Come l'AI mette ordine nella casella di posta in Task Manager?
Torni su una lunga discussione con un cliente. Ogni messaggio contiene citazioni delle email precedenti, firme e clausole. Da qualche parte in mezzo c'è la frase che fissa il prezzo. La modalità "Riordina" nel modulo Posta (variante Pro) mostra questa corrispondenza in versione più breve oppure con la riga "Nota dell'esperto" sotto ogni messaggio.
Il riordino funziona nella discussione aperta, non in una chat separata. I messaggi originali restano intatti. L'anteprima riordinata è disponibile solo nella sessione corrente.
Nella stessa discussione puoi chiedere all'Assistente AI privato quale prezzo è stato accettato e da chi. La risposta si basa su quella corrispondenza.
Quattro modalità di lettura e domande sulla discussione
Il pulsante «Riordina» si trova nel piè di pagina del campo di risposta, accanto a «Assistente AI». Il menu contiene quattro opzioni. «Contenuto originale» disattiva l'anteprima AI. «Abbellisci» accorcia i messaggi e li riscrive in prima persona, senza firme e clausole. «Riassumi» riduce ogni messaggio a 1-2 frasi o a un massimo di 3 punti, concentrandosi su ciò che comporta delle conseguenze. «Esperto» aggiunge sotto ogni messaggio una riga «Nota dell'esperto» con un consiglio, un rischio o una domanda utile da approfondire.
Task Manager riordina i messaggi in gruppi di otto, a partire dagli otto più recenti. Il pulsante «Riordina i messaggi meno recenti (N)» permette di caricarne altri otto. Una volta elaborata, puoi riattivare la modalità nella stessa sessione senza aspettare. Dopo aver aggiornato la pagina, l'AI ricalcola il risultato, perché l'anteprima riordinata non viene salvata nel database.
"Assistente AI" commuta il campo di risposta in modalità domanda. Il campo diventa viola e, al posto dei destinatari, vedi l'informazione che la domanda non arriverà a loro. Invio manda la domanda, Maiusc+Invio inserisce una nuova riga. Un'e-mail normale la invii allora con la combinazione Cmd/Ctrl+Invio. La risposta compare sotto l'ultimo messaggio con il distintivo "SOLO PER TE" e riappare ogni volta che riapri la discussione. Puoi allegare un file dal modulo File in formato TXT, DOCX, XLSX o PDF. L'Assistente terrà conto del suo contenuto nella risposta. Considera al massimo 5 file, per un totale di circa 24.000 caratteri di testo. In questa modalità conosce le immagini solo dal nome.
Cosa ci guadagni?
Non devi rileggere dall'inizio tutta la lunga conversazione. Quando ci torni dopo una settimana, è più facile trovare la decisione nascosta tra firme e clausole.
Non devi chiedere a un collega di rivedere tutto lo scambio quando qualcosa ti lascia perplesso. Puoi individuare il rischio segnalato o la domanda da approfondire prima di inviare una risposta. Se vuoi verificare un accordo specifico, puoi chiedere informazioni al riguardo. Se non è presente nella corrispondenza, l'assistente te lo dice chiaramente.
Puoi anche fare domande sulla tua posta senza che i destinatari o l'amministratore vedano le tue domande. Le risposte restano visibili solo a te.
Esempio dal lavoro quotidiano
Da tre settimane scambi email su un contratto. Il cliente segnala alcune osservazioni, l'avvocato risponde, poi arriva una revisione e una scansione. Venerdì pomeriggio devi scrivere una frase di conferma.
Attivi «Riassumi» per consultare una versione concisa di ogni messaggio. Poi scegli «Esperto» e sotto ogni messaggio trovi una «Nota dell'esperto» con un consiglio, un rischio o una domanda utile da approfondire. Chiedi all'assistente quale tariffa è stata concordata e chi l'ha accettata. Infine torni a «Contenuto originale», controlli la formulazione esatta e rispondi.
Domande frequenti
Posta è inclusa nella versione Standard?
No, è un modulo della versione Pro.
L'AI modifica i miei messaggi?
No. La versione riordinata è un'anteprima disponibile nella sessione corrente. I messaggi originali restano intatti e il risultato riordinato non viene salvato nel database. Puoi visualizzare l'originale selezionando «Contenuto originale».
I destinatari vedranno cosa chiedo all'assistente?
No. La domanda e la risposta vengono salvate nella discussione con l'indicazione «Visibile solo a te». Non vengono inviate ai destinatari e l'amministratore non può vederle.
L'AI risponde anche quando l'informazione non è nella corrispondenza?
L'assistente risponde sulla base dei messaggi della discussione e dei file allegati. Se non trova la risposta, te lo dice chiaramente. Sotto ogni messaggio riordinato compare l'indicazione «L'AI può commettere errori», quindi, in caso di dubbi, controlla l'originale.
Di cosa ho bisogno perché funzioni?
Ti serve una casella IMAP/SMTP collegata e l'AI configurata in Impostazioni → AI. L'Assistente AI privato nella discussione e «Riordina» richiedono che l'AI sia configurata.