¿Cómo funciona el envío de correos con el Asistente?
Lo que más tiempo lleva al escribir un correo a un cliente es reunir la información. Hay que recordar los acuerdos, comprobar la fecha límite y revisar los archivos adjuntos. Para enviar un correo con el Asistente de IA de Task Manager, basta con pedir: «envía un correo a jan@firma.pl con un resumen de la tarea X6». El asistente consulta la descripción de la tarea, los mensajes y los archivos adjuntos, y después prepara una propuesta.
Una propuesta no es un envío. Primero ves una tarjeta «Mensaje para enviar» con el destinatario, el asunto y el contenido. El correo solo se envía cuando lo confirmas. El asistente no envía mensajes por su cuenta.
El mensaje se envía desde tu dirección a través del buzón conectado en el módulo Correo (Ajustes → Correo). Si no lo tienes, el Asistente te lo indicará y no enviará el correo.
Qué ocurre desde que haces la petición hasta que haces clic en «Enviar»
Lo pides con una frase normal, sin comandos ni sintaxis que tengas que memorizar. Puedes hacerlo en la ventana del Asistente de IA, disponible mediante el icono de vistas en la barra superior, junto a Calendario, Tablero y Notas. También puedes usar el modo de pregunta dentro de un hilo de tarea o de chat, que se activa con el botón morado «Asistente de IA».
Puedes indicar una tarea por su nombre: «envía un correo a jan@firma.pl con un resumen de la tarea Rekrutacja». El Asistente recuperará sus mensajes y archivos adjuntos sin abrir la tarea. Lee archivos TXT, CSV, DOCX, XLSX y PDF. En la ventana del Asistente también puedes indicar varias tareas, un chat, una nota, una carpeta de Documentos o todo un Espacio de trabajo.
En el hilo de una tarea o un chat, el contexto es esa conversación. Tu solicitud y la propuesta de correo son privadas: los demás participantes no las ven. Solo quien hizo la solicitud puede confirmar el envío. Después de enviarlo, el bloque con la propuesta se convierte en una confirmación, así que no podrás volver a enviar el mismo correo desde esa tarjeta.
Si describes una regla «cuando llegue un correo a oficina@…, envía un aviso a jefe@…», el Asistente puede, en lugar de un correo, preparar un borrador de automatización. Cuando prepare el borrador, bajo la respuesta aparecerá una tarjeta «Ir a Automatizaciones».
¿Qué ganas?
No empiezas con un campo vacío. Cuando un cliente espera una respuesta, no tienes que reconstruir los acuerdos de hace tres semanas ni buscar el archivo adjunto definitivo. Recibes una propuesta basada en lo que se ha guardado sobre el caso. La revisas en lugar de escribirla desde cero.
Tu cliente recibe un mensaje de tu dirección, no de la dirección de la aplicación. Tú también conservas el control del envío: sin tu confirmación, el Asistente no enviará el correo.
Cuándo resulta útil
Estás cerrando la tarea «Reklamacja - partia 340». En el hilo hay ocho mensajes, un informe en PDF y un acuerdo del jueves: el proveedor se hace cargo del coste de la sustitución. El cliente espera una respuesta por escrito. En el modo de preguntas, pides que se redacte un correo con un resumen y se envíe a su dirección.
El Asistente lee el hilo y el texto del informe en PDF - puede leer hasta unos 50 KB de texto de los archivos adjuntos de los mensajes. Prepara un mensaje con los detalles de la reclamación, los acuerdos y el plazo de sustitución. Revisas la propuesta. Si la fecha de entrega ha cambiado esta mañana, no confirmas el mensaje con la fecha desactualizada. No tienes que cambiar a otro programa para preparar este mensaje.
Preguntas frecuentes
¿Necesito el módulo Correo?
Para enviar desde el buzón compartido sí - es un módulo de la variante Pro.
¿Puede el Asistente de IA enviar un correo sin mi consentimiento?
No. El asistente prepara una propuesta y el mensaje solo se envía cuando la confirmas. Los mensajes programados para más tarde los gestiona el Agente de IA.
¿Desde qué dirección se envía un mensaje redactado por el Asistente?
El mensaje se envía desde tu dirección, es decir, desde el buzón conectado en el módulo Correo (Ajustes → Correo). Sin un buzón conectado, el Asistente te informará de que no existe y no enviará el correo.
¿Puedo cancelar el envío de un mensaje preparado?
Sí. El asistente prepara una propuesta de correo para que la confirmes. Puedes enviarla o cancelarla desde el hilo de la tarea o del chat.
¿Tendrá en cuenta el Asistente los archivos adjuntos del caso?
Sí. Al resumir una tarea o un chat, el Asistente lee los archivos añadidos al hilo en formatos TXT, CSV, DOCX, XLSX y PDF. No puede leer archivos DOC antiguos ni PDF escaneados sin capa de texto.