Cos'è la base di conoscenza aziendale in Task Manager?
La base di conoscenza aziendale per l'Assistente AI sono i materiali da cui attinge per rispondere: attività, chat, note, file e cartelle. Invece di rispondere con frasi generiche, attinge a ciò che il tuo team ha già registrato - per esempio alla descrizione di un'attività di sei mesi fa o a una nota con una procedura. La base di conoscenza di tutta l'azienda, costruita in background, la ottieni nella versione Pro.
Nella versione Pro questa conoscenza cresce con il lavoro quotidiano. In presenza di attività nel programma, Task Manager tenta una volta al giorno di aggiornare la base di conoscenza con attività, chat, note e file. Costruisce brevi riassunti di accordi, problemi e conclusioni tratti da attività e chat. Note e file non li riassume - indicizza frammenti degli originali, partendo dal titolo. Nel caso dei file indicizza il testo leggibile, non le scansioni né le immagini. Grazie a questo l'assistente può trovare nel documento una tariffa, un paragrafo o un codice specifico.
Puoi anche selezionare tu le fonti. Il pulsante «Fonti» sopra la conversazione ti permette di scegliere un'attività, una chat, una nota, una cartella o un intero Spazio di lavoro. Un insieme può contenere diverse attività, una nota e un calendario.
Da dove ricava le risposte l'assistente?
Puoi esplorare le fonti come nel modulo File: dallo Spazio di lavoro, passando per la discussione, fino alle sue cartelle. Facendo clic su una riga selezioni la fonte, mentre la freccia «›» ti porta al livello successivo. Quando selezioni un'attività o una chat, l'assistente riceve anche i file collegati, sia quelli dei messaggi sia quelli del modulo File. Accanto al nome della discussione ne vedi il numero.
La barra sotto l'elenco mostra quanta conoscenza può entrare nella richiesta. Se ne selezioni troppa, l'assistente indica cosa ha escluso. Prima omette gli ambiti generali, mentre le attività selezionate esplicitamente vengono mantenute. Un file selezionato come fonte viene letto in blocchi di circa 24 000 caratteri. L'assistente può caricare altri blocchi, fino a 300 000 caratteri. Un allegato letto direttamente da un messaggio ha un limite inferiore, di circa 50 KB di testo.
Nella versione Pro, senza una selezione manuale delle fonti, l'assistente cerca nell'indice costruito in background per parole. Con OpenAI o Gemini e la ricerca semantica attivata, cerca anche per significato. Le voci più recenti hanno un peso maggiore. Dopo 45 giorni il peso del riassunto di una chat si dimezza, mentre il peso della registrazione di una decisione - dopo 180 giorni. Il contenuto dei frammenti nell'indice è cifrato, ma i vettori no.
L'assistente vede solo i materiali per i quali hai l'autorizzazione. Non ti mostrerà la nota privata di un collega, nemmeno se sei amministratore. Verifica le autorizzazioni al momento della lettura. Se perdi l'accesso a una fonte, non la includerà nella risposta alla domanda successiva.
Cosa ci guadagni?
Una nuova persona nel team non deve aspettare che qualcuno trovi la procedura per i reclami. Può chiederla all'assistente, anche se si trova in una nota o in un file contenuto in una cartella a cui ha accesso.
Non devi rileggere le vecchie conversazioni per ricostruire gli accordi presi ad aprile. Puoi chiedere ciò che avete registrato, invece di cercare qualcuno che ricordi la conversazione con il cliente. E non vedrai le note private o i file di altri solo perché lavorate nello stesso Spazio di lavoro.
Esempio dal lavoro quotidiano
Un'impresa di ristrutturazioni chiude il trimestre. Un cliente telefona perché ricorda un prezzo diverso al metro quadro. Nell'attività «Ristrutturazione ufficio Meblex» ci sono quaranta messaggi, tre versioni del preventivo in XLSX e un PDF firmato. La persona responsabile seleziona l'attività come fonte. Gli allegati sono collegati all'attività, quindi può chiedere all'assistente qual è la tariffa concordata.
L'assistente può leggere i fogli di calcolo e i messaggi per aiutarti a verificare la tariffa. Se il materiale è troppo, può chiederti di indicare un file specifico. Può leggere un file lungo in più parti, invece di fermarsi alla prima. La conversazione viene salvata come discussione separata nell'elenco. In occasione del prossimo reclamo, puoi duplicarla insieme all'insieme di fonti.
Domande frequenti
I miei documenti vengono inviati a un fornitore di AI esterno?
Sì. Il contenuto della fonte selezionata viene inviato nella richiesta al fornitore scelto dall'amministratore: OpenAI, Gemini, Claude o Grok. Il contenuto dei frammenti archiviati nell'indice della base di conoscenza è crittografato, ma i vettori no.
L'assistente può leggere la mia posta?
Solo se l'amministratore abilita la posta come fonte di conoscenza AI nelle Impostazioni. Per impostazione predefinita, è disattivata. Una volta abilitata, puoi selezionare solo le tue caselle; nemmeno l'amministratore può selezionare la posta di qualcun altro. La posta non viene inserita nella base di conoscenza indicizzata in background.
Quali file può leggere l'assistente?
L'assistente legge file TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS e PDF con un livello di testo. Analizza le immagini visivamente, se il modello selezionato le supporta. Non può leggere i vecchi file DOC né i PDF costituiti da scansioni, perché il programma non dispone di OCR.
L'indicizzazione di note e file comporta richieste AI aggiuntive?
No. Note e file vengono inseriti nella base di conoscenza senza chiamare il modello. Il programma calcola automaticamente le parole chiave. Riassume solo le attività e le chat.