Jak funguje odesílání e-mailů s asistentem?
Nejvíc času při psaní e-mailu klientovi zabere shromažďování informací. Je třeba si připomenout dohody, zkontrolovat termín a projít přílohy. Odeslání e-mailu prostřednictvím AI asistenta v aplikaci Task Manager začíná žádostí: „pošli e-mail na jan@firma.pl se shrnutím úkolu X6“. Asistent načte popis úkolu, zprávy i přílohy a připraví návrh.
Návrh neznamená odeslání. Nejprve se zobrazí karta „Zpráva k odeslání“ s adresátem, předmětem a obsahem. E-mail odejde až po vašem potvrzení. Asistent zprávy neodesílá sám.
Zpráva odchází z vaší adresy přes schránku připojenou v modulu Pošta (Nastavení → Pošta). Pokud ji nemáte, asistent vás na to upozorní a e-mail neodešle.
Co se děje od zadání požadavku po kliknutí na „Odeslat“
Požádáte běžnou větou, bez příkazů a syntaxe, kterou byste si museli pamatovat. Můžete to udělat v okně AI asistenta, které otevřete ikonou zobrazení v horní liště vedle Kalendáře, Tabule a Poznámek. Druhou možností je režim dotazu uvnitř vlákna úkolu nebo chatu, který zapnete fialovým tlačítkem „AI asistent“.
Úkol můžete zadat podle názvu: „pošli e-mail na jan@firma.pl se shrnutím úkolu Nábor“. Asistent načte jeho zprávy a přílohy, aniž byste museli úkol otevřít. Čte soubory TXT, CSV, DOCX, XLSX a PDF. V okně asistenta můžete také vybrat několik úkolů, chat, poznámku, složku z Dokumentů nebo celý Pracovní prostor.
Ve vlákně úkolu nebo chatu tvoří kontext tato konverzace. Váš požadavek i návrh e-mailu jsou soukromé - ostatní účastníci je nevidí. Odeslání může potvrdit pouze autor požadavku. Po odeslání se blok s návrhem změní na potvrzení, takže stejný e-mail z této karty neodešlete znovu.
Pokud popíšete pravidlo „když přijde e-mail na biuro@…, pošli upozornění na sefa@…“, asistent může místo e-mailu připravit návrh automatizace. Jakmile návrh připraví, pod odpovědí se objeví karta „Přejít do Automatizací“.
Co získáte?
Nemusíte začínat s prázdným polem. Když klient čeká na odpověď, nemusíte si vybavovat, na čem jste se dohodli před třemi týdny, ani hledat finální přílohu. Dostanete návrh založený na informacích zaznamenaných k dané záležitosti. Místo psaní od nuly si ho přečtete.
Klient dostane zprávu z vaší adresy, ne z adresy aplikace. Rozhodnutí o odeslání zůstává na vás: bez vašeho potvrzení asistent e-mail neodešle.
Kdy se to hodí
Uzavíráte úkol „Reklamace - šarže 340“. Ve vlákně je osm zpráv, protokol v PDF a čtvrteční dohoda, že výměnu zaplatí dodavatel. Klient čeká na písemnou informaci. V režimu dotazu požádáte o e-mail se shrnutím na jeho adresu.
Asistent přečte vlákno i text protokolu v PDF - přílohu ze zprávy přečte přibližně do 50 KB textu. Připraví zprávu o reklamaci, dohodě a termínu výměny. Návrh si zkontrolujete. Pokud se ráno změnil termín dodání, nepotvrdíte zprávu se zastaralým datem. Nemusíte kvůli přípravě této zprávy přecházet do jiného programu.
Nejčastější dotazy
Potřebuji modul Pošta?
Pro odeslání z firemní schránky ano - je to modul varianty Pro.
Může AI asistent odeslat e-mail bez mého souhlasu?
Ne. Asistent připraví návrh a zpráva se odešle až po vašem potvrzení. Zprávy naplánované na později zpracovává AI agent.
Z jaké adresy se odešle zpráva odeslaná asistentem?
Zpráva odchází z vaší adresy, tedy ze schránky připojené v modulu Pošta (Nastavení → Pošta). Bez připojené schránky vás asistent upozorní na její absenci a e-mail neodešle.
Mohu zrušit odeslání připravené zprávy?
Ano. Asistent připraví návrh e-mailu k potvrzení. Ve vlákně úkolu nebo chatu ho můžete odeslat, nebo zrušit.
Zohlední asistent přílohy k případu?
Ano. Při shrnutí úkolu nebo chatu asistent čte soubory přidané do vlákna ve formátech TXT, CSV, DOCX, XLSX a PDF. Starší soubory DOC ani naskenované PDF bez textové vrstvy nepřečte.