Jak asistent zakládá úkoly v Task Manageru?
Rozhovor končí, dohoda ti zůstává v hlavě a čeká tě vyplnění formuláře úkolu. AI asistent v aplikaci Task Manager tuto cestu zkracuje. Napíšeš asistentovi: „Přidej úkol s názvem Úpravy nabídky Nord s termínem do pátku“. Asistent otevře formulář nového úkolu s vyplněnými poli. Údaje zkontroluješ a úkol uložíš.
Asistent úkol sám neukládá. Poslední kliknutí patří vám. Pokud údaje neodpovídají dohodě, úkol neuložíte.
Podobně funguje úprava: „Upravit úkol Opravy nabídky Nord“ otevře formulář úpravy. Příkaz „Změň stav úkolu Nord na hotovo“ funguje jinak: formulář se neotevře a asistent se zeptá na potvrzení. Po kliknutí na „Ano, proveď“ se stav změní a změnu uvidíte ve vlákně úkolu.
Co přesně získáte ve formuláři
Předmět je povinný a může mít 1 až 255 znaků. Popis můžeš doplnit v textovém editoru. Priorita má dvě hodnoty: normální a vysoká. Můžeš nastavit datum termínu bez času. Bez času zůstává úkol „na dnešek“ po celý den a po termínu je až následující den. Formulář obsahuje také osoby přiřazené k úkolu.
Úkol vzniká v pracovním prostoru vybraném v levém sloupci. Každá přiřazovaná osoba k němu musí mít přístup. Program ověřuje přístup autora i přiřazovaných osob při uložení. Pokud nemáte oprávnění přidávat úkoly ostatním, platí režim „jen pro sebe“: úkol se přiřadí výhradně vám.
Po uložení dostanou přiřazené osoby e-mail o novém úkolu, pokud mají toto oznámení zapnuté. Autor ho nedostane. Pokud má úkol termín, zobrazí se vedle něj v seznamu kolečko s počtem dnů do termínu: zelené pro termín v následujících dnech, modré pro dnešek a červené pro termín, který už uplynul. Úkoly bez termínu kolečko nemají a dokončené a zrušené úkoly mají šedý štítek. Asistent informuje také o úkolech po termínu.
Co získáte?
Zadáte úkol během rozhovoru, místo abyste se k domluvě vraceli po zavěšení. Když někdo přeruší vaši práci, nemusíte si z paměti vybavovat, co jste před chvílí klientovi slíbili.
Méně často odkládáš drobné dohody „na později“. K přípravě úkolu stačí jedna věta, takže se na seznamu snáz udrží i záležitosti, které by jinak zůstaly v hlavě.
Máte kontrolu nad tím, co se dostane k týmu. Před uložením můžete údaje zkontrolovat a opravit chybu. Nikdo nedostane oznámení o úkolu, který jste ještě neschválili.
Obchodník po rozhovoru s klientem
Rozhovor trvá dvacet minut a končí třemi dohodami: upravit nabídku do pátku, poslat reference a domluvit schůzku na příští týden. Pokud si tyto věci nezapíšete, snadno se vrátíte jen k jedné z nich a ostatní necháte v poznámkovém bloku nebo v hlavě.
Asistentovi postupně nadiktujete jednotlivé dohody, každou jednou větou. Před uložením úkolu pokaždé zkontrolujete otevřený formulář. Po uložení máte tři úkoly místo jednoho. U úkolu s termínem je v seznamu kolečko s počtem dnů; přesné datum uvidíte po najetí kurzorem, aniž byste museli úkol otevřít.
Nejčastější dotazy
Uloží Asistent úkol sám, nebo jen připraví formulář?
Asistent otevře formulář nového úkolu s předvyplněnými poli. Údaje zkontroluješ a klikneš na „Uložit“, než se úkol dostane k týmu.
V kterém pracovním prostoru vznikne úkol založený Asistentem?
Úkol vznikne v pracovním prostoru vybraném v levém sloupci programu. Každá přiřazená osoba k němu musí mít přístup. Program to při ukládání ověří.
Může Asistent také měnit existující úkoly?
Ano. Příkaz „Upravit úkol X“ otevře formulář úprav a „Změnit stav úkolu X na hotovo“ změní stav bez otevření úkolu. Změna stavu uloží do vlákna systémovou zprávu se jménem a příjmením osoby, která ji provedla. Zpráva vznikne i v případě, že už byl nastaven stejný stav.
Dozví se osoba, které přiřadím úkol, že jste jí ho přiřadili?
Po uložení úkolu program odešle přiřazeným osobám e-mail, pokud mají zapnutá oznámení o novém úkolu. Autor úkolu tento e-mail nedostane.