI?
Ne. Poznámky a soubory se přidávají do znalostní báze bez volání modelu. Program sám vypočítá klíčová slova. Shrnuje pouze úkoly a chaty.