Jak AI uspořádá schránku v Task Manageru?
Vracíte se k dlouhému vláknu s klientem. Každá zpráva obsahuje citace z předchozích e-mailů, patičky a doložky. Někde mezi nimi padne věta, která stanovuje cenu. Režim „Uspořádat“ v modulu Pošta (varianta Pro) zobrazí tuto korespondenci ve zkrácené verzi nebo s řádkem „Upozornění experta“ pod každou zprávou.
Uspořádání funguje v otevřeném vláknu, ne v samostatném chatu. Původní zprávy zůstávají nedotčené. Uspořádaný náhled je dostupný pouze v aktuální relaci.
Ve stejném vláknu se můžeš soukromě zeptat AI asistenta, jaká cena byla schválena a kdo ji schválil. Odpověď vychází z této korespondence.
Čtyři režimy čtení a otázka k vláknu
Tlačítko „Uspořádat“ se nachází v patičce pole pro odpověď vedle možnosti „AI asistent“. Nabídka obsahuje čtyři položky. „Původní obsah“ vypne náhled AI. „Vylepšit“ zkrátí zprávy a převede je do první osoby, bez patiček, podpisů a doložek. „Shrnout“ ponechá 1-2 věty nebo až 3 body u každé zprávy a zaměří se na to, co má důsledky. „Expert“ přidá pod každou zprávu řádek „Poznámka experta“ s radou, rizikem nebo otázkou, na kterou stojí za to se doptat.
Task Manager uspořádá po dávkách osm nejnovějších zpráv. Tlačítko „Uspořádat starší zprávy (N)“ umožní načíst dalších osm. Režim, který už byl jednou vypočítán, můžeš v téže relaci znovu zapnout bez čekání. Po obnovení stránky AI výsledek vypočítá znovu, protože uspořádaný náhled se neukládá do databáze.
„AI asistent“ přepíná pole odpovědi do režimu dotazu. Pole zfialoví a místo adresátů vidíte informaci, že dotaz se k nim nedostane. Enter odešle dotaz, Shift+Enter vloží nový řádek. Běžný e-mail pak odešlete zkratkou Cmd/Ctrl+Enter. Odpověď se objeví pod poslední zprávou se štítkem „POUZE PRO VÁS“ a znovu se zobrazí při každém otevření vlákna. Můžete přiložit soubor z modulu Soubory ve formátu TXT, DOCX, XLSX nebo PDF. Asistent zohlední jeho obsah v odpovědi. Bere v úvahu nejvýše 5 souborů, celkem přibližně 24 000 znaků textu. Obrázky v tomto režimu zná jen podle názvu.
Co získáte?
Nemusíš číst celý dlouhý rozhovor od začátku. Když se k němu po týdnu vracíš, snáz najdeš rozhodnutí ukryté mezi patičkami a doložkami.
Nemusíš žádat kolegu, aby prošel celou výměnu, když tě něco znejistí. Uvidíš upozornění na riziko nebo otázku, na kterou stojí za to se doptat, ještě před odesláním odpovědi. Pokud chceš ověřit konkrétní dohodu, zeptáš se na ni. Pokud v korespondenci není, asistent to řekne přímo.
Můžeš se také ptát na svou poštu, aniž by se tvoje otázky zobrazily příjemcům nebo správci. Odpovědi zůstávají viditelné pouze tobě.
Příklad z každodenní práce
Tři týdny si vyměňuješ e-maily ohledně smlouvy. Klient vznáší připomínky, právník odpovídá, pak přijde opravená verze a sken. V pátek odpoledne máš napsat jednu potvrzovací větu.
Zapneš možnost „Shrnout“ a projdeš si stručnou verzi každé zprávy. Pak zvolíš „Expert“ a pod každou zprávou uvidíš „Poznámku experta“ s radou, rizikem nebo otázkou, na kterou stojí za to se doptat. Zeptáš se asistenta, jaká sazba byla dohodnuta a kdo ji schválil. Nakonec se vrátíš k „Původnímu obsahu“, ověříš přesné znění a odpovíš.
Nejčastější dotazy
Je Pošta ve variantě Standard?
Ne, je to modul varianty Pro.
Mění AI moje zprávy?
Ne. Uspořádaná verze je náhled dostupný během aktuální relace. Původní zprávy zůstávají beze změny a uspořádaný výsledek se neukládá do databáze. Původní znění zobrazíte přes „Původní obsah“.
Uvidí adresáti, na co se ptám asistenta?
Ne. Otázka i odpověď se ukládají do vlákna s označením „Vidíte jen vy“. Adresátům se nezobrazují a nevidí je ani správce.
Odpovídá AI i na to, co v korespondenci není?
Asistent odpovídá na základě zpráv ve vlákně a přiložených souborů. Pokud v nich odpověď nenajde, řekne to na rovinu. Pod každou uspořádanou zprávou je upozornění „AI může dělat chyby“, proto si v případě pochybností ověřte původní znění.
Co potřebuji, aby to fungovalo?
Potřebujete připojenou schránku IMAP/SMTP a nakonfigurovanou AI v Nastavení → AI. Soukromý AI asistent ve vlákně i funkce „Uspořádat“ vyžadují nakonfigurovanou AI.