Mitä on yrityksen tietopankki Task Managerissa?
Yrityksen tietopankki AI-avustajalle tarkoittaa materiaaleja, joita se hyödyntää vastatessaan: tehtäviä, keskusteluja, muistiinpanoja, tiedostoja ja kansioita. Sen sijaan, että se vastaisi yleisluontoisesti, se hakee tietoa siitä, mitä tiimisi on jo kirjannut - esimerkiksi puoli vuotta sitten kirjoitetusta tehtävän kuvauksesta tai menettelyn sisältävästä muistiinpanosta. Koko yrityksen tietopankin, joka rakentuu taustalla, saat Pro-versiossa.
Pro-versiossa tämä tietämys kasvaa päivittäisen työn myötä. Kun ohjelmassa on aktiivisuutta, Task Manager yrittää kerran vuorokaudessa päivittää tietopankkia tehtävillä, keskusteluilla, muistiinpanoilla ja tiedostoilla. Se laatii lyhyitä tiivistelmiä tehtävien ja keskustelujen sopimuksista, ongelmista ja johtopäätöksistä. Muistiinpanoja ja tiedostoja se ei tiivistä - se indeksoi alkuperäisten osia, aloittaen otsikosta. Tiedostojen osalta se indeksoi luettavissa olevan tekstin, ei skannauksia eikä kuvia. Näin avustaja voi löytää dokumentista tietyn hinnan, pykälän tai koodin.
Voit myös valita lähteet itse. Keskustelun yläpuolella oleva Lähteet-painike antaa sinun valita tehtävän, keskustelun, muistiinpanon, kansion tai koko työtilan. Sama lähdevalikoima voi sisältää useita tehtäviä, muistiinpanon ja kalenterin.
Mistä avustaja löytää vastauksen?
Selaa lähteitä kuten Tiedostot-moduulissa: työtilasta viestiketjuun ja sen kansioihin. Riviä napsauttamalla valitset lähteen, ja nuoli ”›” vie yhden tason syvemmälle. Kun valitset tehtävän tai keskustelun, avustaja saa myös siihen liittyvät tiedostot - sekä viesteistä että Tiedostot-moduulista. Viestiketjun nimen vieressä näkyy tiedostojen määrä.
Luettelon alla oleva palkki näyttää, kuinka paljon tietoa mahtuu pyyntöön. Jos valitset sitä liikaa, avustaja kertoo, mitä se jätti huomioimatta. Se jättää ensin pois yleiset rajaukset, mutta erikseen valitut tehtävät säilyvät mukana. Lähteeksi valittua tiedostoa luetaan noin 24 000 merkin erissä. Avustaja voi hakea lisää, enintään 300 000 merkkiä. Suoraan viestistä luettavan liitteen raja on pienempi - noin 50 KB tekstiä.
Pro-versiossa, ilman manuaalista lähteiden valintaa, avustaja etsii taustalla rakennetusta indeksistä sanojen perusteella. OpenAI:lla tai Geminillä ja semanttisen haun ollessa käytössä se etsii myös merkityksen perusteella. Uudemmilla merkinnöillä on suurempi painoarvo. 45 päivän jälkeen keskustelun tiivistelmän painoarvo puolittuu, ja päätöskirjauksen painoarvo - 180 päivän jälkeen. Indeksin osien sisältö on salattu, mutta vektorit eivät.
Avustaja näkee vain materiaalit, joihin sinulla on käyttöoikeus. Se ei näytä sinulle kollegan yksityistä muistiinpanoa, vaikka olisit järjestelmänvalvoja. Käyttöoikeudet tarkistetaan lukuhetkellä. Jos menetät pääsyn lähteeseen, avustaja ei huomioi sitä seuraavassa kysymyksessä.
Mitä hyödyt?
Uuden tiimin jäsenen ei tarvitse odottaa, että joku löytää reklamaatiomenettelyn. Hän voi kysyä sitä avustajalta, vaikka menettely olisi muistiinpanossa tai tiedostossa kansiossa, johon hänellä on käyttöoikeus.
Sinun ei tarvitse selata vanhoja keskusteluja saadaksesi selville, mitä huhtikuussa sovittiin. Kysyt, mitä sovitte, sen sijaan että etsisit henkilön, joka muistaa keskustelun asiakkaan kanssa. Et näe muiden yksityisiä muistiinpanoja tai tiedostoja vain siksi, että työskentelette samassa työtilassa.
Esimerkki arjen työstä
Remonttiyritys päättää vuosineljänneksen. Asiakas soittaa, koska muistaa neliöhinnaksi toisen summan. Tehtävässä ”Remont biura Meblex” on neljäkymmentä viestiä, kolme kustannusarvion versiota XLSX-muodossa ja allekirjoitettu PDF. Tehtävästä vastaava valitsee tehtävän lähteeksi. Liitteet tulevat mukaan, joten hän voi kysyä avustajalta sovitusta hinnasta.
Avustaja voi lukea taulukot ja viestit auttaakseen hinnan tarkistamisessa. Jos materiaalia on liikaa, se voi pyytää valitsemaan tietyn tiedoston. Se voi lukea pitkän tiedoston useammassa osassa eikä vain tyytyä ensimmäiseen. Keskustelu säilyy erillisenä viestiketjuna luettelossa. Seuraavan reklamaation yhteydessä sen voi kopioida lähdevalikoimineen.
Usein kysytyt kysymykset
Päätyvätkö asiakirjani ulkoiselle tekoälypalveluntarjoajalle?
Kyllä. Valitun lähteen sisältö lähetetään pyynnössä järjestelmänvalvojan valitsemalle palveluntarjoajalle: OpenAI, Gemini, Claude tai Grok. Tietämyskannan hakemistoon tallennettujen tekstikatkelmien sisältö salataan, mutta vektoreita ei.
Voiko avustaja lukea sähköpostini?
Vain jos järjestelmänvalvoja ottaa sähköpostin käyttöön tekoälyn tietolähteenä kohdassa Asetukset. Se on oletuksena poissa käytöstä. Kun se on käytössä, voit valita vain omat postilaatikkosi - järjestelmänvalvojakaan ei voi valita toisen henkilön sähköpostia. Sähköpostia ei lisätä taustalla indeksoitavaan tietämyskantaan.
Mitä tiedostotyyppejä avustaja osaa lukea?
Avustaja lukee TXT-, CSV-, MD-, JSON-, XML-, HTML-, DOCX-, XLSX-, XLS- ja PDF-tiedostoja, joissa on tekstikerros. Se analysoi kuvia visuaalisesti, jos valittu malli tukee sitä. Se ei pysty lukemaan vanhoja DOC-tiedostoja eikä skannattuja PDF-tiedostoja, koska ohjelmassa ei ole OCR-toimintoa.
Aiheuttaako muistiinpanojen ja tiedostojen indeksointi lisäkuluja tekoälykyselyistä?
Ei. Muistiinpanot ja tiedostot lisätään tietämyskantaan ilman mallin kutsumista. Ohjelma laskee avainsanat itse. Se tiivistää vain tehtäviä ja keskusteluja.