Miten sähköpostien lähettäminen avustajan kanssa toimii?
Asiakkaalle lähetettävässä sähköpostissa eniten aikaa kuluu tietojen kokoamiseen. Sovitut asiat täytyy muistaa, määräaika tarkistaa ja liitteet käydä läpi. Sähköpostin lähettäminen AI-avustajalla Task Managerissa alkaa pyynnöllä: ”lähetä sähköposti osoitteeseen jan@firma.pl ja tiivistä tehtävä X6”. Avustaja hakee tehtävän kuvauksen, viestit ja liitteet ja valmistelee sitten ehdotuksen.
Ehdotus ei tarkoita lähettämistä. Näet ensin ”Lähetettävä viesti” -kortin, jossa näkyvät vastaanottaja, aihe ja sisältö. Sähköposti lähtee vasta vahvistuksesi jälkeen. Avustaja ei lähetä viestejä itse.
Viesti lähtee sinun osoitteestasi Sähköposti-moduuliin yhdistetyn postilaatikon kautta (Asetukset → Sähköposti). Jos sitä ei ole, AI-avustaja kertoo asiasta eikä lähetä sähköpostia.
Mitä tapahtuu pyynnön ja ”Lähetä”-painikkeen napsauttamisen välillä?
Pyydät tavallisella lauseella ilman komentoja tai opeteltavaa syntaksia. Voit tehdä sen AI-avustajan ikkunassa, johon pääset yläpalkin näkymäkuvakkeesta Kalenterin, Taulun ja Muistiinpanojen vierestä. Toinen vaihtoehto on kysymystila tehtävän tai keskustelun viestiketjussa. Se otetaan käyttöön violetista ”AI-avustaja”-painikkeesta.
Voit nimetä tehtävän: ”lähetä sähköpostia osoitteeseen jan@firma.pl ja liitä mukaan yhteenveto Rekrutacja-tehtävästä”. Avustaja hakee tehtävän viestit ja liitteet avaamatta tehtävää. Se lukee TXT-, CSV-, DOCX-, XLSX- ja PDF-tiedostoja. Avustajan ikkunassa voit myös valita useita tehtäviä, keskustelun, muistiinpanon, Dokumentit-kansion tai koko työtilan.
Tehtävän tai keskustelun viestiketjussa kontekstina on kyseinen keskustelu. Pyyntösi ja sähköpostiehdotuksesi ovat yksityisiä - muut osallistujat eivät näe niitä. Vain pyynnön tekijä voi vahvistaa lähetyksen. Lähettämisen jälkeen ehdotus muuttuu vahvistukseksi, joten et voi lähettää samaa sähköpostia uudelleen kyseiseltä kortilta.
Jos kuvailet säännön „kun biuro@… saa sähköpostin, lähetä ilmoitus osoitteeseen szefa@…”, AI-avustaja voi sähköpostin sijaan valmistella automaation luonnoksen. Kun se valmistelee luonnoksen, vastauksen alle ilmestyy kortti „Siirry Automaatioihin”.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Kun asiakas odottaa vastausta, sinun ei tarvitse palautella mieleen kolmen viikon takaisia sopimuksia tai etsiä lopullista liitettä. Saat ehdotuksen, joka perustuu siihen, mitä asiasta on kirjattu. Luet sen sen sijaan, että kirjoittaisit kaiken alusta.
Asiakkaasi saa viestin sinun osoitteestasi, ei sovelluksen osoitteesta. Päätät myös itse lähettämisestä: ilman vahvistustasi avustaja ei lähetä sähköpostia.
Milloin tästä on hyötyä
Suljet ”Reklamacja - partia 340” -tehtävän. Viestiketjussa on kahdeksan viestiä, PDF-muotoinen pöytäkirja ja torstaina tehty sopimus siitä, että toimittaja vastaa vaihtokustannuksista. Asiakas odottaa kirjallista ilmoitusta. Kysymystilassa pyydät sähköpostia, jossa on yhteenveto ja joka lähetetään asiakkaan osoitteeseen.
Avustaja lukee viestiketjun ja PDF-pöytäkirjan tekstin - viestin liitteestä se lukee noin 50 KB tekstiä. Se valmistelee viestin ilmoituksesta, sovituista asioista ja vaihdon aikataulusta. Tarkistat ehdotuksen. Jos toimituspäivä muuttui aamulla, et vahvista viestiä, jossa on vanhentunut päivämäärä. Sinun ei tarvitse vaihtaa toiseen ohjelmaan viestin valmistelemiseksi.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko Sähköposti-moduulin?
Yrityksen postilaatikosta lähettämiseen kyllä - se on Pro-version moduuli.
Voiko AI-avustaja lähettää sähköpostin ilman hyväksyntääni?
Ei. Avustaja valmistelee ehdotuksen, ja viesti lähtee vasta vahvistuksesi jälkeen. Myöhemmin lähetettävät viestit hoitaa AI-agentti.
Mistä osoitteesta AI-avustajan lähettämä viesti lähtee?
Viesti lähtee sinun osoitteestasi, eli Sähköposti-moduuliin yhdistetystä postilaatikosta (Asetukset → Sähköposti). Jos postilaatikkoa ei ole yhdistetty, AI-avustaja kertoo siitä eikä lähetä sähköpostia.
Voinko perua valmistellun viestin lähettämisen?
Kyllä. Avustaja valmistelee sähköpostiehdotuksen vahvistettavaksi. Voit lähettää sen tai perua sen tehtävän tai keskustelun viestiketjussa.
Huomioiko AI-avustaja asiaan liittyvät liitteet?
Kyllä. Tehtävää tai keskustelua tiivistäessään avustaja lukee viestiketjuun lisätyt TXT-, CSV-, DOCX-, XLSX- ja PDF-tiedostot. Se ei lue vanhoja DOC-tiedostoja eikä skannattuja PDF-tiedostoja, joissa ei ole tekstikerrosta.