Hogyan működik az e-mailküldés az asszisztenssel?
Az ügyfélnek szánt e-mail elkészítésekor a legtöbb idő az információk összegyűjtésével telik. Fel kell idézni a megállapodásokat, ellenőrizni a határidőt és átnézni a mellékleteket. A Task Manager AI-asszisztensével az e-mail-küldés egy ilyen kéréssel kezdődik: „küldj e-mailt a jan@firma.pl címre az X6 feladat összefoglalójával”. Az asszisztens felhasználja a feladat leírását, az üzeneteket és a mellékleteket, majd elkészíti a javaslatot.
A javaslat még nem jelenti az e-mail elküldését. Először megjelenik az „Elküldendő üzenet” kártya a címzettel, a tárggyal és a szöveggel. Az e-mail csak a jóváhagyásod után kerül elküldésre. Az asszisztens nem küld üzenetet önállóan.
Az üzenet a saját címedről megy ki a Levelezés modulban csatlakoztatott postafiókon keresztül (Beállítások → Levelezés). Ha nincs ilyen, az AI-asszisztens jelzi ezt, és a levelet nem küldi el.
Mi történik a kéréstől a „Küldés” gombra kattintásig?
Egyszerű mondatban kérhetsz, parancsok és megjegyzendő szintaxis nélkül. Ezt megteheted az AI-asszisztens ablakában, amely a felső sávban, a nézetek ikonja alatt érhető el, a Naptár, a Tábla és a Jegyzetek mellett. A másik lehetőség a feladat vagy csevegés beszélgetésszálán belüli kérdés mód, amelyet a lila „AI-asszisztens” gombbal kapcsolhatsz be.
Név szerint is megadhatsz egy feladatot: „küldj e-mailt a jan@firma.pl címre a Rekrutacja feladat összefoglalójával”. Az asszisztens a feladat megnyitása nélkül lekéri annak üzeneteit és mellékleteit. TXT-, CSV-, DOCX-, XLSX- és PDF-fájlokat olvas. Az asszisztens ablakában több feladatot, egy csevegést, jegyzetet, a Dokumentumok egyik mappáját vagy egy teljes Munkaterületet is megadhatsz.
A feladat vagy csevegés beszélgetésszálában az adott beszélgetés szolgál kontextusként. A kérésed és az e-mail-javaslatod privát - a többi résztvevő nem látja őket. A küldést kizárólag a kérés szerzője erősítheti meg. Küldés után a javaslatot tartalmazó blokk visszaigazolássá változik, ezért erről a kártyáról nem küldheted el még egyszer ugyanazt az e-mailt.
Ha leírod a szabályt: „ha érkezik levél a biuro@… címre, küldj értesítést a szefa@… címre”, az asszisztens e-mail helyett automatizálási vázlatot is készíthet. Amikor elkészíti a vázlatot, a válasz alatt megjelenik egy „Ugrás az Automatizálásokhoz” kártya.
Mit nyersz vele?
Nem üres mezőből indulsz. Ha az ügyfél válaszra vár, nem kell felidézned a három héttel ezelőtti megállapodásokat vagy megkeresned a végleges mellékletet. Javaslatot kapsz az ügyben rögzített információk alapján. Elolvasod, nem pedig a nulláról írod meg.
Az ügyfeled az e-mail-címedről kapja az üzenetet, nem az alkalmazás címéről. A küldésről is te döntesz: a jóváhagyásod nélkül az AI-asszisztens nem küldi el az e-mailt.
Mikor jön jól?
Lezárod a „Reklamacja - partia 340” feladatot. A beszélgetésszálban nyolc üzenet, egy PDF-jegyzőkönyv és a csütörtöki megállapodás található arról, hogy a csere költségét a beszállító állja. Az ügyfél írásos tájékoztatásra vár. Kérdés módban e-mailt kérsz az ügyfél címére, az ügy összefoglalójával.
Az AI-asszisztens elolvassa a beszélgetésszálat és a PDF-jegyzőkönyv szövegét - az üzenet mellékletéből körülbelül 50 KB szöveget olvas be. Üzenetet készít a bejelentésről, a megállapodásokról és a csere határidejéről. Ellenőrzöd a javaslatot. Ha reggel megváltozott a szállítás dátuma, nem erősíted meg az elavult dátumot tartalmazó üzenetet. Az üzenet megírásához nem kell másik programra váltanod.
Gyakori kérdések
Szükségem van a Levelezés modulra?
A céges postafiókból történő küldéshez igen - ez a Pro csomag modulja.
Küldhet az AI-asszisztens e-mailt a jóváhagyásom nélkül?
Nem. Az asszisztens javaslatot készít, az üzenet pedig csak a jóváhagyásod után megy ki. A későbbre ütemezett üzeneteket az AI-ügynök kezeli.
Milyen címről megy ki az AI-asszisztens által küldött üzenet?
Az üzenet a saját címedről megy ki, vagyis a Levelezés modulban csatlakoztatott postafiókból (Beállítások → Levelezés). Csatlakoztatott postafiók nélkül az AI-asszisztens jelzi a hiányát, és nem küldi el a levelet.
Visszavonhatom az előkészített üzenet elküldését?
Igen. Az asszisztens jóváhagyásra váró e-mail-javaslatot készít. A feladat vagy csevegés beszélgetésszálában elküldheted vagy visszavonhatod.
Figyelembe veszi az asszisztens az ügyhöz csatolt fájlokat?
Igen. Egy feladat vagy csevegés összefoglalásakor az asszisztens elolvassa a beszélgetésszálhoz TXT, CSV, DOCX, XLSX és PDF formátumban hozzáadott fájlokat. A régebbi DOC-fájlokat és a szövegréteget nem tartalmazó szkennelt PDF-eket nem tudja elolvasni.