¿Qué es el conocimiento de la empresa en Task Manager?
El conocimiento de la empresa para el Asistente de IA son los materiales que usa al responder: tareas, chats, notas, archivos y carpetas. En lugar de responder con generalidades, recurre a lo que tu equipo ya ha anotado - por ejemplo, a la descripción de una tarea de hace medio año o a una nota con un procedimiento. La base de conocimiento de toda la empresa, construida en segundo plano, la obtienes en la variante Pro.
En la variante Pro, este conocimiento crece con el trabajo diario. Con la actividad en el programa, Task Manager intenta una vez al día actualizar la base de conocimiento con tareas, chats, notas y archivos. Construye resúmenes breves de acuerdos, problemas y conclusiones de las tareas y chats. Las notas y los archivos no los resume - indexa fragmentos de los originales, empezando por el título. En el caso de los archivos, indexa el texto que puede leer, no escaneos ni imágenes. Gracias a esto, el asistente puede encontrar en un documento una tarifa, un párrafo o un código concretos.
También puedes seleccionar las fuentes tú mismo. El botón «Fuentes», encima de la conversación, permite elegir una tarea, un chat, una nota, una carpeta o todo un Espacio de trabajo. Un mismo conjunto puede incluir varias tareas, una nota y un calendario.
¿De dónde obtiene las respuestas el asistente?
Puedes explorar las fuentes igual que en el módulo Archivos: desde el Espacio de trabajo, pasando por el hilo, hasta sus carpetas. Al hacer clic en una fila, seleccionas la fuente; la flecha «›» te lleva un nivel más abajo. Cuando seleccionas una tarea o un chat, el asistente también recibe los archivos relacionados, tanto los adjuntos a los mensajes como los del módulo Archivos. Junto al nombre del hilo puedes ver cuántos hay.
La barra situada debajo de la lista muestra cuánto conocimiento cabe en la consulta. Si seleccionas demasiado, el asistente te indicará qué ha dejado fuera. Primero omite los ámbitos generales, pero mantiene las tareas seleccionadas explícitamente. El asistente lee los archivos seleccionados como fuente en bloques de unos 24 000 caracteres. Puede cargar más bloques, hasta 300 000 caracteres. Los archivos adjuntos leídos directamente desde un mensaje tienen un límite menor: unos 50 KB de texto.
En la variante Pro, sin selección manual de fuentes, el asistente busca en el índice construido en segundo plano por palabras. Con OpenAI o Gemini y la búsqueda semántica activada, busca también por significado. Las entradas más recientes tienen más peso. Pasados 45 días, el peso del resumen de un chat se reduce a la mitad, y el del registro de una decisión, pasados 180 días. El contenido de los fragmentos en el índice está cifrado, pero los vectores no.
El asistente solo ve los materiales a los que tienes acceso. No te mostrará una nota privada de un compañero, aunque seas administrador. Comprueba los permisos en el momento de leer. Si pierdes el acceso a una fuente, no la tendrá en cuenta en la siguiente pregunta.
¿Qué ganas?
Una persona nueva en el equipo no tiene que esperar a que alguien encuentre el procedimiento para gestionar reclamaciones. Puede preguntárselo al asistente, incluso si el procedimiento está en una nota o en un archivo de una carpeta a la que tiene acceso.
No tienes que revisar conversaciones antiguas para reconstruir los acuerdos de abril. Preguntas por lo que habéis dejado por escrito en lugar de buscar a alguien que recuerde la conversación con el cliente. Además, no verás las notas ni los archivos privados de otras personas por el mero hecho de trabajar en el mismo Espacio de trabajo.
Ejemplo del trabajo diario
Una empresa de reformas termina el trimestre. Un cliente llama porque recuerda otro precio por metro cuadrado. La tarea «Reforma de la oficina de Meblex» contiene cuarenta mensajes, tres versiones del presupuesto en XLSX y un PDF firmado. La persona responsable selecciona la tarea como fuente. Los archivos adjuntos están vinculados a ella, así que puede preguntar al asistente cuál fue la tarifa acordada.
El asistente puede leer hojas de cálculo y mensajes para ayudar a comprobar la tarifa. Si hay demasiados materiales, puede pedirte que selecciones un archivo concreto. También puede leer un archivo largo en partes sucesivas, en lugar de limitarse a la primera. La conversación se guarda como un hilo independiente en la lista. Si surge otra reclamación, puedes duplicarla junto con el conjunto de fuentes.
Preguntas frecuentes
¿Se envían mis documentos a un proveedor externo de IA?
Sí. El contenido de la fuente seleccionada se envía en la consulta al proveedor elegido por el administrador: OpenAI, Gemini, Claude o Grok. El contenido de los fragmentos almacenados en el índice de la base de conocimientos está cifrado, pero los vectores no.
¿Puede el asistente leer mi correo?
Solo si el administrador activa el correo como fuente de conocimiento de la IA en Ajustes. Está desactivado de forma predeterminada. Una vez activado, solo puedes seleccionar tus propios buzones; ni siquiera el administrador puede seleccionar el correo de otra persona. El correo no se añade a la base de conocimientos que se indexa en segundo plano.
¿Qué tipos de archivo puede leer el asistente?
El asistente puede leer archivos TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS y PDF con capa de texto. Analiza imágenes visualmente si el modelo seleccionado es compatible. No puede leer archivos DOC antiguos ni PDF escaneados, porque el programa no dispone de OCR.
¿La indexación de notas y archivos genera consultas adicionales a la IA?
No. Las notas y los archivos se añaden a la base de conocimientos sin llamar al modelo. El programa calcula las palabras clave automáticamente. Solo resume tareas y chats.