Hur skapar assistenten uppgifter i Task Manager?
Samtalet tar slut, överenskommelsen finns kvar i minnet och uppgiftsformuläret väntar på att fyllas i. AI-assistenten i Task Manager kortar den vägen. Du skriver till assistenten: ”Lägg till en uppgift med namnet Ändringar i offerten till Nord med deadline på fredag”. Assistenten öppnar formuläret för en ny uppgift med fälten ifyllda. Du kontrollerar uppgifterna och sparar uppgiften.
Assistenten sparar inte uppgiften själv. Det sista klicket är ditt. Om informationen inte stämmer med överenskommelsen sparar du inte uppgiften.
Redigering fungerar på liknande sätt: ”Redigera uppgiften Ändringar i offerten till Nord” öppnar redigeringsformuläret. Kommandot ”Ändra status för uppgiften Nord till klar” fungerar annorlunda: formuläret öppnas inte, utan assistenten ber om en bekräftelse. När du klickar på ”Ja, utför” ändras statusen, och ändringen syns i uppgiftens tråd.
Det här får du i formuläret
Ämnet är obligatoriskt och kan vara mellan 1 och 255 tecken långt. Du kan fylla i beskrivningen i textredigeraren. Prioriteten har två lägen: normal och hög. Du kan ange ett förfallodatum utan klockslag. Utan klockslag ligger uppgiften kvar som ”i dag” hela dagen och blir försenad först nästa dag. Formuläret innehåller också personerna som tilldelats uppgiften.
Uppgiften skapas i den arbetsyta som är vald i den vänstra kolumnen. Varje person som tilldelas måste ha tillgång till den. Programmet kontrollerar behörigheten för den som skapar uppgiften och för de tilldelade personerna när uppgiften sparas. Om du inte har behörighet att lägga till uppgifter åt andra gäller läget ”bara för dig själv”: uppgiften tilldelas bara dig.
När uppgiften har sparats får de tilldelade personerna ett e-postmeddelande om den nya uppgiften, om de har aktiverat den här aviseringen. Skaparen får inget meddelande. Om uppgiften har ett förfallodatum visas en cirkel bredvid den i listan med antalet dagar kvar: grön för kommande dagar, blå för i dag och röd för ett passerat datum. Uppgifter utan förfallodatum har ingen cirkel, och slutförda eller avbrutna uppgifter får en grå etikett. Assistenten informerar också om försenade uppgifter.
Vad vinner du?
Du skapar en uppgift medan du pratar i stället för att gå tillbaka till överenskommelsen när du har lagt på. Om någon avbryter dig behöver du inte försöka minnas vad du nyss lovade kunden.
Du skjuter mer sällan upp små överenskommelser till ”senare”. Det räcker med en mening för att skapa en uppgift, så det blir lättare att även lägga till sådant på listan som annars brukar stanna i minnet.
Du behåller kontrollen över vad som delas med teamet. Innan du sparar kan du kontrollera uppgifterna och rätta till eventuella misstag. Ingen får en avisering om en uppgift som du inte har godkänt än.
Säljare efter ett kundsamtal
Samtalet tar tjugo minuter och slutar med tre överenskommelser: uppdatera offerten till fredag, skicka referenser och boka ett möte nästa vecka. Om du inte skriver ner dem är det lätt att bara komma ihåg en av dem och lämna resten i anteckningsboken eller minnet.
Med assistenten anger du överenskommelserna en i taget, en mening per uppgift. Varje gång kontrollerar du det öppna formuläret innan du sparar uppgiften. När du är klar har du tre uppgifter i stället för en. I listan visas en cirkel med antalet dagar bredvid uppgifter med ett förfallodatum. Håll muspekaren över cirkeln för att se det exakta datumet, utan att öppna uppgiften.
Vanliga frågor
Skapar assistenten uppgiften själv eller förbereder den bara ett formulär?
Assistenten öppnar ett formulär för en ny uppgift med fält som redan är ifyllda. Du granskar uppgifterna och klickar på ”Spara” innan uppgiften skickas till teamet.
I vilken arbetsyta skapas uppgiften som assistenten skapar?
Uppgiften skapas i den arbetsyta som är vald i programmets vänstra kolumn. Varje person som tilldelas uppgiften måste ha åtkomst till den. Programmet kontrollerar detta när du sparar.
Kan assistenten också ändra befintliga uppgifter?
Ja. Kommandot ”Redigera uppgift X” öppnar redigeringsformuläret, medan ”Ändra status för uppgift X till klar” ändrar statusen utan att öppna uppgiften. När statusen ändras sparas ett systemmeddelande i tråden med för- och efternamnet på personen som gjorde ändringen. Meddelandet skapas även om statusen redan var densamma.
Får personen som jag tilldelar uppgiften reda på det?
När uppgiften har sparats skickar programmet ett e-postmeddelande till de tilldelade personerna om de har aktiverat aviseringar om nya uppgifter. Uppgiftens skapare får inte det här e-postmeddelandet.