Hur strukturerar AI inkorgen i Task Manager?
Du återvänder till en lång tråd med en kund. Varje meddelande innehåller citat från tidigare mejl, signaturer och klausuler. Någonstans mellan dem finns meningen som fastställer priset. Läget ”Strukturera” i modulen E-post (Pro) visar korrespondensen i en kortare version eller med raden ”Expertkommentar” under varje meddelande.
Struktureringen görs i den öppna tråden, inte i en separat chatt. Originalmeddelandena förblir oförändrade. Den strukturerade förhandsvisningen är endast tillgänglig under den aktuella sessionen.
I samma tråd kan du fråga den privata AI-assistenten vilket pris som godkändes och av vem. Svaret baseras på korrespondensen.
Fyra läslägen och frågor om tråden
Knappen ”Strukturera” finns längst ned i svarsfältet, bredvid ”AI-assistent”. Menyn innehåller fyra alternativ. ”Ursprungligt innehåll” stänger av AI-förhandsvisningen. ”Förfina” kortar ned meddelandena och skriver om dem i första person, utan sidfötter, signaturer och ansvarsfriskrivningar. ”Sammanfatta” ger 1-2 meningar eller upp till 3 punkter per meddelande, med fokus på sådant som får konsekvenser. ”Expert” lägger till en rad med ”Expertens kommentar” under varje meddelande, med råd, risker eller frågor som kan vara värda att ställa.
Task Manager strukturerar de åtta senaste meddelandena åt gången. Med knappen ”Strukturera äldre meddelanden (N)” hämtar du de följande åtta. När ett läge har beräknats kan du aktivera det igen under samma session utan att vänta. Om du uppdaterar sidan räknar AI fram resultatet på nytt, eftersom den strukturerade förhandsvisningen inte sparas i databasen.
”AI-assistent” växlar svarsfältet till frågeläge. Fältet blir lila och i stället för mottagare ser du information om att frågan inte skickas till dem. Enter skickar frågan, Shift+Enter infogar en ny rad. Vanliga mejl skickar du då med kortkommandot Cmd/Ctrl+Enter. Svaret visas under det senaste meddelandet med märkningen ”ENDAST FÖR DIG” och finns kvar varje gång du öppnar tråden. Du kan bifoga en fil från modulen Filer i formatet TXT, DOCX, XLSX eller PDF. Assistenten tar hänsyn till dess innehåll i svaret. Den tar med högst 5 filer, sammanlagt cirka 24 000 tecken text. Bilder känner den i det här läget bara till genom namnet.
Vad vinner du?
Du behöver inte läsa hela den långa konversationen från början. När du återvänder till den efter en vecka blir det lättare att hitta beslutet som gömmer sig bland sidfötter och ansvarsfriskrivningar.
Du behöver inte be en kollega gå igenom hela konversationen när något känns osäkert. Du kan se den angivna risken eller frågan som kan vara värd att ställa innan du skickar svaret. Om du vill kontrollera en specifik överenskommelse frågar du om den. Finns den inte i korrespondensen säger assistenten det tydligt.
Du kan också fråga om din egen e-post utan att mottagarna eller administratören ser frågorna. Svaren är bara synliga för dig.
Exempel från vardagen
Ni har mejlat om ett avtal i tre veckor. Kunden lämnar synpunkter, juristen svarar, sedan kommer en reviderad version och en skannad kopia. På fredag eftermiddag ska du skriva en enda bekräftande mening.
Du aktiverar ”Sammanfatta” för att läsa en kortfattad version av varje meddelande. Sedan väljer du ”Expert” och ser ”Expertens kommentar” under varje meddelande, med råd, risker eller frågor som kan vara värda att ställa. Du frågar assistenten vilken taxa ni kom överens om och vem som godkände den. Till sist går du tillbaka till ”Ursprungligt innehåll”, kontrollerar den exakta formuleringen och svarar.
Vanliga frågor
Ingår E-post i varianten Standard?
Nej, det är en modul i varianten Pro.
Ändrar AI mina meddelanden?
Nej. Den strukturerade versionen är en förhandsvisning som är tillgänglig under den aktuella sessionen. Originalmeddelandena förblir oförändrade och den strukturerade versionen sparas inte i databasen. Visa originalet genom att välja ”Ursprungligt innehåll”.
Kan mottagarna se vad jag frågar assistenten om?
Nej. Frågan och svaret sparas i tråden med märkningen ”Bara du kan se detta”. De skickas inte till mottagarna och administratören kan inte heller se dem.
Svarar AI om informationen inte finns i korrespondensen?
Assistenten svarar utifrån meddelandena i tråden och bifogade filer. Om den inte hittar svaret där säger den det tydligt. Under varje strukturerat meddelande visas texten ”AI kan göra misstag”, så kontrollera originalet om du är osäker.
Vad behöver jag för att det ska fungera?
Du behöver en ansluten IMAP/SMTP-inkorg och AI konfigurerad under Inställningar → AI. Privat AI-assistent i tråden och ”Strukturera” kräver att AI är konfigurerat.