O que é o conhecimento da empresa no Task Manager?
O conhecimento da empresa para o Assistente de IA são os materiais que ele usa para responder: tarefas, chats, notas, ficheiros e pastas. Em vez de responder com generalidades, recorre ao que a sua equipa já registou - por exemplo, à descrição de uma tarefa de há meio ano ou a uma nota com um procedimento. A base de conhecimento de toda a empresa, construída em segundo plano, está disponível na versão Pro.
Na versão Pro, este conhecimento cresce com o trabalho diário. Com a atividade no programa, o Task Manager tenta, uma vez por dia, atualizar a base de conhecimento com tarefas, chats, notas e ficheiros. Constrói resumos curtos de decisões, problemas e conclusões das tarefas e chats. As notas e os ficheiros não são resumidos - são indexados fragmentos dos originais, começando pelo título. No caso dos ficheiros, indexa o texto que consegue ler, não digitalizações nem imagens. Assim, o assistente pode encontrar num documento um valor, um parágrafo ou um código específico.
Também pode indicar as fontes. O botão «Fontes», por cima da conversa, permite escolher uma tarefa, um chat, uma nota, uma pasta ou todo o workspace. Um conjunto pode incluir várias tarefas, uma nota e um calendário.
De onde vem a resposta do assistente?
Percorre as fontes como no módulo Ficheiros: do workspace ao tópico e às respetivas pastas. Clicar numa linha seleciona a fonte e a seta «›» permite avançar um nível. Quando indica uma tarefa ou um chat, o assistente também recebe os ficheiros associados - tanto os das mensagens como os do módulo Ficheiros. O número de ficheiros aparece junto ao nome do tópico.
A barra abaixo da lista mostra quanto conhecimento cabe no pedido. Se selecionar demasiados elementos, o assistente indica o que não incluiu. Começa por omitir os âmbitos gerais, mas mantém as tarefas indicadas diretamente. Lê um ficheiro selecionado como fonte em blocos de cerca de 24 000 caracteres. Pode carregar blocos seguintes, até um total de 300 000 caracteres. Um anexo lido diretamente a partir de uma mensagem tem um limite inferior - cerca de 50 KB de texto.
Na versão Pro, sem escolha manual de fontes, o assistente procura no índice construído em segundo plano por palavras. Com o OpenAI ou o Gemini e a pesquisa semântica ativada, procura também por significado. As entradas mais recentes têm mais peso. Ao fim de 45 dias, o peso do resumo de um chat desce para metade, e o peso de um registo de decisão - ao fim de 180 dias. O conteúdo dos fragmentos no índice é encriptado, mas os vetores não.
O assistente só vê materiais a que tem acesso. Não lhe mostra uma nota privada de um colega, mesmo que seja administrador. Verifica as permissões no momento da leitura. Se perder o acesso a uma fonte, não a terá em conta na pergunta seguinte.
O que ganha?
Uma pessoa nova na equipa não precisa de esperar que alguém encontre o procedimento para tratar reclamações. Pode perguntar ao assistente, mesmo que o procedimento esteja numa nota ou num ficheiro numa pasta a que tenha acesso.
Não precisa de percorrer conversas antigas para reconstituir o que ficou acordado em abril. Pergunta o que foi registado, em vez de procurar alguém que se lembre da conversa com o cliente. Não verá notas nem ficheiros privados de outras pessoas só por trabalharem no mesmo workspace.
Exemplo do trabalho diário
Uma empresa de remodelações está a fechar o trimestre. Um cliente telefona porque se lembra de um preço diferente por metro. Na tarefa «Remodelação do escritório Meblex» há quarenta mensagens, três versões do orçamento em XLSX e um PDF assinado. A pessoa responsável indica a tarefa como fonte. Os anexos são incluídos, pelo que pode perguntar ao assistente qual foi o preço acordado.
O assistente pode ler as folhas de cálculo e as mensagens para ajudar a confirmar o valor. Se houver demasiados materiais, pode pedir-lhe que indique um ficheiro específico. Pode ler um ficheiro mais longo por partes, em vez de se limitar à primeira. A conversa fica como um tópico separado na lista. Na reclamação seguinte, pode duplicá-la juntamente com o conjunto de fontes.
Perguntas mais frequentes
Os meus documentos são enviados para um fornecedor externo de IA?
Sim. O conteúdo da fonte indicada é enviado no pedido ao fornecedor escolhido pelo administrador: OpenAI, Gemini, Claude ou Grok. O conteúdo dos excertos guardados no índice da base de conhecimento é encriptado, mas os vetores não.
O assistente pode ler os meus e-mails?
Só se o administrador ativar o e-mail como fonte de conhecimento de IA nas Definições. Está desativado por predefinição. Depois de ativado, só pode indicar as suas próprias caixas de correio; nem o administrador pode indicar a caixa de correio de outra pessoa. O e-mail não é incluído na base de conhecimento indexada em segundo plano.
Que ficheiros consegue ler o assistente?
O assistente lê ficheiros TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS e PDF com camada de texto. Analisa imagens visualmente se o modelo escolhido as suportar. Não consegue ler ficheiros DOC mais antigos nem PDFs digitalizados, porque o programa não tem OCR.
A indexação de notas e ficheiros implica pedidos de IA adicionais?
Não. As notas e os ficheiros são adicionados à base de conhecimento sem chamar o modelo. O programa calcula as palavras-chave automaticamente. Só resume tarefas e conversas.