Como é que a IA organiza a caixa de correio no Task Manager?
Volta a um longo tópico com um cliente. Cada mensagem contém citações de e-mails anteriores, assinaturas e cláusulas. Algures entre eles surge a frase que define o preço. O modo "Organizar" no módulo Correio eletrónico (variante Pro) apresenta essa correspondência numa versão mais curta ou com a linha "Nota do especialista" sob cada mensagem.
A organização funciona na conversa aberta, não num chat separado. As mensagens originais permanecem intactas. A pré-visualização organizada só está disponível durante a sessão atual.
Na mesma conversa, pode perguntar ao Assistente de IA privado que preço foi aceite e por quem. A resposta é gerada com base nessa correspondência.
Quatro modos de leitura e perguntas sobre a conversa
O botão «Organizar» encontra-se no rodapé do campo de resposta, junto a «Assistente de IA». O menu tem quatro opções. «Conteúdo original» desativa a pré-visualização de IA. «Melhorar» encurta as mensagens e reescreve-as na primeira pessoa, sem assinaturas nem cláusulas. «Resumir» mantém 1-2 frases ou até 3 pontos por mensagem, centrados no que tem consequências. «Especialista» acrescenta por baixo de cada mensagem uma linha «Nota do especialista» com um conselho, um risco ou uma pergunta que vale a pena fazer.
O Task Manager organiza as oito mensagens mais recentes de cada vez. O botão «Organizar mensagens mais antigas (N)» permite carregar mais oito. Depois de calculado, pode voltar a ativar o mesmo modo na sessão atual sem esperar. Depois de atualizar a página, a IA calcula novamente o resultado, porque a pré-visualização organizada não é guardada na base de dados.
"Assistente de IA" alterna o campo de resposta para o modo de pergunta. O campo fica roxo e, em vez dos destinatários, vê a informação de que a pergunta não lhes será enviada. O Enter envia a pergunta, o Shift+Enter insere uma nova linha. Um e-mail normal envia-se então com o atalho Cmd/Ctrl+Enter. A resposta aparece por baixo da última mensagem com o selo "APENAS PARA SI" e volta a aparecer sempre que o tópico é reaberto. Pode anexar um ficheiro do módulo Ficheiros nos formatos TXT, DOCX, XLSX ou PDF. O Assistente tem em conta o conteúdo do ficheiro na resposta. São considerados no máximo 5 ficheiros, num total de cerca de 24 000 carateres de texto. Neste modo, as imagens são conhecidas apenas pelo nome.
O que ganha?
Não precisa de ler toda a conversa longa desde o início. Quando volta à conversa passado uma semana, é mais fácil encontrar a decisão escondida entre assinaturas e cláusulas.
Não precisa de pedir a um colega que reveja toda a troca de mensagens quando algo lhe suscita dúvidas. Pode ver o risco assinalado ou a pergunta que vale a pena fazer antes de responder. Se quiser confirmar um acordo específico, pergunte por ele. Se não estiver na correspondência, o Assistente diz-lho diretamente.
Também pode fazer perguntas sobre os seus e-mails sem mostrar as perguntas aos destinatários nem ao administrador. As respostas só ficam visíveis para si.
Exemplo do trabalho diário
Durante três semanas, troca e-mails sobre um contrato. O cliente apresenta observações, o advogado responde e, depois, chega uma revisão e uma digitalização. Na sexta-feira à tarde, tem de escrever uma frase a confirmar.
Ativa «Resumir» para consultar uma versão concisa de cada mensagem. Depois, seleciona «Especialista» e vê por baixo de cada mensagem uma «Nota do especialista» com um conselho, um risco ou uma pergunta que vale a pena fazer. Pergunta ao Assistente que valor foi acordado e quem o aceitou. Por fim, volta a «Conteúdo original», confirma a formulação exata e responde.
Perguntas mais frequentes
O módulo Correio existe na variante Standard?
Não, é um módulo da variante Pro.
A IA altera as minhas mensagens?
Não. A versão organizada é uma pré-visualização disponível durante a sessão atual. As mensagens originais permanecem inalteradas e o resultado organizado não é guardado na base de dados. Pode ver o original através de «Conteúdo original».
Os destinatários vão ver o que pergunto ao assistente?
Não. A pergunta e a resposta ficam guardadas na conversa com a indicação «Só você consegue ver». Não são enviadas aos destinatários e o administrador também não as consegue ver.
A IA responde quando a informação não consta da correspondência?
O assistente responde com base nas mensagens da conversa e nos ficheiros anexados. Se não encontrar a resposta, diz isso claramente. Por baixo de cada mensagem organizada, aparece a nota «A IA pode cometer erros»; por isso, se tiver dúvidas, consulte o original.
O que preciso para que isto funcione?
Precisa de uma caixa de correio IMAP/SMTP ligada e de ter a IA configurada em Definições → IA. O Assistente de IA privado na conversa e a função «Organizar» requerem que a IA esteja configurada.