Miten AI jäsentää postilaatikon Task Managerissa?
Palaat pitkään viestiketjuun asiakkaan kanssa. Jokainen viesti sisältää lainauksia aiemmista sähköposteista, allekirjoituksia ja ehtoja. Jossain niiden välissä on lause, jossa sovitaan hinnasta. Sähköposti-moduulin (Pro-versio) "Jäsennä"-tila näyttää tämän kirjeenvaihdon lyhennettynä tai lisää jokaisen viestin alle "Asiantuntijan huomio" -rivin.
Jäsentäminen tapahtuu avoimessa viestiketjussa, ei erillisessä keskustelussa. Alkuperäiset viestit säilyvät ennallaan. Jäsennelty esikatselu on käytettävissä vain nykyisen istunnon ajan.
Voit kysyä samassa viestiketjussa yksityiseltä AI-avustajalta, mikä hinta hyväksyttiin ja kuka sen hyväksyi. Vastaus muodostetaan tämän kirjeenvaihdon perusteella.
Neljä lukutilaa ja kysymyksiä viestiketjusta
”Jäsennä”-painike on vastauskentän alareunassa ”AI-avustaja”-painikkeen vieressä. Valikossa on neljä vaihtoehtoa. ”Alkuperäinen sisältö” poistaa tekoälyn esikatselun käytöstä. ”Siisti” tiivistää viestit ja muotoilee ne ensimmäiseen persoonaan ilman allekirjoituksia tai vastuuvapauslausekkeita. ”Tiivistä” jättää kustakin viestistä 1-2 virkettä tai enintään 3 kohtaa ja keskittyy olennaisiin seurauksiin. ”Asiantuntija” lisää jokaisen viestin alle ”Asiantuntijan huomio” -rivin, jossa annetaan neuvo, tuodaan esiin riski tai ehdotetaan kysymystä, jota kannattaa tarkentaa.
Task Manager jäsentää kerrallaan kahdeksan uusinta viestiä. Painikkeella ”Jäsennä vanhemmat viestit (N)” voit hakea seuraavat kahdeksan. Voit ottaa kerran lasketun tilan uudelleen käyttöön saman istunnon aikana odottamatta. Sivun päivittämisen jälkeen tekoäly laskee tuloksen uudelleen, koska jäsenneltyä esikatselua ei tallenneta tietokantaan.
„AI-avustaja” vaihtaa vastauskentän kysymystilaan. Kentästä tulee violetti, ja vastaanottajien sijaan näet tiedon, ettei kysymys mene heille. Enter lähettää kysymyksen, Shift+Enter lisää uuden rivin. Tavallisen sähköpostin lähetät tällöin pikanäppäimellä Cmd/Ctrl+Enter. Vastaus näkyy viimeisimmän viestin alla merkinnällä „VAIN SINULLE” ja palaa näkyviin aina, kun avaat viestiketjun. Voit liittää tiedoston Tiedostot-moduulista muodossa TXT, DOCX, XLSX tai PDF. AI-avustaja ottaa sen sisällön huomioon vastauksessaan. Huomioon otetaan enintään 5 tiedostoa, yhteensä noin 24 000 merkkiä tekstiä. Kuvat se tunnistaa tässä tilassa vain nimen perusteella.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse lukea pitkää keskustelua alusta asti. Kun palaat keskusteluun viikon kuluttua, löydät helpommin päätöksen, joka on jäänyt allekirjoitusten ja vastuuvapauslausekkeiden sekaan.
Sinun ei tarvitse pyytää kollegaa lukemaan koko viestinvaihtoa, jos jokin mietityttää. Näet mainitun riskin tai kysymyksen, jota kannattaa tarkentaa, ennen kuin lähetät vastauksen. Jos haluat varmistaa jonkin sovitun asian, kysy siitä. Jos siitä ei ole mainintaa kirjeenvaihdossa, avustaja kertoo sen suoraan.
Voit myös kysyä omasta sähköpostistasi näyttämättä kysymyksiäsi vastaanottajille tai ylläpitäjälle. Vastaukset näkyvät vain sinulle.
Esimerkki arjen työstä
Olette vaihtaneet sopimusta koskevia sähköposteja kolme viikkoa. Asiakas esittää huomioita, lakimies vastaa, sitten saapuu korjattu versio ja skannaus. Perjantai-iltapäivänä sinun pitäisi kirjoittaa yksi vahvistava lause.
Otat käyttöön ”Tiivistä”-tilan ja käyt läpi jokaisen viestin tiiviin version. Sitten valitset ”Asiantuntija”, jolloin jokaisen viestin alla näkyy ”Asiantuntijan huomio” -rivi neuvoineen, riskeineen tai kysymyksineen, joita kannattaa tarkentaa. Kysyt avustajalta, mikä hinta sovittiin ja kuka sen hyväksyi. Lopuksi palaat ”Alkuperäiseen sisältöön”, tarkistat tarkan sanamuodon ja vastaat.
Usein kysytyt kysymykset
Sisältyykö Sähköposti Standard-versioon?
Ei, se on Pro-version moduuli.
Muokkaako tekoäly viestejäni?
Ei. Jäsennelty versio on esikatselu, joka on käytettävissä nykyisen istunnon ajan. Alkuperäiset viestit säilyvät ennallaan, eikä jäsenneltyä tulosta tallenneta tietokantaan. Voit näyttää alkuperäisen viestin valitsemalla ”Alkuperäinen sisältö”.
Näkevätkö vastaanottajat, mitä kysyn avustajalta?
Eivät. Kysymys ja vastaus tallentuvat viestiketjuun merkinnällä ”Näet tämän vain sinä”. Niitä ei lähetetä vastaanottajille, eikä ylläpitäjä näe niitä.
Vastaako tekoäly, jos kirjeenvaihdosta ei löydy vastausta?
Avustaja vastaa viestiketjun viestien ja liitettyjen tiedostojen perusteella. Jos vastausta ei löydy niistä, avustaja kertoo sen suoraan. Jokaisen jäsennellyn viestin alla näkyy merkintä ”Tekoäly voi tehdä virheitä”, joten tarkista alkuperäinen viesti, jos olet epävarma.
Mitä tarvitsen, jotta tämä toimii?
Tarvitset yhdistetyn IMAP/SMTP-postilaatikon ja tekoälyn, joka on määritetty kohdassa Asetukset → Tekoäly. Yksityinen AI-avustaja viestiketjussa ja ”Jäsennä” edellyttävät määritettyä tekoälyä.