Hur fungerar mejlutskick med assistenten?
Det som tar mest tid när du skriver ett kundmejl är att samla ihop informationen. Du måste komma ihåg vad ni kom överens om, kontrollera tidsfristen och gå igenom bilagorna. Att skicka e-post med AI-assistenten i Task Manager börjar med en förfrågan: ”skicka ett mejl till jan@firma.pl med en sammanfattning av uppgift X6”. Assistenten hämtar uppgiftens beskrivning, meddelanden och bilagor och förbereder sedan ett förslag.
Ett förslag är inte samma sak som att skicka. Först ser du kortet ”Meddelande att skicka” med mottagare, ämne och innehåll. E-postmeddelandet skickas först när du har bekräftat. Assistenten skickar inte meddelanden på egen hand.
Meddelandet skickas från din adress via den inkorg som är ansluten i modulen E-post (Inställningar → E-post). Om du inte har någon meddelar assistenten dig om det och skickar inget e-postmeddelande.
Från din förfrågan till klicket på ”Skicka”
Du skriver en vanlig mening, utan kommandon eller syntax att komma ihåg. Du kan göra det i AI-assistentens fönster, som du öppnar via vyikonen i den övre listen bredvid Kalender, Tavla och Anteckningar. Det andra alternativet är frågeläget i en uppgifts- eller chatttråd, som du aktiverar med den lila knappen ”AI-assistent”.
Du kan ange en uppgift med namn: ”skicka ett mejl till jan@firma.pl med en sammanfattning av uppgiften Rekrutacja”. Assistenten hämtar meddelanden och bilagor utan att öppna uppgiften. Den läser TXT-, CSV-, DOCX-, XLSX- och PDF-filer. I assistentfönstret kan du också ange flera uppgifter, en chatt, en anteckning, en mapp från Dokument eller en hel arbetsyta.
I en uppgifts- eller chatttråd är kontexten den här konversationen. Din förfrågan och mejlförslaget är privata - de andra deltagarna kan inte se dem. Endast den som skickade förfrågan kan bekräfta att mejlet ska skickas. När mejlet har skickats ändras förslagsrutan till en bekräftelse, så du kan inte skicka samma mejl igen från det här kortet.
Om du beskriver en regel, till exempel ”när ett mejl kommer till biuro@…, skicka en avisering till szefa@…”, kan assistenten förbereda ett automatiseringsutkast i stället för ett mejl. När utkastet är klart visas kortet ”Gå till Automatiseringar” under svaret.
Vad vinner du?
Du börjar inte med ett tomt fält. När en kund väntar på svar behöver du inte återskapa vad ni kom överens om för tre veckor sedan eller leta efter den slutliga bilagan. Du får ett förslag baserat på det som dokumenterats i ärendet. Du läser igenom det i stället för att skriva från grunden.
Din kund får ett meddelande från din adress, inte från appens adress. Du behåller också kontrollen över om det ska skickas: utan din bekräftelse skickar assistenten inte mejlet.
När är det användbart?
Du avslutar uppgiften ”Reklamacja - partia 340”. Tråden innehåller åtta meddelanden, ett protokoll i PDF-format och en överenskommelse från i torsdags om att leverantören står för utbytet. Kunden väntar på skriftlig information. I frågeläget ber du assistenten att skicka ett mejl med en sammanfattning till kundens adress.
Assistenten läser tråden och texten i PDF-protokollet - den kan läsa upp till cirka 50 KB text från en bilaga i ett meddelande. Den skriver ett meddelande om reklamationen, överenskommelsen och tidpunkten för utbytet. Du granskar förslaget. Om leveransdatumet ändrades på morgonen bekräftar du inte ett meddelande med det gamla datumet. Du behöver inte växla till ett annat program för att förbereda meddelandet.
Vanliga frågor
Behöver jag modulen E-post?
För att skicka från den gemensamma inkorgen ja - det är en modul i varianten Pro.
Kan AI-assistenten skicka e-post utan mitt godkännande?
Nej. Assistenten förbereder ett förslag, och meddelandet skickas först när du har bekräftat. Meddelanden som ska skickas senare hanteras av AI-agenten.
Från vilken adress skickas ett meddelande som AI-assistenten skickar?
Meddelandet skickas från din adress, det vill säga från den inkorg som är ansluten i modulen E-post (Inställningar → E-post). Utan en ansluten inkorg meddelar assistenten dig att den saknas och skickar inget e-postmeddelande.
Kan jag avbryta ett förberett meddelande?
Ja. Assistenten förbereder ett e-postförslag som du får bekräfta. I uppgiftens eller chattens tråd kan du skicka eller avbryta det.
Tar assistenten hänsyn till bilagor i ärendet?
Ja. När den sammanfattar en uppgift eller chatt läser assistenten filer som lagts till i tråden i formaten TXT, CSV, DOCX, XLSX och PDF. Den kan inte läsa äldre DOC-filer eller skannade PDF-filer utan textlager.