Comment fonctionne l'envoi d'e-mails avec l'Assistant ?
Pour rédiger un e-mail à un client, le plus long est de rassembler les informations. Il faut se rappeler les décisions prises, vérifier l’échéance et parcourir les pièces jointes. L’envoi d’un e-mail par l’Assistant IA dans Task Manager commence par une demande : « envoie un e-mail à jan@firma.pl avec un résumé de la tâche X6 ». L’assistant consulte la description de la tâche, les messages et les pièces jointes, puis prépare une proposition.
Une proposition n’est pas un envoi. Vous voyez d’abord la carte « Message à envoyer » avec le destinataire, l’objet et le contenu. L’e-mail n’est envoyé qu’après votre confirmation. L’assistant n’envoie jamais de message de lui-même.
Le message part de votre adresse via la boîte mail connectée dans le module Messagerie (Paramètres → Messagerie). Si vous n'en avez pas, l'Assistant vous en informera et n'enverra pas le mail.
De votre demande au clic sur « Envoyer »
Formulez votre demande en une phrase ordinaire, sans commande ni syntaxe à mémoriser. Vous pouvez le faire dans la fenêtre de l’Assistant IA, accessible depuis l’icône des vues dans la barre supérieure, à côté du Calendrier, du Tableau et des Notes. Vous pouvez aussi utiliser le mode question dans un fil de discussion de tâche ou de discussion, activé par le bouton violet « Assistant IA ».
Vous pouvez désigner une tâche par son nom : « envoie un mail à jan@firma.pl avec un résumé de la tâche Recrutement ». L’Assistant récupère ses messages et ses pièces jointes sans ouvrir la tâche. Il lit les fichiers TXT, CSV, DOCX, XLSX et PDF. Dans la fenêtre de l’Assistant, vous pouvez aussi désigner plusieurs tâches, une discussion, une note, un dossier des Documents ou tout un Espace de travail.
Dans le fil d’une tâche ou d’une discussion, le contexte est cette conversation. Votre demande et la proposition de mail sont privées - les autres participants ne les voient pas. Seul l’auteur de la demande peut confirmer l’envoi. Une fois le mail envoyé, le bloc de proposition devient une confirmation : vous ne pourrez donc pas envoyer à nouveau le même mail depuis cette carte.
Si vous décrivez une règle « quand un e-mail arrive sur bureau@…, envoie une notification à chef@… », l'Assistant peut, au lieu d'un e-mail, préparer une ébauche d'automatisation. Lorsqu'il prépare l'ébauche, une carte « Aller vers Automatisations » apparaît sous la réponse.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous ne partez pas d’une page blanche. Quand un client attend une réponse, vous n’avez pas à reconstituer ce qui a été convenu il y a trois semaines ni à chercher la pièce jointe définitive. Vous recevez une proposition basée sur les informations consignées dans le dossier. Vous la relisez au lieu de tout rédiger de zéro.
Votre client reçoit un message envoyé depuis votre adresse, et non depuis celle de l’application. Vous gardez aussi la décision d’envoyer : sans votre confirmation, l’Assistant n’enverra pas le mail.
Quand est-ce utile ?
Vous clôturez la tâche « Réclamation - lot 340 ». Le fil contient huit messages, un procès-verbal au format PDF et un accord conclu jeudi : le remplacement sera pris en charge par le fournisseur. Le client attend une confirmation écrite. En mode question, vous demandez un mail de synthèse à envoyer à son adresse.
L’Assistant lit le fil et le texte du procès-verbal PDF - il peut lire jusqu’à environ 50 Ko de texte dans une pièce jointe de message. Il prépare un message sur la réclamation, les accords et le délai de remplacement. Vous vérifiez la proposition. Si la date de livraison a changé dans la matinée, vous ne confirmez pas un message contenant une date obsolète. Vous n’avez pas besoin de passer à un autre logiciel pour préparer ce message.
Questions fréquentes
Ai-je besoin du module Messagerie ?
Pour un envoi depuis la boîte mail partagée, oui - c'est un module de l'offre Pro.
L’Assistant IA peut-il envoyer un e-mail sans mon accord ?
Non. L’assistant prépare une proposition et le message n’est envoyé qu’après votre confirmation. Les messages programmés pour plus tard sont gérés par l’Agent IA.
Quelle adresse d’expédition est utilisée pour un message envoyé par l’Assistant ?
Le message part de votre adresse, c'est-à-dire de la boîte mail connectée dans le module Messagerie (Paramètres → Messagerie). Sans boîte connectée, l'Assistant vous informera de son absence et n'enverra pas le mail.
Puis-je annuler l’envoi d’un message préparé ?
Oui. L’assistant prépare une proposition d’e-mail à confirmer. Dans le fil de discussion d’une tâche ou d’une discussion, vous pouvez l’envoyer ou l’annuler.
L’Assistant prend-il en compte les pièces jointes du dossier ?
Oui. Lorsqu’il résume une tâche ou une discussion, l’Assistant lit les fichiers ajoutés au fil de discussion aux formats TXT, CSV, DOCX, XLSX et PDF. Il ne lit pas les anciens fichiers DOC ni les scans PDF dépourvus de couche de texte.