Was ist Unternehmenswissen in Task Manager?
Unternehmenswissen für den KI-Assistenten sind die Materialien, auf die er bei der Antwort zurückgreift: Aufgaben, Chats, Notizen, Dateien und Ordner. Statt mit Allgemeinplätzen zu antworten, greift er auf das zurück, was Ihr Team bereits festgehalten hat - zum Beispiel auf die Beschreibung einer Aufgabe von vor einem halben Jahr oder eine Notiz mit einer Verfahrensvorschrift. Die im Hintergrund aufgebaute unternehmensweite Wissensdatenbank erhalten Sie in der Pro-Variante.
In der Pro-Variante wächst dieses Wissen bei der täglichen Arbeit. Bei Aktivität im Programm unternimmt Task Manager einmal täglich den Versuch, die Wissensdatenbank um Aufgaben, Chats, Notizen und Dateien zu aktualisieren. Es werden kurze Zusammenfassungen von Vereinbarungen, Problemen und Schlussfolgerungen aus Aufgaben und Chats erstellt. Notizen und Dateien werden nicht zusammengefasst - es werden Fragmente der Originale indexiert, beginnend mit dem Titel. Bei Dateien wird der auslesbare Text indexiert, nicht Scans oder Bilder. So kann der Assistent in einem Dokument einen konkreten Satz, Paragraphen oder Code finden.
Sie können die Quellen auch selbst auswählen. Über die Schaltfläche „Quellen“ oberhalb des Gesprächs können Sie eine Aufgabe, einen Chat, eine Notiz, einen Ordner oder einen ganzen Arbeitsbereich auswählen. Eine Auswahl kann mehrere Aufgaben, eine Notiz und einen Kalender enthalten.
Woher bezieht der Assistent seine Antworten?
Sie durchsuchen die Quellen wie im Modul Dateien: vom Arbeitsbereich über den Thread bis zu seinen Ordnern. Ein Klick auf eine Zeile wählt die Quelle aus, der Pfeil „›“ führt eine Ebene tiefer. Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Chat auswählen, erhält der Assistent auch die damit verknüpften Dateien - sowohl aus Nachrichten als auch aus dem Modul Dateien. Neben dem Namen des Threads wird ihre Anzahl angezeigt.
Die Leiste unter der Liste zeigt, wie viel Wissen in die Anfrage passt. Wenn Sie zu viel auswählen, weist der Assistent darauf hin, was er nicht berücksichtigt hat. Zuerst lässt er allgemeine Bereiche weg; ausdrücklich ausgewählte Aufgaben bleiben erhalten. Eine als Quelle ausgewählte Datei liest er in Abschnitten von jeweils etwa 24 000 Zeichen. Er kann weitere Abschnitte nachladen, bis zu 300 000 Zeichen. Ein direkt aus einer Nachricht gelesener Anhang hat ein niedrigeres Limit - etwa 50 KB Text.
In der Pro-Variante sucht der Assistent ohne manuelle Quellenauswahl im im Hintergrund aufgebauten Index nach Wörtern. Bei OpenAI oder Gemini und aktivierter semantischer Suche sucht er auch nach Bedeutung. Neuere Einträge haben ein höheres Gewicht. Nach 45 Tagen sinkt das Gewicht der Chat-Zusammenfassung um die Hälfte, das Gewicht eines Entscheidungseintrags nach 180 Tagen. Der Inhalt der Fragmente im Index ist verschlüsselt, die Vektoren jedoch nicht.
Der Assistent sieht nur Materialien, für die Sie eine Berechtigung haben. Er zeigt Ihnen keine private Notiz eines Kollegen, auch wenn Sie Administrator sind. Die Berechtigungen werden zum Zeitpunkt des Zugriffs geprüft. Wenn Sie den Zugriff auf eine Quelle verlieren, wird sie bei Ihrer nächsten Frage nicht berücksichtigt.
Was gewinnen Sie?
Neue Teammitglieder müssen nicht warten, bis jemand die Beschwerdeverfahren findet. Sie können den Assistenten danach fragen, auch wenn das Verfahren in einer Notiz oder einer Datei in einem Ordner liegt, auf den sie Zugriff haben.
Sie müssen keine alten Gespräche durchsehen, um Vereinbarungen aus dem April nachzuvollziehen. Fragen Sie einfach danach, was Sie festgehalten haben, statt nach der Person zu suchen, die sich noch an das Gespräch mit dem Kunden erinnert. Dabei sehen Sie keine privaten Notizen oder Dateien anderer, nur weil Sie im selben Arbeitsbereich arbeiten.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein Renovierungsunternehmen schließt das Quartal ab. Ein Kunde ruft an, weil er sich an einen anderen Preis pro Quadratmeter erinnert. In der Aufgabe „Büro-Renovierung Meblex“ gibt es vierzig Nachrichten, drei Kostenvoranschläge als XLSX und ein unterschriebenes PDF. Die zuständige Person wählt die Aufgabe als Quelle aus. Die Anhänge sind ihr zugeordnet, sodass sie den Assistenten nach dem vereinbarten Preis fragen kann.
Der Assistent kann Tabellen und Nachrichten lesen, um bei der Prüfung des Preises zu helfen. Wenn es zu viele Materialien sind, kann er Sie bitten, eine bestimmte Datei auszuwählen. Eine längere Datei kann er in mehreren Abschnitten lesen, statt sich auf den ersten zu beschränken. Das Gespräch bleibt als separater Thread in der Liste erhalten. Bei der nächsten Beschwerde können Sie es zusammen mit der Quellenauswahl duplizieren.
Häufig gestellte Fragen
Gelangen meine Dokumente an einen externen KI-Anbieter?
Ja. Der Inhalt der ausgewählten Quelle wird in einer Anfrage an den vom Administrator ausgewählten Anbieter übermittelt: OpenAI, Gemini, Claude oder Grok. Die Inhalte der in der Wissensdatenbank gespeicherten Abschnitte sind verschlüsselt, die Vektoren jedoch nicht.
Kann der Assistent meine E-Mails lesen?
Nur wenn der Administrator E-Mail in den Einstellungen als KI-Wissensquelle aktiviert. Standardmäßig ist sie deaktiviert. Nach der Aktivierung können Sie nur Ihre eigenen Postfächer auswählen; auch der Administrator kann keine fremden E-Mails auswählen. E-Mails werden nicht in die im Hintergrund indizierte Wissensdatenbank aufgenommen.
Welche Dateien kann der Assistent lesen?
Der Assistent kann TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS und PDFs mit Textebene lesen. Bilder analysiert er visuell, wenn das ausgewählte Modell dies unterstützt. Ältere DOC-Dateien und gescannte PDFs kann er nicht lesen, da das Programm keine OCR-Funktion hat.
Verursacht die Indizierung von Notizen und Dateien zusätzliche KI-Anfragen?
Nein. Notizen und Dateien werden ohne Modellaufruf in die Wissensdatenbank aufgenommen. Das Programm ermittelt die Schlüsselwörter selbst. Nur Aufgaben und Chats werden zusammengefasst.