Come funziona l'invio di email con l'Assistente?
Quando scrivi a un cliente, la parte che richiede più tempo è raccogliere le informazioni. Devi ricordare gli accordi, verificare la scadenza e rivedere gli allegati. Per inviare un'email con l'Assistente AI di Task Manager, basta chiedere: «invia un'email a jan@firma.pl con un riepilogo dell'attività X6». L'assistente consulta la descrizione dell'attività, i messaggi e gli allegati, poi prepara una proposta.
Una proposta non è un invio. Per prima cosa vedi la scheda «Messaggio da inviare» con destinatario, oggetto e contenuto. L'email viene inviata solo dopo la tua conferma. L'assistente non invia messaggi autonomamente.
Il messaggio parte dal tuo indirizzo tramite la casella collegata nel modulo Posta (Impostazioni → Posta). Se non ne hai una, l'Assistente te lo segnalerà e l'email non verrà inviata.
Cosa succede dalla richiesta al clic su «Invia»
Fai la richiesta con una frase normale, senza comandi o sintassi da ricordare. Puoi farlo nella finestra dell'Assistente AI, accessibile dall'icona delle viste nella barra superiore, accanto a Calendario, Bacheca e Note. L'altra possibilità è la modalità domanda all'interno della discussione di un'attività o di una chat, che si attiva con il pulsante viola «Assistente AI».
Puoi indicare un'attività per nome: «invia un'email a jan@firma.pl con il riepilogo dell'attività Reclutamento». L'Assistente recupererà i messaggi e gli allegati senza aprire l'attività. Legge file TXT, CSV, DOCX, XLSX e PDF. Nella finestra dell'Assistente puoi anche indicare più attività, una chat, una nota, una cartella di Documenti o un intero Spazio di lavoro.
In una discussione di un'attività o di una chat, il contesto è quella conversazione. La tua richiesta e la proposta di email sono private - gli altri partecipanti non le vedono. Solo chi ha inviato la richiesta può confermare l'invio. Dopo l'invio, il blocco con la proposta si trasforma in una conferma, quindi non potrai inviare di nuovo la stessa email da questa scheda.
Se descrivi una regola "quando arriva una mail a ufficio@…, invia una notifica a capo@…", l'Assistente può preparare una bozza di automazione invece di una mail. Quando prepara la bozza, sotto la risposta compare la scheda "Vai ad Automazioni".
Cosa ci guadagni?
Non parti da un campo vuoto. Quando un cliente aspetta una risposta, non devi ricostruire gli accordi di tre settimane fa né cercare l'allegato definitivo. Ricevi una proposta basata su ciò che è stato registrato nella pratica. La leggi invece di scrivere da zero.
Il tuo cliente riceve un messaggio dal tuo indirizzo, non da quello dell'applicazione. Sei tu a decidere se inviarlo: senza la tua conferma, l'Assistente non invierà l'email.
Quando è utile
Stai chiudendo l'attività «Reclamo - lotto 340». Nella discussione ci sono otto messaggi, un verbale in PDF e l'accordo preso giovedì: la sostituzione è a carico del fornitore. Il cliente aspetta una comunicazione scritta. In modalità domanda, chiedi di preparare un'email di riepilogo al suo indirizzo.
L'Assistente legge la discussione e il testo del verbale PDF - può leggere fino a circa 50 KB di testo dagli allegati dei messaggi. Prepara un messaggio che riassume la segnalazione, gli accordi e i tempi di sostituzione. Controlli la proposta. Se la data di consegna è cambiata stamattina, non confermi il messaggio con la data non aggiornata. Non devi passare a un altro programma per preparare questo messaggio.
Domande frequenti
Ho bisogno del modulo Posta?
Per l'invio dalla casella aziendale sì - è un modulo della versione Pro.
L'Assistente AI può inviare un'email senza il mio consenso?
No. L'assistente prepara una proposta e il messaggio viene inviato solo dopo la tua conferma. I messaggi programmati per un momento successivo sono gestiti dall'Agente AI.
Da quale indirizzo viene inviato un messaggio preparato dall'Assistente?
Il messaggio parte dal tuo indirizzo, cioè dalla casella collegata nel modulo Posta (Impostazioni → Posta). Senza una casella collegata l'Assistente ti informerà della sua assenza e non invierà l'email.
Posso annullare l'invio di un messaggio preparato?
Sì. L'assistente prepara una proposta di email da confermare. Nella discussione dell'attività o della chat puoi inviarla oppure annullarla.
L'Assistente tiene conto degli allegati della pratica?
Sì. Quando riassume un'attività o una chat, l'Assistente legge i file aggiunti alla discussione nei formati TXT, CSV, DOCX, XLSX e PDF. Non legge i vecchi file DOC né i PDF scansionati senza un livello di testo.