Qu'est-ce que la base de connaissances interne dans Task Manager ?
La base de connaissances interne pour l'Assistant IA regroupe les éléments qu'il utilise pour répondre : tâches, discussions, notes, fichiers et dossiers. Plutôt que de répondre par des généralités, il puise dans ce que votre équipe a déjà consigné - par exemple la description d'une tâche datant de six mois ou une note décrivant une procédure. La base de connaissances de toute l'entreprise, constituée en arrière-plan, est disponible en version Pro.
En version Pro, cette base de connaissances s'enrichit au fil du travail quotidien. En cas d'activité dans Task Manager, le programme tente une fois par jour de mettre à jour la base de connaissances avec les tâches, discussions, notes et fichiers. Il construit de courts résumés des décisions, problèmes et conclusions issus des tâches et des discussions. Il ne résume pas les notes et les fichiers - il indexe des fragments des originaux, en commençant par le titre. Pour les fichiers, il indexe le texte lisible, pas les scans ni les images. Ainsi, l'assistant peut retrouver dans un document un tarif précis, un paragraphe ou un code.
Vous pouvez aussi sélectionner vous-même les sources. Le bouton « Sources » au-dessus de la conversation permet de choisir une tâche, une discussion, une note, un dossier ou tout un espace de travail. Un même ensemble peut contenir plusieurs tâches, une note et un calendrier.
D’où l’assistant tire-t-il ses réponses ?
Vous parcourez les sources comme dans le module Fichiers : de l’espace de travail au fil de discussion, puis à ses dossiers. Cliquez sur une ligne pour sélectionner une source, et sur la flèche « › » pour descendre d’un niveau. Lorsque vous désignez une tâche ou une discussion, l’assistant reçoit également les fichiers qui y sont associés - ceux des messages comme ceux du module Fichiers. Leur nombre apparaît à côté du nom du fil de discussion.
La barre sous la liste indique la quantité de connaissances que peut contenir la requête. Si vous en sélectionnez trop, l’assistant vous indique ce qu’il n’a pas pris en compte. Il écarte d’abord les éléments généraux, tandis que les tâches désignées explicitement sont conservées. Un fichier sélectionné comme source est lu par blocs d’environ 24 000 caractères. L’assistant peut en charger d’autres, jusqu’à 300 000 caractères. Une pièce jointe lue directement depuis un message est soumise à une limite inférieure - environ 50 KB de texte.
En version Pro, sans sélection manuelle de sources, l'assistant cherche dans l'index constitué en arrière-plan par mots-clés. Avec OpenAI ou Gemini et la recherche sémantique activée, il cherche aussi par sens. Les entrées les plus récentes ont un poids plus important. Après 45 jours, le poids du résumé d'une discussion est réduit de moitié, et celui d'une décision consignée, après 180 jours. Le contenu des fragments dans l'index est chiffré, mais pas les vecteurs.
L’assistant ne voit que les ressources auxquelles vous avez accès. Il ne vous montrera pas la note privée d’un collègue, même si vous êtes administrateur. Il vérifie les autorisations au moment de la lecture. Si vous perdez l’accès à une source, il n’en tiendra pas compte lors de votre prochaine question.
Qu'y gagnez-vous ?
Une nouvelle personne dans l’équipe n’a pas besoin d’attendre que quelqu’un retrouve la procédure de réclamation. Elle peut la demander à l’assistant, même si elle se trouve dans une note ou un fichier placé dans un dossier auquel elle a accès.
Vous n’avez pas besoin de parcourir d’anciennes conversations pour reconstituer les décisions prises en avril. Demandez ce que vous avez consigné au lieu de chercher la personne qui se souvient de l’échange avec le client. Vous ne verrez pas pour autant les notes ou les fichiers privés d’autres personnes simplement parce que vous travaillez dans le même espace de travail.
Exemple du quotidien
Une entreprise de rénovation termine son trimestre. Un client appelle, car il se souvient d’un autre prix au mètre. La tâche « Rénovation des bureaux Meblex » contient quarante messages, trois versions du devis au format XLSX et un PDF signé. La personne responsable désigne la tâche comme source. Les pièces jointes y sont associées ; elle peut donc demander à l’assistant quel tarif a été convenu.
L’assistant peut lire les feuilles de calcul et les messages pour aider à vérifier le tarif. S’il y a trop de ressources, il peut demander de désigner un fichier précis. Il peut lire un fichier volumineux en plusieurs parties, au lieu de s’arrêter à la première. La conversation est conservée comme un fil de discussion séparé dans la liste. En cas de nouvelle réclamation, vous pouvez la dupliquer avec son ensemble de sources.
Questions fréquentes
Mes documents sont-ils transmis à un fournisseur d’IA externe ?
Oui. Le contenu de la source sélectionnée est transmis dans la requête au fournisseur choisi par l’administrateur : OpenAI, Gemini, Claude ou Grok. Le contenu des fragments stockés dans l’index de la base de connaissances est chiffré, mais pas les vecteurs.
L’assistant peut-il lire mes e-mails ?
Uniquement si l’administrateur active la messagerie comme source de connaissances de l’IA dans les Paramètres. Elle est désactivée par défaut. Une fois activée, vous ne pouvez désigner que vos propres boîtes mail ; l’administrateur ne peut pas non plus désigner la boîte mail d’une autre personne. Les e-mails ne sont pas intégrés à la base de connaissances indexée en arrière-plan.
Quels fichiers l’assistant peut-il lire ?
L’assistant peut lire les fichiers TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS et les PDF contenant une couche de texte. Il analyse visuellement les images si le modèle sélectionné les prend en charge. Il ne peut pas lire les anciens fichiers DOC ni les PDF qui sont des scans, car le programme ne dispose pas de fonction OCR.
L’indexation des notes et des fichiers entraîne-t-elle des requêtes supplémentaires à l’IA ?
Non. Les notes et les fichiers sont intégrés à la base de connaissances sans appel au modèle. Le programme calcule lui-même les mots-clés. Il ne résume que les tâches et les discussions.