Como é que o Assistente cria tarefas no Task Manager?
A conversa termina, o acordo fica-lhe na memória e o formulário da tarefa continua por preencher. O Assistente de IA no Task Manager encurta esse caminho. Escreve ao Assistente: «Adiciona uma tarefa chamada Revisões da proposta Nord com prazo até sexta-feira». O Assistente abre o formulário de uma nova tarefa com os campos preenchidos. Verifica os dados e guarda a tarefa.
O Assistente não guarda a tarefa sozinho. O último clique é seu. Se os dados não corresponderem ao que foi combinado, não guarda a tarefa.
A edição funciona de forma semelhante: "Editar tarefa Correções à proposta Nord" abre o formulário de edição. Já o comando "Mudar o estado da tarefa Nord para concluído" funciona de forma diferente: o formulário não é aberto e o Assistente pede confirmação. Depois de clicar em "Sim, executar", o estado é alterado e a alteração fica visível no tópico da tarefa.
O que inclui exatamente o formulário
O assunto é obrigatório e pode ter entre 1 e 255 caracteres. Pode preencher a descrição num editor de texto. A prioridade tem dois valores: normal e alta. Pode definir uma data de prazo sem hora. Sem hora, a tarefa permanece «para hoje» durante todo o dia e só fica atrasada no dia seguinte. O formulário também inclui as pessoas atribuídas à tarefa.
A tarefa é criada no workspace selecionado na coluna da esquerda. Cada pessoa atribuída tem de ter acesso a esse workspace. O programa verifica o acesso do autor e das pessoas atribuídas ao guardar. Se não tiver permissão para atribuir tarefas a outros, funciona o modo "apenas para si": a tarefa fica atribuída exclusivamente a si.
Depois de guardar, as pessoas atribuídas recebem um e-mail sobre a nova tarefa, se tiverem essa notificação ativada. O autor não o recebe. Se a tarefa tiver prazo, aparece junto dela um círculo com o número de dias até ao prazo: verde para prazos nos próximos dias, azul para o dia de hoje e vermelho para prazos já ultrapassados. As tarefas sem prazo não têm círculo, e as concluídas ou canceladas têm um distintivo cinzento. O Assistente também informa sobre tarefas atrasadas.
O que ganha?
Cria uma tarefa durante a conversa, em vez de voltar ao que foi combinado depois de desligar. Se alguém interromper o teu trabalho, não tens de tentar recordar o que acabaste de prometer ao cliente.
Deixa com menos frequência pequenos acordos «para mais tarde». Basta uma frase para preparar uma tarefa, por isso é mais fácil manter na lista também assuntos que normalmente ficam na memória.
Manténs o controlo sobre o que chega à equipa. Antes de guardar, podes verificar os dados e corrigir algum erro. Ninguém recebe uma notificação sobre uma tarefa que ainda não aprovaste.
Comercial após uma conversa com um cliente
A conversa dura vinte minutos e termina com três compromissos: corrigir a proposta até sexta-feira, enviar referências e marcar uma reunião para a semana seguinte. Sem registar estas tarefas, é fácil voltar apenas a uma delas e deixar as restantes no bloco de notas ou na memória.
Com o Assistente, indicas os compromissos um a um, cada um numa frase. De cada vez, verificas o formulário aberto antes de guardar a tarefa. Depois de guardar, tens três tarefas em vez de uma. Na lista, a tarefa com prazo tem um círculo com o número de dias; podes ver a data exata ao passar o cursor por cima, sem abrir a tarefa.
Perguntas mais frequentes
O Assistente guarda a tarefa diretamente ou apenas prepara o formulário?
O Assistente abre o formulário de uma nova tarefa com os campos previamente preenchidos. É você quem verifica os dados e clica em «Guardar» antes de a tarefa chegar à equipa.
Em que espaço de trabalho será criada a tarefa pelo Assistente?
A tarefa será criada no espaço de trabalho selecionado na coluna esquerda do programa. Todas as pessoas atribuídas têm de ter acesso a esse espaço. O programa verifica-o ao guardar.
O Assistente também pode alterar tarefas existentes?
Sim. O comando «Editar tarefa X» abre o formulário de edição, enquanto «Alterar o estado da tarefa X para concluída» altera o estado sem abrir a tarefa. A alteração do estado regista uma mensagem de sistema na conversa com o nome e apelido da pessoa que a efetuou. A mensagem é criada mesmo que o estado definido já fosse o mesmo.
A pessoa a quem atribuir uma tarefa fica a saber?
Depois de guardar a tarefa, o programa envia um e-mail às pessoas atribuídas, se tiverem as notificações de novas tarefas ativadas. O autor da tarefa não recebe esse e-mail.