Ako AI usporadúva schránku v Task Manageri?
Vraciate sa k dlhému vláknu s klientom. Každá správa obsahuje citácie z predchádzajúcich e-mailov, pätičky a doložky. Niekde medzi nimi zaznie veta, ktorá určuje cenu. Režim „Usporiadať” v module Pošta (variant Pro) zobrazí túto korešpondenciu v kratšej verzii alebo s riadkom „Upozornenie experta” pod každou správou.
Usporiadanie prebieha v otvorenom vlákne, nie v samostatnom chate. Pôvodné správy zostávajú nedotknuté. Usporiadaný náhľad je dostupný iba počas aktuálnej relácie.
V tom istom vlákne sa môžeš súkromného Asistenta AI opýtať, akú cenu schválili a kto ju schválil. Odpoveď vychádza z tejto korešpondencie.
Štyri režimy čítania a otázka k vláknu
Tlačidlo „Usporiadať“ sa nachádza v pätičke poľa na odpoveď, vedľa položky „Asistent AI“. V ponuke sú štyri možnosti. „Pôvodný obsah“ vypne náhľad AI. „Upraviť“ skráti správy a prepíše ich do prvej osoby, bez pätičiek, podpisov a doložiek. „Zhrnúť“ ponechá 1-2 vety alebo najviac 3 body na správu, so zameraním na to, čo má dôsledky. „Expert“ pridá pod každú správu riadok „Poznámka experta“ s radou, rizikom alebo otázkou, ktorú sa oplatí položiť.
Task Manager usporadúva správy po ôsmich najnovších. Tlačidlo „Usporiadať staršie správy (N)“ umožní načítať ďalších osem. Už raz vypočítaný režim môžeš počas tej istej relácie znova zapnúť bez čakania. Po obnovení stránky AI vypočíta výsledok nanovo, pretože usporiadaný náhľad sa neukladá do databázy.
„Asistent AI” prepne pole odpovede do režimu otázky. Pole sa zafarbí na fialovo a namiesto adresátov vidíte informáciu, že otázka sa im nedoručí. Enter odošle otázku, Shift+Enter vloží nový riadok. Bežný e-mail vtedy odošlete skratkou Cmd/Ctrl+Enter. Odpoveď sa zobrazí pod poslednou správou so štítkom „LEN PRE VÁS” a znova sa zobrazí pri každom otvorení vlákna. Môžete pripojiť súbor z modulu Súbory vo formáte TXT, DOCX, XLSX alebo PDF. Asistent zohľadní jeho obsah v odpovedi. Berie do úvahy najviac 5 súborov, spolu približne 24 000 znakov textu. Obrázky v tomto režime pozná len podľa názvu.
Čo získate?
Nemusíš čítať celú dlhú konverzáciu od začiatku. Keď sa k nej po týždni vrátiš, ľahšie nájdeš rozhodnutie ukryté medzi pätičkami a doložkami.
Nemusíš prosiť kolegu, aby si prešiel celú výmenu, keď máš pochybnosti. Ešte pred odoslaním odpovede si môžeš pozrieť upozornenie na riziko alebo otázku, ktorú sa oplatí položiť. Ak si chceš overiť konkrétnu dohodu, opýtaš sa na ňu. Ak sa v korešpondencii nenachádza, asistent to povie priamo.
Môžeš sa pýtať aj na vlastnú poštu bez toho, aby sa tvoje otázky zobrazili adresátom alebo správcovi. Odpovede vidíš iba ty.
Príklad z každodennej práce
Tri týždne si vymieňaš e-maily o zmluve. Klient posiela pripomienky, právnik odpovedá, potom príde opravená verzia a sken. V piatok popoludní máš napísať jednu potvrdzujúcu vetu.
Zapneš „Zhrnúť“, aby si si prešiel stručnú verziu každej správy. Potom vyberieš „Expert“ a pod každou správou uvidíš „Poznámku experta“ s radou, rizikom alebo otázkou, ktorú sa oplatí položiť. Opýtaš sa asistenta, akú sadzbu dohodli a kto ju schválil. Nakoniec sa vrátiš k „Pôvodnému obsahu“, skontroluješ presné znenie a odpovieš.
Najčastejšie otázky
Je Pošta vo variante Standard?
Nie, je to modul variantu Pro.
Mení AI moje správy?
Nie. Usporiadaná verzia je náhľad dostupný počas aktuálnej relácie. Pôvodné správy zostávajú nedotknuté a usporiadaný výsledok sa neukladá do databázy. Pôvodnú verziu zobrazíte cez „Pôvodný obsah“.
Uvidia adresáti, na čo sa pýtam asistenta?
Nie. Otázka a odpoveď sa vo vlákne uložia s označením „Vidíte iba vy“. Adresátom sa nezobrazia a nevidí ich ani administrátor.
Odpovedá AI, aj keď sa niečo v korešpondencii nenachádza?
Asistent odpovedá na základe správ vo vlákne a priložených súborov. Ak v nich odpoveď nenájde, povie to priamo. Pod každou usporiadanou správou sa zobrazuje upozornenie „AI môže robiť chyby“, preto si v prípade pochybností skontrolujte pôvodnú verziu.
Čo potrebujem, aby to fungovalo?
Potrebujete pripojenú schránku IMAP/SMTP a nakonfigurovanú AI v Nastavenia → AI. Súkromný Asistent AI vo vlákne aj funkcia „Usporiadať“ vyžadujú nakonfigurovanú AI.