Como funciona o envio de emails com o Assistente?
A parte que mais tempo demora num e-mail para um cliente é reunir as informações. É preciso recordar o que foi acordado, confirmar o prazo e rever os anexos. O envio de e-mails pelo Assistente de IA no Task Manager começa com um pedido: «envia um e-mail para jan@firma.pl com um resumo da tarefa X6». O Assistente consulta a descrição da tarefa, as mensagens e os anexos e, em seguida, prepara uma proposta.
Uma proposta não é um e-mail enviado. Primeiro, vê um cartão «Mensagem a enviar» com o destinatário, o assunto e o texto. O e-mail só é enviado depois da sua confirmação. O Assistente não envia mensagens por iniciativa própria.
A mensagem sai do seu endereço através da caixa de correio associada no módulo Correio (Definições → Correio). Se não a tiver, o Assistente informa-o disso e não envia o e-mail.
O que acontece entre o pedido e o clique em «Enviar»
Faça o pedido numa frase normal, sem comandos nem sintaxe para memorizar. Pode fazê-lo na janela do Assistente de IA, disponível através do ícone de vistas na barra superior, junto ao Calendário, ao Quadro e às Notas. A outra opção é o modo de pergunta dentro de um tópico de tarefa ou chat, ativado pelo botão roxo «Assistente de IA».
Pode indicar uma tarefa pelo nome: «envia um e-mail para jan@firma.pl com um resumo da tarefa Recrutamento». O Assistente obtém as mensagens e os anexos sem abrir a tarefa. Lê ficheiros TXT, CSV, DOCX, XLSX e PDF. Na janela do Assistente também pode indicar várias tarefas, um chat, uma nota, uma pasta de Documentos ou todo o workspace.
Num tópico de tarefa ou de chat, o contexto é essa conversa. O seu pedido e a proposta de e-mail são privados - os outros participantes não os veem. Só quem fez o pedido pode confirmar o envio. Depois de enviado, o bloco com a proposta transforma-se numa confirmação, pelo que não poderá voltar a enviar o mesmo e-mail a partir desse cartão.
Se descrever a regra "quando chegar um e-mail para biuro@…, envia uma notificação para szefa@…", o Assistente pode, em vez de um e-mail, preparar um rascunho de automação. Quando o rascunho estiver pronto, aparece por baixo da resposta um cartão "Ir para Automações".
O que ganha?
Não começa com um campo em branco. Quando um cliente está à espera de uma resposta, não precisa de reconstruir os acordos feitos há três semanas nem de procurar o anexo final. Recebe uma proposta com base no que foi registado sobre o assunto. Lê-a em vez de escrever tudo de raiz.
O seu cliente recebe uma mensagem do seu endereço, não do endereço da aplicação. Também mantém o controlo sobre o envio: sem a sua confirmação, o Assistente não enviará o e-mail.
Quando é útil
Está a fechar a tarefa «Reclamação - lote 340». O tópico contém oito mensagens, um relatório em PDF e um acordo de quinta-feira segundo o qual a substituição fica a cargo do fornecedor. O cliente aguarda uma resposta por escrito. No modo de pergunta, pede um e-mail de resumo para o endereço do cliente.
O Assistente lê o tópico e o texto do relatório em PDF - consegue ler até cerca de 50 KB de texto dos anexos das mensagens. Prepara uma mensagem sobre a reclamação, os acordos e o prazo da substituição. Verifica a proposta. Se a data de entrega tiver mudado de manhã, não confirma uma mensagem com uma data desatualizada. Não precisa de mudar para outro programa para preparar esta mensagem.
Perguntas mais frequentes
Preciso do módulo Correio?
Para enviar a partir da caixa da empresa sim - é um módulo da variante Pro.
O Assistente de IA pode enviar um e-mail sem a minha autorização?
Não. O assistente prepara uma proposta e a mensagem só é enviada depois de a confirmar. As mensagens agendadas para mais tarde são tratadas pelo Agente de IA.
De que endereço é enviada uma mensagem enviada pelo Assistente?
A mensagem sai do seu endereço, ou seja, da caixa de correio associada no módulo Correio (Definições → Correio). Sem uma caixa de correio associada, o Assistente informa-o da sua ausência e não envia o e-mail.
Posso cancelar o envio de uma mensagem preparada?
Sim. O assistente prepara uma proposta de e-mail para confirmação. No tópico da tarefa ou da conversa, pode enviá-la ou cancelá-la.
O Assistente tem em conta os anexos do caso?
Sim. Ao resumir uma tarefa ou conversa, o Assistente lê os ficheiros adicionados ao tópico nos formatos TXT, CSV, DOCX, XLSX e PDF. Não lê ficheiros DOC mais antigos nem PDFs digitalizados sem camada de texto.