Čo sú firemné znalosti v Task Manageri?
Firemné znalosti pre Asistenta AI sú materiály, z ktorých čerpá pri odpovedi: úlohy, chaty, poznámky, súbory a priečinky. Namiesto všeobecných odpovedí siaha po tom, čo váš tím už zapísal - napríklad po popise úlohy spred pol roka alebo poznámke s postupom. Databázu znalostí celej firmy, budovanú na pozadí, dostanete vo variante Pro.
Vo variante Pro tieto znalosti rastú pri každodennej práci. Pri aktivite v programe sa Task Manager raz denne pokúša aktualizovať databázu znalostí o úlohy, chaty, poznámky a súbory. Buduje krátke zhrnutia dohôd, problémov a záverov z úloh a chatov. Poznámky a súbory nezhŕňa - indexuje fragmenty originálov, počnúc názvom. Pri súboroch indexuje čitateľný text, nie skeny ani obrázky. Vďaka tomu môže asistent nájsť v dokumente konkrétnu sadzbu, paragraf alebo kód.
Zdroje môžete vybrať aj sami. Tlačidlo „Zdroje“ nad konverzáciou vám umožní vybrať úlohu, chat, poznámku, priečinok alebo celý pracovný priestor. V jednej skupine môže byť niekoľko úloh, poznámka aj kalendár.
Odkiaľ asistent čerpá odpoveď?
Zdroje si prezeráte podobne ako v module Súbory: od pracovného priestoru cez vlákno až po jeho priečinky. Kliknutím na riadok vyberiete zdroj a šípka „›“ vás presunie o úroveň nižšie. Keď vyberiete úlohu alebo chat, asistent dostane aj súbory, ktoré sú s nimi prepojené - zo správ aj z modulu Súbory. Pri názve vlákna vidíte ich počet.
Panel pod zoznamom ukazuje, koľko znalostí sa zmestí do požiadavky. Ak ich vyberiete priveľa, asistent uvedie, čo nezohľadnil. Najprv vynecháva všeobecné oblasti, priamo vybrané úlohy však zostávajú. Súbor vybraný ako zdroj číta po častiach s rozsahom približne 24 000 znakov. Môže načítať ďalšie časti, až do 300 000 znakov. Príloha čítaná priamo zo správy má nižší limit - približne 50 KB textu.
Vo variante Pro, bez ručného výberu zdrojov, asistent hľadá v indexe zostavenom na pozadí podľa slov. Pri OpenAI alebo Gemini a zapnutom sémantickom vyhľadávaní hľadá aj podľa významu. Novšie záznamy majú väčšiu váhu. Po 45 dňoch váha zhrnutia chatu klesne o polovicu, a váha zápisu rozhodnutia - po 180 dňoch. Obsah fragmentov v indexe je šifrovaný, ale vektory nie.
Asistent vidí iba materiály, ku ktorým máte oprávnenie. Nezobrazí vám súkromnú poznámku kolegu, ani keď ste správca. Oprávnenia kontroluje v čase čítania. Ak stratíte prístup k zdroju, pri ďalšej otázke ho nezohľadní.
Čo získate?
Nový člen tímu nemusí čakať, kým niekto nájde postup pri reklamáciách. Môže sa naň opýtať asistenta, aj keď je postup uložený v poznámke alebo súbore v priečinku, ku ktorému má prístup.
Nemusíte prehľadávať staré konverzácie, aby ste si pripomenuli dohody z apríla. Namiesto hľadania človeka, ktorý si pamätá rozhovor s klientom, sa opýtate na to, čo ste zaznamenali. Pritom neuvidíte súkromné poznámky ani súbory iných používateľov len preto, že pracujete v rovnakom pracovnom priestore.
Príklad z každodennej práce
Rekonštrukčná firma končí štvrťrok. Klient telefonuje, pretože si pamätá inú cenu za meter. V úlohe „Rekonštrukcia kancelárie Meblex“ je štyridsať správ, tri verzie rozpočtu vo formáte XLSX a podpísané PDF. Osoba zodpovedná za úlohu vyberie úlohu ako zdroj. Prílohy sa k nej pripoja, takže sa môže asistenta opýtať na dohodnutú sadzbu.
Asistent môže prečítať tabuľky a správy, aby pomohol skontrolovať sadzbu. Ak je materiálov priveľa, môže vás požiadať o výber konkrétneho súboru. Dlhší súbor môže čítať po častiach namiesto toho, aby sa zastavil pri prvej. Konverzácia zostane ako samostatné vlákno v zozname. Pri ďalšej reklamácii ju môžete duplikovať spolu so zostavou zdrojov.
Najčastejšie otázky
Dostanú sa moje dokumenty k externému dodávateľovi AI?
Áno. Obsah vybraného zdroja sa v rámci požiadavky odošle poskytovateľovi, ktorého vybral správca: OpenAI, Gemini, Claude alebo Grok. Obsah úryvkov uložených v indexe znalostnej databázy je šifrovaný, vektory však nie.
Môže asistent čítať moju poštu?
Iba ak správca v Nastaveniach zapne poštu ako zdroj znalostí AI. Predvolene je vypnutá. Po zapnutí môžete vybrať iba vlastné schránky; ani správca nemôže vybrať schránku niekoho iného. Pošta sa nezaraďuje do databázy, ktorá sa indexuje na pozadí.
Aké súbory dokáže asistent čítať?
Asistent dokáže čítať súbory TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS a PDF s textovou vrstvou. Obrázky analyzuje vizuálne, ak ich vybraný model podporuje. Staršie súbory DOC ani PDF, ktoré sú skenmi, neprečíta, pretože program nemá OCR.
Sú indexovanie poznámok a súborov spoplatnené ďalšími požiadavkami na AI?
Nie. Poznámky a súbory sa pridávajú do znalostnej databázy bez volania modelu. Program sám vypočíta kľúčové slová. Zhrňuje iba úlohy a chaty.