Mi a vállalati tudásbázis a Task Managerben?
A vállalati tudásbázis az AI-asszisztens számára azok az anyagok, amelyeket a válaszadáshoz felhasznál: feladatok, csevegések, jegyzetek, fájlok és mappák. Ahelyett, hogy általánosságokkal válaszolna, azt használja, amit a csapatod már rögzített - például egy fél évvel ezelőtti feladatleírást vagy egy eljárást tartalmazó jegyzetet. A háttérben épülő, teljes vállalati tudásbázist a Pro csomagban kapod meg.
A Pro csomagban ez a tudás a napi munka során folyamatosan gyarapodik. A programban végzett tevékenység hatására a Task Manager naponta egyszer megkísérli frissíteni a tudásbázist a feladatokkal, csevegésekkel, jegyzetekkel és fájlokkal. Rövid összegzéseket készít a feladatok és csevegések megállapításairól, problémáiról és következtetéseiről. A jegyzeteket és fájlokat nem foglalja össze - az eredetik fragmentumait indexeli, a címmel kezdve. Fájlok esetén a kiolvasható szöveget indexeli, nem a szkenneket vagy képeket. Így az asszisztens meg tud találni egy dokumentumban egy konkrét díjtételt, paragrafust vagy kódot.
A forrásokat te is megadhatod. A beszélgetés fölötti „Források” gombbal kiválaszthatsz egy feladatot, csevegést, jegyzetet, mappát vagy egy teljes Munkaterületet. Egy forráskészletben több feladat, egy jegyzet és egy naptár is szerepelhet.
Honnan veszi az asszisztens a választ?
A források között a Fájlok modulhoz hasonlóan böngészhetsz: a Munkaterülettől a beszélgetésszálon át annak mappáiig. Egy sorra kattintva kijelölöd a forrást, a „›” nyílra kattintva pedig egy szinttel lejjebb léphetsz. Ha feladatot vagy csevegést adsz meg, az asszisztens megkapja a hozzá kapcsolódó fájlokat is - az üzenetekből és a Fájlok modulból származókat egyaránt. A beszélgetésszál neve mellett láthatod a számukat.
A lista alatti sáv mutatja, mennyi tudás fér bele a lekérdezésbe. Ha túl sokat választasz ki, az asszisztens jelzi, mit nem vett figyelembe. Először az általános tartományokat hagyja ki, a konkrétan megjelölt feladatokat viszont megtartja. A forrásként kiválasztott fájlt körülbelül 24 000 karakteres részekben olvassa. További részeket is betölthet, legfeljebb 300 000 karakterig. Az üzenetből közvetlenül olvasott mellékletnél alacsonyabb a korlát - körülbelül 50 KB szöveg.
A Pro csomagban, kézi forrásválasztás nélkül, az asszisztens a háttérben felépített indexben szavak szerint keres. OpenAI vagy Gemini esetén, bekapcsolt szemantikus kereséssel, jelentés szerint is keres. Az újabb bejegyzéseknek nagyobb a súlya. 45 nap után a csevegés-összegzés súlya felére csökken, a döntésrögzítés súlya pedig 180 nap után. A fragmentumok tartalma az indexben titkosított, de a vektorok nem.
Az asszisztens csak azokat az anyagokat látja, amelyekhez van jogosultságod. Egy kollégád privát jegyzetét akkor sem mutatja meg neked, ha adminisztrátor vagy. A jogosultságokat az olvasás pillanatában ellenőrzi. Ha elveszíted a hozzáférést egy forráshoz, a következő kérdésnél már nem veszi figyelembe.
Mit nyersz vele?
Egy új csapattagnak nem kell arra várnia, hogy valaki előkeresse a reklamációkezelési eljárást. Megkérdezheti róla az asszisztenst, akkor is, ha az eljárás egy olyan jegyzetben vagy fájlban van, amelyhez hozzáfér a mappában.
Nem kell régi beszélgetéseket átnézned ahhoz, hogy felidézd az áprilisi megállapodásokat. Rákereshetsz arra, amit rögzítettetek, ahelyett, hogy olyan embert keresnél, aki emlékszik az ügyféllel folytatott beszélgetésre. Közben nem láthatod mások privát jegyzeteit vagy fájljait csak azért, mert ugyanabban a munkaterületben dolgoztok.
Példa a mindennapi munkából
Egy felújítással foglalkozó cég a negyedév végéhez ér. Az ügyfél telefonál, mert más négyzetméterárra emlékszik. A „Remont biura Meblex” feladatban negyven üzenet, a költségvetés három XLSX-változata és egy aláírt PDF található. A feladatért felelős munkatárs forrásként megadja a feladatot. A mellékletek is hozzákapcsolódnak, így megkérdezheti az asszisztenstől, milyen díjban állapodtak meg.
Az asszisztens elolvashatja a táblázatokat és az üzeneteket, hogy segítsen ellenőrizni az árat. Ha túl sok az anyag, kérheti egy konkrét fájl megadását. Egy hosszabb fájlt több részletben is elolvashat, nem csak az első részig jut el. A beszélgetés külön beszélgetésszálként marad meg a listában. A következő reklamációnál lemásolhatod a forráskészlettel együtt.
Gyakori kérdések
Eljutnak a dokumentumaim egy külső AI-szolgáltatóhoz?
Igen. A kiválasztott forrás tartalma az adminisztrátor által kiválasztott szolgáltatóhoz kerül a lekérdezésben: OpenAI, Gemini, Claude vagy Grok. A tudásbázis indexében tárolt szövegrészletek titkosítva vannak, a vektorok viszont nem.
El tudja olvasni az asszisztens a leveleimet?
Csak akkor, ha az adminisztrátor engedélyezi a Levelezést AI-tudásforrásként a Beállításokban. Alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Engedélyezés után csak a saját postafiókjaidat jelölheted ki; más postafiókját az adminisztrátor sem jelölheti ki. A Levelezés nem kerül be a háttérben indexelt tudásbázisba.
Milyen fájlokat tud elolvasni az asszisztens?
Az asszisztens TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX, XLS és szövegréteget tartalmazó PDF-fájlokat olvas el. A képeket vizuálisan elemzi, ha a kiválasztott modell támogatja ezt. Régebbi DOC-fájlokat és szkennelt PDF-eket nem tud elolvasni, mert a programban nincs OCR.
A jegyzetek és fájlok indexelése további AI-lekérdezésekbe kerül?
Nem. A jegyzetek és fájlok modellhívás nélkül kerülnek be a tudásbázisba. A program maga számítja ki a kulcsszavakat. Csak a feladatokat és a csevegéseket foglalja össze.