Wie funktioniert der E-Mail-Versand mit dem Assistenten?
Beim Schreiben einer E-Mail an einen Kunden kostet das Zusammentragen der Informationen am meisten Zeit. Man muss sich an Absprachen erinnern, den Termin prüfen und die Anhänge durchsehen. Der E-Mail-Versand mit dem KI-Assistenten in Task Manager beginnt mit einer Bitte wie: „Sende eine E-Mail an jan@firma.pl mit einer Zusammenfassung der Aufgabe X6.“ Der Assistent greift auf die Aufgabenbeschreibung, Nachrichten und Anhänge zu und erstellt anschließend einen Vorschlag.
Ein Vorschlag ist noch kein Versand. Zuerst sehen Sie eine Karte „Nachricht zum Versenden“ mit Empfänger, Betreff und Inhalt. Die E-Mail wird erst nach Ihrer Bestätigung versendet. Der Assistent verschickt keine Nachrichten selbstständig.
Die Nachricht wird von Ihrer eigenen Adresse über das im Modul E-Mail verbundene Postfach versendet (Einstellungen → E-Mail). Falls Sie keines haben, weist der Assistent Sie darauf hin und verschickt die E-Mail nicht.
Was passiert von Ihrer Bitte bis zum Klick auf „Senden“?
Sie formulieren Ihre Bitte in einem normalen Satz, ohne Befehle oder eine Syntax, die Sie sich merken müssen. Das ist im Fenster des KI-Assistenten möglich, das über das Ansichten-Symbol in der oberen Leiste neben Kalender, Board und Notizen geöffnet wird. Die zweite Möglichkeit ist der Fragemodus innerhalb eines Aufgaben- oder Chat-Threads, den Sie über die violette Schaltfläche „KI-Assistent“ aktivieren.
Sie können eine Aufgabe namentlich angeben: „Senden Sie eine E-Mail an jan@firma.pl mit einer Zusammenfassung der Aufgabe Rekrutacja“. Der Assistent ruft die Nachrichten und Anhänge dazu ab, ohne die Aufgabe zu öffnen. Er liest TXT-, CSV-, DOCX-, XLSX- und PDF-Dateien. Im Fenster des Assistenten können Sie auch mehrere Aufgaben, einen Chat, eine Notiz, einen Ordner aus Dokumente oder den gesamten Arbeitsbereich angeben.
Im Thread einer Aufgabe oder eines Chats dient diese Unterhaltung als Kontext. Ihre Anfrage und der E-Mail-Vorschlag sind privat - die anderen Beteiligten können sie nicht sehen. Nur der Verfasser der Anfrage kann den Versand bestätigen. Nach dem Versand wird der Vorschlag in eine Bestätigung umgewandelt, sodass Sie dieselbe E-Mail nicht noch einmal über diese Karte versenden können.
Wenn Sie die Regel „wenn eine E-Mail an biuro@… eingeht, sende eine Benachrichtigung an szefa@…” beschreiben, kann der Assistent statt einer E-Mail einen Entwurf für eine Automatisierung vorbereiten. Wenn er den Entwurf vorbereitet hat, erscheint unter der Antwort die Karte „Zu Automatisierungen wechseln”.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht bei einem leeren Eingabefeld anfangen. Wenn ein Kunde auf eine Antwort wartet, müssen Sie weder die Absprachen von vor drei Wochen rekonstruieren noch nach dem endgültigen Anhang suchen. Sie erhalten einen Vorschlag auf Grundlage der Informationen zum Vorgang. Sie lesen ihn, statt von Grund auf neu zu schreiben.
Ihr Kunde erhält eine Nachricht von Ihrer Adresse und nicht von der Adresse der App. Auch die Entscheidung über den Versand liegt bei Ihnen: Ohne Ihre Bestätigung versendet der Assistent keine E-Mail.
Wann ist das hilfreich?
Sie schließen die Aufgabe „Reklamacja - partia 340“ ab. Im Thread gibt es acht Nachrichten, ein Protokoll als PDF und die am Donnerstag getroffene Vereinbarung, dass der Austausch auf Kosten des Lieferanten erfolgt. Der Kunde wartet auf eine schriftliche Information. Im Fragemodus bitten Sie um eine zusammenfassende E-Mail an seine Adresse.
Der Assistent liest den Thread und den Text des PDF-Protokolls - Anhänge aus Nachrichten liest er bis zu etwa 50 KB Text. Er erstellt eine Nachricht zum Anliegen, den Vereinbarungen und dem Austauschdatum. Sie prüfen den Vorschlag. Wenn sich das Lieferdatum am Morgen geändert hat, bestätigen Sie die Nachricht mit dem veralteten Datum nicht. Sie müssen nicht zu einem anderen Programm wechseln, um diese Nachricht vorzubereiten.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich das Modul E-Mail?
Für den Versand aus dem Team-Postfach ja - das ist ein Modul der Variante Pro.
Kann der KI-Assistent ohne meine Zustimmung eine E-Mail versenden?
Nein. Der Assistent erstellt einen Vorschlag, und die Nachricht wird erst nach Ihrer Bestätigung versendet. Für später geplante Nachrichten ist der KI-Agent zuständig.
Von welcher Adresse wird eine vom Assistenten versendete Nachricht verschickt?
Die Nachricht wird von Ihrer eigenen Adresse versendet, also über das im Modul E-Mail verbundene Postfach (Einstellungen → E-Mail). Ohne verbundenes Postfach informiert Sie der Assistent darüber und verschickt keine E-Mail.
Kann ich den Versand einer vorbereiteten Nachricht abbrechen?
Ja. Der Assistent erstellt einen E-Mail-Vorschlag, den Sie bestätigen können. Im Thread der Aufgabe oder des Chats können Sie ihn versenden oder abbrechen.
Berücksichtigt der Assistent Anhänge aus dem Vorgang?
Ja. Beim Zusammenfassen einer Aufgabe oder eines Chats liest der Assistent Dateien, die dem Thread in den Formaten TXT, CSV, DOCX, XLSX und PDF hinzugefügt wurden. Ältere DOC-Dateien und gescannte PDFs ohne Textebene kann er nicht lesen.