Wie ordnet KI das Postfach in Task Manager?
Sie kehren zu einem langen Thread mit einem Kunden zurück. Jede Nachricht enthält Zitate aus früheren E-Mails, Signaturen und Klauseln. Irgendwo dazwischen fällt der Satz, der den Preis festlegt. Der Modus „Strukturieren“ im Modul E-Mail (Variante Pro) zeigt diese Korrespondenz in einer kürzeren Version an oder mit einer Zeile „Hinweis des Experten“ unter jeder Nachricht.
Die Aufbereitung funktioniert im geöffneten Thread, nicht in einem separaten Chat. Die ursprünglichen Nachrichten bleiben unverändert. Die aufbereitete Vorschau ist nur während der aktuellen Sitzung verfügbar.
Im selben Thread können Sie den privaten KI-Assistenten fragen, welchen Preis man vereinbart hat und wer zugestimmt hat. Die Antwort basiert auf dieser Korrespondenz.
Vier Lesemodi und Fragen an den Thread
Die Schaltfläche „Strukturieren“ befindet sich in der Fußzeile des Antwortfelds neben „KI-Assistent“. Das Menü enthält vier Einträge. „Originaltext“ deaktiviert die KI-Vorschau. „Aufbereiten“ kürzt die Nachrichten und formuliert sie in der Ich-Form, ohne Signaturen oder Klauseln. „Zusammenfassen“ beschränkt sich auf 1-2 Sätze oder bis zu 3 Punkte pro Nachricht und konzentriert sich auf Inhalte mit Konsequenzen. „Experte“ ergänzt unter jeder Nachricht eine Zeile „Expertenhinweis“ mit einem Rat, einem Risiko oder einer Frage, die sich nachzufragen lohnt.
Task Manager bereitet jeweils die acht neuesten Nachrichten auf. Über die Schaltfläche „Ältere Nachrichten strukturieren (N)“ können Sie die nächsten acht laden. Einen einmal berechneten Modus können Sie in derselben Sitzung erneut aktivieren, ohne warten zu müssen. Nach dem Neuladen der Seite berechnet die KI das Ergebnis neu, da die aufbereitete Vorschau nicht in der Datenbank gespeichert wird.
„KI-Assistent” schaltet das Antwortfeld in den Fragemodus um. Das Feld wird violett, und statt der Empfänger sehen Sie den Hinweis, dass die Frage nicht an sie gesendet wird. Enter sendet die Frage, Umschalt+Enter fügt eine neue Zeile ein. Eine normale E-Mail senden Sie dann mit der Tastenkombination Cmd/Strg+Enter. Die Antwort erscheint unter der letzten Nachricht mit dem Badge „NUR FÜR SIE” und erscheint bei jedem Öffnen des Threads erneut. Sie können eine Datei aus dem Modul Dateien im Format TXT, DOCX, XLSX oder PDF anhängen. Der Assistent berücksichtigt deren Inhalt in der Antwort. Dabei werden höchstens 5 Dateien mit insgesamt etwa 24.000 Textzeichen berücksichtigt. Bilder kennt er in diesem Modus nur dem Namen nach.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht das ganze lange Gespräch von Anfang an lesen. Wenn Sie nach einer Woche zum Gespräch zurückkehren, finden Sie die zwischen Signaturen und Klauseln versteckte Entscheidung leichter.
Sie müssen keinen Kollegen bitten, den gesamten Austausch durchzusehen, wenn Sie bei etwas unsicher sind. Sie können sich das genannte Risiko oder die Frage anzeigen lassen, die Sie vor dem Antworten noch stellen sollten. Wenn Sie eine konkrete Vereinbarung überprüfen möchten, fragen Sie danach. Ist sie in der Korrespondenz nicht enthalten, sagt der Assistent das ausdrücklich.
Sie können auch Fragen zu Ihren eigenen E-Mails stellen, ohne Ihre Fragen den Empfängern oder dem Administrator zu zeigen. Die Antworten sind nur für Sie sichtbar.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Drei Wochen lang tauschen Sie E-Mails zu einem Vertrag aus. Der Kunde meldet Anmerkungen, der Anwalt antwortet, dann kommt eine Überarbeitung und ein Scan. Am Freitagnachmittag müssen Sie einen einzigen Satz zur Bestätigung schreiben.
Sie aktivieren „Zusammenfassen“, um eine knappe Version jeder Nachricht durchzusehen. Danach wählen Sie „Experte“ und sehen unter jeder Nachricht einen „Expertenhinweis“ mit einem Rat, einem Risiko oder einer Frage, die sich nachzufragen lohnt. Sie fragen den Assistenten, welchen Satz man vereinbart hat und wer ihm zugestimmt hat. Zum Schluss kehren Sie zu „Originaltext“ zurück, prüfen den genauen Wortlaut und antworten.
Häufig gestellte Fragen
Ist E-Mail in der Variante Standard enthalten?
Nein, das ist ein Modul der Variante Pro.
Verändert KI meine Nachrichten?
Nein. Die aufbereitete Version ist eine Vorschau, die während der aktuellen Sitzung verfügbar ist. Die ursprünglichen Nachrichten bleiben unverändert, und das aufbereitete Ergebnis wird nicht in der Datenbank gespeichert. Über „Originaltext“ können Sie das Original anzeigen.
Sehen die Empfänger, was ich den Assistenten frage?
Nein. Frage und Antwort werden im Thread mit dem Hinweis „Nur für Sie sichtbar“ gespeichert. Sie werden nicht an die Empfänger weitergeleitet und sind auch für den Administrator nicht sichtbar.
Antwortet die KI, wenn etwas in der Korrespondenz nicht erwähnt wird?
Der Assistent antwortet auf Grundlage der Nachrichten im Thread und der angehängten Dateien. Findet er darin keine Antwort, sagt er das ausdrücklich. Unter jeder aufbereiteten Nachricht steht der Hinweis „KI kann Fehler machen“. Prüfen Sie im Zweifelsfall daher das Original.
Was brauche ich, damit das funktioniert?
Sie benötigen ein verbundenes IMAP/SMTP-Postfach und eine unter Einstellungen → KI konfigurierte KI. Der private KI-Assistent im Thread und „Strukturieren“ setzen eine konfigurierte KI voraus.