Ako funguje odosielanie e-mailov s Asistentom?
Najviac času pri e-maile klientovi zaberie zhromaždenie informácií. Treba si pripomenúť dohody, skontrolovať termín a prezrieť prílohy. Odoslanie e-mailu cez Asistenta AI v Task Manageri sa začína požiadavkou: „pošli e-mail na jan@firma.pl so zhrnutím úlohy X6“. Asistent vyhľadá opis úlohy, správy a prílohy a potom pripraví návrh.
Návrh ešte neznamená odoslanie. Najprv uvidíte kartu „Správa na odoslanie“ s príjemcom, predmetom a obsahom. E-mail sa odošle až po vašom potvrdení. Asistent neposiela správy sám.
Správa odchádza z vašej adresy cez schránku pripojenú v module Pošta (Nastavenia → Pošta). Ak ju nemáte, Asistent vás na to upozorní a e-mail neodošle.
Čo sa deje od zadania požiadavky po kliknutie na „Odoslať“
Požiadavku napíšete obyčajnou vetou, bez príkazov či syntaxe, ktorú by ste si museli zapamätať. Môžete to urobiť v okne Asistenta AI, ktoré otvoríte ikonou zobrazení v hornej lište vedľa Kalendára, Nástenky a Poznámok. Druhou možnosťou je režim otázok vo vlákne úlohy alebo chatu, ktorý zapnete fialovým tlačidlom „Asistent AI“.
Úlohu môžete uviesť podľa názvu: „pošli e-mail na jan@firma.pl so zhrnutím úlohy Nábor“. Asistent načíta jej správy a prílohy bez toho, aby ste úlohu museli otvoriť. Číta súbory TXT, CSV, DOCX, XLSX a PDF. V okne Asistenta môžete vybrať aj niekoľko úloh, chat, poznámku, priečinok z Dokumentov alebo celý pracovný priestor.
Vo vlákne úlohy alebo chatu tvorí kontext táto konverzácia. Vaša požiadavka a návrh e-mailu sú súkromné - ostatní účastníci ich nevidia. Odoslanie môže potvrdiť iba autor požiadavky. Po odoslaní sa blok s návrhom zmení na potvrdenie, takže ten istý e-mail z tejto karty neodošlete znova.
Ak opíšete pravidlo „keď príde mail na biuro@…, pošli upozornenie na sefa@…”, Asistent môže namiesto mailu pripraviť návrh automatizácie. Keď pripraví návrh, pod odpoveďou sa zobrazí karta „Prejsť do Automatizácií”.
Čo získate?
Nezačínate s prázdnym poľom. Keď klient čaká na odpoveď, nemusíte si vybavovať dohody spred troch týždňov ani hľadať finálnu prílohu. Dostanete návrh založený na tom, čo je zaznamenané v danej veci. Namiesto písania od začiatku si ho prečítate.
Klient dostane správu z vašej adresy, nie z adresy aplikácie. O odoslaní rozhodujete vy: bez vášho potvrdenia Asistent e-mail neodošle.
Kedy sa to hodí
Dokončujete úlohu „Reklamácia - šarža 340“. Vo vlákne je osem správ, protokol vo formáte PDF a štvrtková dohoda, že výmena pôjde na náklady dodávateľa. Klient čaká na písomnú informáciu. V režime otázok požiadate o e-mail so zhrnutím na jeho adresu.
Asistent si prečíta vlákno a text protokolu PDF - prílohu zo správy dokáže prečítať v rozsahu približne 50 KB textu. Pripraví správu o reklamácii, dohodnutých podmienkach a termíne výmeny. Návrh si skontrolujete. Ak sa termín dodania ráno zmenil, nepotvrdíte správu s neaktuálnym dátumom. Na prípravu tejto správy nemusíte prepínať do iného programu.
Najčastejšie otázky
Potrebujem modul Pošta?
Na odoslanie z firemnej schránky áno - je to modul variantu Pro.
Môže Asistent AI odoslať e-mail bez môjho súhlasu?
Nie. Asistent pripraví návrh a správa sa odošle až po vašom potvrdení. Správy naplánované na neskôr spracúva Agent AI.
Z akej adresy sa odošle správa od Asistenta?
Správa odchádza z vašej adresy, teda zo schránky pripojenej v module Pošta (Nastavenia → Pošta). Bez pripojenej schránky vás Asistent upozorní na jej absenciu a e-mail neodošle.
Môžem zrušiť odoslanie pripravenej správy?
Áno. Asistent pripraví návrh e-mailu na potvrdenie. Vo vlákne úlohy alebo chatu ho môžete odoslať alebo zrušiť.
Zohľadní Asistent prílohy z prípadu?
Áno. Pri zhrnutí úlohy alebo chatu Asistent číta súbory pridané do vlákna vo formátoch TXT, CSV, DOCX, XLSX a PDF. Staršie súbory DOC ani skeny PDF bez textovej vrstvy nečíta.