Vad är företagets kunskapsbas i Task Manager?
Företagets kunskap för AI-assistenten är det material som den använder vid svar: uppgifter, chattar, anteckningar, filer och mappar. Istället för att svara med allmänna fraser går den till det som ditt team redan har skrivit ner - till exempel en uppgiftsbeskrivning från ett halvår sedan eller en anteckning med en rutin. Hela företagets kunskapsbas, som byggs upp i bakgrunden, får du i Pro-varianten.
I Pro-varianten växer denna kunskap under det dagliga arbetet. Vid aktivitet i programmet försöker Task Manager en gång om dagen uppdatera kunskapsbasen med uppgifter, chattar, anteckningar och filer. Den bygger korta sammanfattningar av beslut, problem och slutsatser från uppgifter och chattar. Anteckningar och filer sammanfattas inte - istället indexeras fragment av originalen, med start i titeln. När det gäller filer indexeras den lästa texten, inte skanningar eller bilder. Tack vare det kan assistenten hitta en specifik avgift, paragraf eller kod i ett dokument.
Du kan också välja källor själv. Med knappen ”Källor” ovanför konversationen kan du välja en uppgift, chatt, anteckning, mapp eller hela arbetsytan. En samling kan innehålla flera uppgifter, en anteckning och en kalender.
Var hämtar assistenten sina svar?
Du bläddrar bland källorna på samma sätt som i modulen Filer: från arbetsyta till tråd och dess mappar. Klicka på en rad för att välja källan, eller på pilen ”›” för att gå en nivå djupare. När du väljer en uppgift eller chatt får assistenten också tillgång till filer som hör till den - både från meddelanden och från modulen Filer. Antalet visas bredvid trådens namn.
Fältet under listan visar hur mycket information som får plats i förfrågan. Om du väljer för mycket information anger assistenten vad den inte tog med. Den utelämnar först allmänna delar, medan uppgifter du uttryckligen har valt alltid är med. En fil som du väljer som källa läses i delar på ungefär 24 000 tecken. Assistenten kan hämta fler delar, upp till 300 000 tecken. En bilaga som läses direkt från ett meddelande har en lägre gräns - ungefär 50 KB text.
I Pro-varianten, utan manuellt val av källor, söker assistenten i det index som byggts upp i bakgrunden efter ord. Hos OpenAI eller Gemini med semantisk sökning aktiverad söker den även efter betydelse. Nyare poster väger tyngre. Efter 45 dagar halveras vikten för en chattsammanfattning, och vikten för en beslutsanteckning sjunker efter 180 dagar. Innehållet i fragmenten i indexet är krypterat, men vektorerna är det inte.
Assistenten ser bara material som du har behörighet att komma åt. Den visar inte en kollegas privata anteckning för dig, även om du är administratör. Behörigheten kontrolleras när materialet läses. Om du förlorar åtkomsten till en källa tar assistenten inte med den nästa gång du frågar.
Vad vinner du?
En ny person i teamet behöver inte vänta på att någon ska hitta rutinen för klagomål. Hen kan fråga assistenten, även om rutinen finns i en anteckning eller fil i en mapp som hen har tillgång till.
Du behöver inte gå igenom gamla konversationer för att återskapa vad ni kom överens om i april. Fråga om det ni har dokumenterat i stället för att leta efter någon som minns samtalet med kunden. Du kan ändå inte se andras privata anteckningar eller filer bara för att ni arbetar i samma arbetsyta.
Exempel från vardagen
Ett renoveringsföretag avslutar kvartalet. En kund ringer eftersom hen minns ett annat pris per kvadratmeter. Uppgiften ”Remont biura Meblex” innehåller fyrtio meddelanden, tre versioner av en kostnadskalkyl i XLSX-format och en signerad PDF. Den som ansvarar för uppgiften väljer den som källa. Bilagorna följer med, så hen kan fråga assistenten vilket pris ni kom överens om.
Assistenten kan läsa kalkylblad och meddelanden för att hjälpa till att kontrollera priset. Om det finns för mycket material kan den be dig välja en viss fil. En längre fil kan läsas i flera delar i stället för att stanna vid den första. Konversationen sparas som en separat tråd i listan. Nästa gång det kommer ett klagomål kan du duplicera den tillsammans med källorna.
Vanliga frågor
Skickas mina dokument till en extern AI-leverantör?
Ja. Innehållet i den valda källan skickas i en förfrågan till den leverantör som administratören har valt: OpenAI, Gemini, Claude eller Grok. Innehållet i fragment som lagras i kunskapsbasens index är krypterat, men inte vektorerna.
Kan assistenten läsa min e-post?
Bara om administratören aktiverar e-post som AI-kunskapskälla i Inställningar. Den är avstängd som standard. När den är aktiverad kan du bara välja dina egna inkorgar; inte heller administratören kan välja någon annans e-post. E-posten läggs inte till i kunskapsbasen som indexeras i bakgrunden.
Vilka filer kan assistenten läsa?
Assistenten kan läsa TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS och PDF-filer med textlager. Den analyserar bilder visuellt om den valda modellen har stöd för det. Den kan inte läsa äldre DOC-filer eller skannade PDF-filer, eftersom programmet saknar OCR.
Kostar indexering av anteckningar och filer extra AI-förfrågningar?
Nej. Anteckningar och filer läggs till i kunskapsbasen utan att någon modell anropas. Programmet beräknar nyckelorden automatiskt. Det är bara uppgifter och chattar som sammanfattas.