Ako Asistent zakladá úlohy v Task Manageri?
Rozhovor sa skončí, dohoda zostane v hlave a formulár úlohy čaká na vyplnenie. Asistent AI v Task Manageri túto cestu skracuje. Napíšeš Asistentovi: „Pridaj úlohu s názvom Úpravy ponuky Nord s termínom do piatka“. Asistent otvorí formulár novej úlohy s vyplnenými poľami. Skontroluješ údaje a úlohu uložíš.
Asistent úlohu neukladá sám. Posledné kliknutie patrí vám. Ak údaje nezodpovedajú dohodám, úlohu neuložíte.
Podobne funguje úprava: „Upraviť úlohu Opravy ponuky Nord” otvorí formulár na úpravu. Príkaz „Zmeň stav úlohy Nord na hotovo” funguje inak: formulár sa neotvorí a Asistent sa opýta na potvrdenie. Po kliknutí na „Áno, vykonať” sa stav zmení a zmenu uvidíte vo vlákne úlohy.
Čo presne nájdete vo formulári
Predmet je povinný a môže mať 1 až 255 znakov. Popis môžeš doplniť v textovom editore. Priorita má dve hodnoty: normálna a vysoká. Dátum termínu môžeš nastaviť bez času. Ak čas nenastavíš, úloha zostane „na dnes“ počas celého dňa a oneskorenou sa stane až nasledujúci deň. Formulár obsahuje aj osoby priradené k úlohe.
Úloha vzniká v pracovnom priestore vybranom v ľavom stĺpci. Každá priraďovaná osoba musí k nemu mať prístup. Program kontroluje prístup autora a priraďovaných osôb pri uložení. Ak nemáte oprávnenie pridávať úlohy iným, platí režim „len pre seba”: úloha sa priradí výlučne vám.
Po uložení dostanú priradené osoby e-mail o novej úlohe, ak majú toto upozornenie zapnuté. Autor ho nedostane. Ak má úloha termín, pri úlohe sa v zozname zobrazí krúžok s počtom dní do termínu: zelený pre termín v nasledujúcich dňoch, modrý pre dnešný deň a červený pre uplynulý termín. Úlohy bez termínu krúžok nemajú a dokončené či zrušené úlohy majú sivý štítok. Asistent upozorní aj na úlohy po termíne.
Čo získate?
Zadáte úlohu počas rozhovoru, namiesto toho, aby ste sa po skončení hovoru vracali k dohodnutým bodom. Keď vám niekto preruší prácu, nemusíte si spätne vybavovať, čo ste práve sľúbili klientovi.
Menej často odkladáš drobné dohody „na neskôr“. Stačí jedna veta a úloha je pripravená, takže do zoznamu ľahšie zaradíš aj veci, ktoré by ti inak zostali v hlave.
Máte kontrolu nad tým, čo sa dostane k tímu. Pred uložením môžete skontrolovať údaje a opraviť chybu. Nikto nedostane upozornenie na úlohu, ktorú ste ešte nepotvrdili.
Obchodník po rozhovore s klientom
Rozhovor trvá dvadsať minút a končí sa tromi dohodami: upraviť ponuku do piatka, poslať referencie a dohodnúť stretnutie na budúci týždeň. Ak si tieto záležitosti nezapíšete, ľahko sa vrátite len k jednej z nich a ostatné zostanú v zápisníku alebo v hlave.
S Asistentom zadáte dohody postupne, každú jednou vetou. Zakaždým pred uložením úlohy skontrolujete otvorený formulár. Po uložení máte tri úlohy namiesto jednej. Pri úlohe s termínom je v zozname krúžok s počtom dní; presný dátum uvidíte po nabehnutí kurzorom bez toho, aby ste museli úlohu otvoriť.
Najčastejšie otázky
Uloží Asistent úlohu sám, alebo iba pripraví formulár?
Asistent otvorí formulár novej úlohy s predvyplnenými poľami. Ty skontroluješ údaje a klikneš na „Uložiť“, až potom sa úloha dostane tímu.
V ktorom pracovnom priestore vznikne úloha vytvorená Asistentom?
Úloha vznikne v pracovnom priestore vybranom v ľavom stĺpci programu. Každá priradená osoba k nemu musí mať prístup. Program to pri ukladaní skontroluje.
Môže Asistent upravovať aj existujúce úlohy?
Áno. Príkaz „Upraviť úlohu X“ otvorí formulár úpravy a príkaz „Zmeniť stav úlohy X na hotovú“ zmení stav bez otvorenia úlohy. Zmena stavu uloží do vlákna systémovú správu s menom a priezviskom osoby, ktorá ju vykonala. Správa sa vytvorí aj vtedy, keď už bol nastavený rovnaký stav.
Dozvie sa osoba, ktorej priradím úlohu, o tom?
Po uložení úlohy program odošle priradeným osobám e-mail, ak majú zapnuté upozornenia na nové úlohy. Autor úlohy tento e-mail nedostane.