Comment l'IA met-elle de l'ordre dans la boîte mail de Task Manager ?
Vous revenez à un long fil de discussion avec un client. Chaque message contient des citations des e-mails précédents, des signatures et des mentions légales. Quelque part au milieu se trouve la phrase qui fixe le prix. Le mode « Structurer » du module Messagerie (variante Pro) affiche cette correspondance dans une version plus courte, ou avec une ligne « Remarque de l'expert » sous chaque message.
La réorganisation s’effectue dans le fil de discussion ouvert, et non dans une discussion séparée. Les messages originaux restent intacts. L’aperçu réorganisé est disponible uniquement pendant la session en cours.
Dans ce même fil de discussion, vous pouvez demander à l’Assistant IA privé quel prix a été accepté et par qui. La réponse est générée à partir de cette correspondance.
Quatre modes de lecture et une question sur le fil de discussion
Le bouton « Structurer » se trouve dans le pied de page du champ de réponse, à côté de « Assistant IA ». Le menu propose quatre options. « Contenu original » désactive l’aperçu IA. « Améliorer » raccourcit les messages et les reformule à la première personne, sans signatures ni clauses. « Résumer » conserve 1-2 phrases ou jusqu’à 3 points par message, en se concentrant sur les éléments qui ont des conséquences. « Expert » ajoute sous chaque message une ligne « Conseil de l’expert » contenant un conseil, un risque ou une question utile à poser.
Task Manager réorganise les messages par lots de huit, en commençant par les plus récents. Le bouton « Charger les messages plus anciens (N) » permet d’en récupérer huit de plus. Une fois calculé, un mode peut être réactivé pendant la même session sans attendre. Après avoir actualisé la page, l’IA recalcule le résultat, car l’aperçu réorganisé n’est pas enregistré dans la base de données.
« Assistant IA » bascule le champ de réponse en mode question. Le champ devient violet, et à la place des destinataires, vous voyez une information indiquant que la question ne leur sera pas transmise. Entrée envoie la question, Maj+Entrée insère une nouvelle ligne. Vous envoyez un e-mail classique avec le raccourci Cmd/Ctrl+Entrée. La réponse apparaît sous le dernier message avec le badge « UNIQUEMENT POUR VOUS » et réapparaît à chaque ouverture du fil de discussion. Vous pouvez joindre un fichier du module Fichiers au format TXT, DOCX, XLSX ou PDF. L'Assistant tiendra compte de son contenu dans sa réponse. Il prend en compte au maximum 5 fichiers, pour environ 24 000 caractères de texte au total. Dans ce mode, il ne connaît les images que par leur nom.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de relire toute la longue conversation depuis le début. Quand vous y revenez après une semaine, il est plus facile de retrouver la décision cachée parmi les signatures et les clauses.
Vous n’avez pas besoin de demander à un collègue de relire tout l’échange lorsque quelque chose vous fait douter. Vous pouvez repérer un risque ou une question utile à poser avant d’envoyer votre réponse. Si vous souhaitez vérifier un accord précis, vous pouvez poser la question. Si l’information ne figure pas dans la correspondance, l’assistant vous le dit clairement.
Vous pouvez aussi poser des questions sur vos e-mails sans que les destinataires ni l’administrateur les voient. Les réponses restent visibles uniquement par vous.
Exemple du quotidien
Vous échangez des e-mails au sujet d’un contrat pendant trois semaines. Le client fait des remarques, l’avocat répond, puis vous recevez une version corrigée et un scan. Vendredi après-midi, vous devez rédiger une phrase de confirmation.
Vous activez « Résumer » pour parcourir une version concise de chaque message. Vous choisissez ensuite « Expert » et voyez sous chaque message un « Conseil de l’expert » contenant un conseil, un risque ou une question utile à poser. Vous demandez à l’assistant quel tarif a été convenu et par qui il a été accepté. Enfin, vous revenez à « Contenu original », vérifiez la formulation exacte et répondez.
Questions fréquentes
La Messagerie est-elle disponible dans l'offre Standard ?
Non, c'est un module de l'offre Pro.
L’IA modifie-t-elle mes messages ?
Non. La version réorganisée est un aperçu disponible pendant la session en cours. Les messages originaux restent intacts et le résultat réorganisé n’est pas enregistré dans la base de données. Pour afficher l’original, cliquez sur « Contenu original ».
Les destinataires verront-ils ce que je demande à l’assistant ?
Non. La question et la réponse sont enregistrées dans le fil de discussion avec la mention « Vous seul pouvez voir ceci ». Elles ne sont pas envoyées aux destinataires et l’administrateur ne peut pas les voir.
L’IA répond-elle si l’information ne figure pas dans la correspondance ?
L’assistant répond à partir des messages du fil de discussion et des fichiers joints. S’il n’y trouve pas la réponse, il vous le dit clairement. La mention « L’IA peut faire des erreurs » apparaît sous chaque message réorganisé. En cas de doute, vérifiez donc l’original.
De quoi ai-je besoin pour que cela fonctionne ?
Vous devez avoir connecté une boîte mail IMAP/SMTP et configuré l’IA dans Paramètres → IA. L’Assistant IA privé dans le fil de discussion et « Structurer » nécessitent que l’IA soit configurée.