Hogyan rendszerezi az AI a postafiókot a Task Managerben?
Visszatérsz egy hosszú, ügyféllel folytatott beszélgetésszálhoz. Minden üzenet tartalmazza az előző levelek idézeteit, lábléceket és záradékokat. Valahol köztük elhangzik egy mondat, amely meghatározza az árat. A Levelezés modul „Rendszerezd” módja (Pro verzió) rövidebb változatban mutatja ezt a levelezést, vagy minden üzenet alatt egy „Szakértői megjegyzés” sorral.
A rendszerezés a megnyitott beszélgetésszálban történik, nem külön csevegésben. Az eredeti üzenetek változatlanok maradnak. A rendezett előnézet csak az aktuális munkamenetben érhető el.
Ugyanebben a beszélgetésszálban megkérdezheted a privát AI-asszisztenstől, hogy milyen árat fogadtak el, és ki hagyta jóvá. A válasz a levelezés alapján készül.
Négy olvasási mód és kérdezés a beszélgetésszálról
A „Rendszerezd” gomb a válaszmező láblécében található, az „AI-asszisztens” mellett. A menüben négy lehetőség szerepel. Az „Eredeti tartalom” kikapcsolja az AI-előnézetet. A „Szépítsd” lerövidíti az üzeneteket, és egyes szám első személyben fogalmazza át őket, aláírások és jogi nyilatkozatok nélkül. A „Foglald össze” üzenetenként 1-2 mondatot vagy legfeljebb 3 pontot hagy meg, a következményekkel járó információkra összpontosítva. A „Szakértő” minden üzenet alá egy „Szakértői megjegyzés” sort illeszt, benne egy tanáccsal, kockázattal vagy érdemes tisztázni való kérdéssel.
A Task Manager egyszerre rendezi a 8 legújabb üzenetet. A „Régebbi üzenetek rendszerezése (N)” gombbal további nyolcat tölthetsz be. Ha egy módot már egyszer kiszámítottál, ugyanabban a munkamenetben újabb várakozás nélkül ismét bekapcsolhatod. Az oldal frissítése után az AI újra kiszámítja az eredményt, mert a rendezett előnézet nem kerül az adatbázisba.
Az „AI-asszisztens” kapcsoló kérdés módba kapcsolja a válaszmezőt. A mező lilára vált, és a címzettek helyett azt az információt látod, hogy a kérdés nem jut el hozzájuk. Az Enter elküldi a kérdést, a Shift+Enter új sort szúr be. A rendes e-mailt ilyenkor a Cmd/Ctrl+Enter billentyűkombinációval küldheted el. A válasz az utolsó üzenet alatt jelenik meg „CSAK NEKED” jelzéssel, és minden alkalommal visszatér, amikor megnyitod a beszélgetésszálat. Csatolhatsz egy fájlt a Fájlok modulból TXT, DOCX, XLSX vagy PDF formátumban. Az asszisztens figyelembe veszi a tartalmát a válaszban. Legfeljebb 5 fájlt vesz figyelembe, összesen körülbelül 24 000 karakternyi szöveget. A képeket ebben a módban csak a nevükről ismeri.
Mit nyersz vele?
Nem kell egy hosszú beszélgetést az elejétől végigolvasnod. Ha egy hét után térsz vissza hozzá, könnyebben megtalálod a láblécek és jogi nyilatkozatok között rejlő döntést.
Nem kell megkérned egy kollégádat, hogy nézze át a teljes levelezést, ha valami bizonytalanná tesz. Még a válasz elküldése előtt láthatod a jelzett kockázatot vagy a tisztázásra érdemes kérdést. Ha egy konkrét megállapodást szeretnél ellenőrizni, kérdezz rá. Ha az nem szerepel a levelezésben, az asszisztens ezt egyértelműen jelzi.
A saját levelezésedről is kérdezhetsz anélkül, hogy a kérdéseid láthatóvá válnának a címzettek vagy a rendszergazda számára. A válaszokat csak te láthatod.
Példa a mindennapi munkából
Három héten át e-maileztek egy szerződésről. Az ügyfél észrevételeket küld, az ügyvéd válaszol, majd megérkezik egy javított változat és egy szkennelt dokumentum. Péntek délután van, és egyetlen megerősítő mondatot kell írnod.
Kapcsold be a „Foglald össze” módot, hogy áttekinthesd az egyes üzenetek rövid változatát. Ezután válaszd a „Szakértő” módot, és minden üzenet alatt meglátod a „Szakértői megjegyzést” egy tanáccsal, kockázattal vagy érdemes tisztázni való kérdéssel. Kérdezd meg az asszisztenstől, milyen díjban állapodtatok meg, és ki hagyta jóvá. Végül térj vissza az „Eredeti tartalom” nézethez, ellenőrizd a pontos megfogalmazást, és válaszolj.
Gyakori kérdések
A Levelezés benne van a Standard csomagban?
Nem, ez a Pro csomag modulja.
Megváltoztatja az AI az üzeneteimet?
Nem. A rendszerezett változat az aktuális munkamenetben elérhető előnézet. Az eredeti üzenetek érintetlenek maradnak, a rendszerezett eredmény pedig nem kerül az adatbázisba. Az eredetit az „Eredeti tartalom” móddal jelenítheted meg.
Látják a címzettek, hogy mit kérdezek az asszisztenstől?
Nem. A kérdés és a válasz „Csak te látod” megjegyzéssel kerül a beszélgetésszálba. A címzettek nem kapják meg, és az adminisztrátor sem látja őket.
Válaszol az AI, ha valami nem szerepel a levelezésben?
Az asszisztens a beszélgetésszál üzenetei és a csatolt fájlok alapján válaszol. Ha nem talál bennük választ, ezt egyértelműen jelzi. Minden rendezett üzenet alatt megjelenik a megjegyzés: „Az AI hibázhat”, ezért ha kétségeid vannak, ellenőrizd az eredetit.
Mire van szükségem ahhoz, hogy működjön?
Csatlakoztatott IMAP/SMTP-postafiókra és a Beállítások → AI menüpontban beállított AI-ra van szükséged. A beszélgetésszálban elérhető privát AI-asszisztenshez és a „Rendszerezd” funkcióhoz beállított AI szükséges.